Как составить акт о нарушении

Документально зафиксировать факт несоблюдения одного или нескольких пунктов должностной инструкции поможет акт о невыполнении должностных обязанностей. Как правильно составить акт о нарушении трудовой дисциплины в 2019 году

Временные промежутки дисциплинарного взыскания

Интересно, что свое решение руководитель, согласно Трудовому кодексу, должен принять не позднее 30 дней с момента обнаружения проступка (и составления акта). Если он не успел этого сделать, значит, он уже не может применить дисциплинарное взыскание по этому случаю.

Также по существующему законодательству если какой-либо недостаток «вскрылся» по прошествии только 6 месяцев, то ему не придается значения. Естественно, это не касается случаев нарушения закона. Это правило касается только внутренней политики компании.

Виды нарушений

Нарушения трудовой дисциплины могут выразиться в виде следующих действий в процессе работы:

• отказ выполнять распоряжения вышестоящего руководителя;
• отсутствие достаточной квалификации для выполнения установленных норм труда или отказ их исполнить;
• неисполнение требований по установленному на предприятии режиму труда и отдыха (с условиями ПВТР сотрудники знакомятся под подпись, юристы также рекомендуют размещать документ на сайте организации);
• присутствие на рабочем месте в состоянии опьянения любого вида;
• совершение проступков аморального характера;
• уход с работы ранее установленного времени окончания времени труда;
• отказ обучиться в целях повышения квалификации;
• отказ от медобследования;
• появление на месте работы с опозданием;
• несоблюдение норм, установленных ПВТР;
• кража, порча имущества компании.

Кто составляет акт

Акт может писать любой сотрудник компании, уполномоченный на создание таких документов распоряжением директора или положениями, прописанными в должностной инструкции. Чаще всего это:

• начальник структурного подразделения, в котором работает провинившийся;
• юрисконсульт;
• специалист кадрового отдела и т.п.

При этом, к формированию акта должны быть привлечены свидетели или специально созданная комиссия. В нее могут входить работники предприятия, в составе не менее трех человек.

Виды нарушений трудовой дисциплины

К нарушениям дисциплины труда можно отнести следующие проступки:

• несоблюдение принципов охраны труда, что в итоге привело к аварии;
• невыполнение должностных обязанностей в полной мере;
• игнорирование распоряжений руководителя;
• появление работника на рабочем месте в нетрезвом виде или в состоянии наркотического опьянения, совершение им аморальных поступков;
• неявка на работу или уход с рабочего места раньше положенного времени;
• отказ от прохождения обучения для повышения квалификации сотрудника;
• отказ от прохождения медицинского обследования;
• опоздание на рабочее место;
• несоблюдение правил и норм трудовой дисциплины;
• кража или порча имущества организации.

В случае совершения сотрудником дисциплинарного нарушения работодателем составляется акт, в котором фиксируется факт проступка.

Нужно ли составлять для фиксации проступка?

При нарушении распорядка на предприятии, опоздании на работу или срыве производственного процесса начальник сам принимает  решение о том, какое взыскание необходимо применить к работнику.

Акт  составляется в том случае, если будет применено реальное взыскание, например, выговор или увольнение.

Можно ли лишить премии за нарушение дисциплины?

Если же сотрудник первый раз и незначительно нарушил дисциплину, то в большинстве случаев дело заканчивается устным предупреждением. В таком случае акт составлять не нужно.

Если акт и приказ составлены не правильно, то работник имеет право все обжаловать в суде. Поэтому для своей защиты руководителю  рекомендуется привлечь свидетелей и составлять документ полностью соответственно Трудовому законодательству.

Также начальник должен знать, что он имеет право сделать работнику устное замечание, а также оформить выговор, уволить, а вот налагать штраф незаконно, если лицо не является материально ответственным, и его действия не принесли убытка предприятию.

Что такое грубое нарушение дисциплины?

Порядок и правила составления

К оформлению привлекаются не меньше двух свидетелей, которые в дальнейшем подпишут бумаги, подтвердив своими подписями правильность изложенных фактов.

Документ нужно подписать:

• составителю;
• сотрудникам-свидетелям;
• виновному.

Только в этом случае он является действительным и законным. В случае отказа последнего от подписи необходимо сделать соответствующую запись с фиксацией данного факта.

Документ нужно зарегистрировать, используя для этого журнал учета внутренней документации.

Конкретные случаи

Акт о невыполнении должностных обязанностей составляется в случаях:

• Нарушения сотрудником закона.
• Если работник не последовал одному из приказов либо распоряжений руководителя в какой-либо иной форме (с которым был ознакомлен).
• Если попрана должностная инструкция.
• При невыполнении или недостаточно качественном выполнении должностных обязанностей.
• Прогула.
• Опоздания по недостаточно уважительным причинам.
• Бездействия сотрудника в момент, когда было необходимо его участие в каком-либо процессе. Особенно если последствия этого бездействия сказались на компании, ее показателях, других сотрудниках, заработной плате и т.д.
• Недопустимого общения со всеми коллегами и пр.

Причем эти нарушения могут носить как единичный, так и систематический характер.

Форма акта

Установленная форма акта о нарушении трудовой дисциплины отсутствует. Он оформляется в произвольном формате. Он может быть предоставлен как в рукописной, так и печатной формах. Составляя бумагу, наниматель может применить установленный в организации бланк. Как вариант, можно использовать шаблон (если таковой был утвержден в учетной политике учреждения).

В акт (образец далее) должны быть включены следующие сведения:

• реквизиты;
• дата формирования;
• время, номер документа по регистрации;
• место оформления;
• название документа — акт (о нарушении трудовой дисциплины);
• текст, содержащий информацию о последовательности событий.

Обязательно указываются:

• наименование учреждения;
• Ф.И.О. и наименование должности работодателя;
• Ф.И.О. и наименование должностей сотрудников, привлеченных к формированию;
• Ф.И.О. и наименование должности нарушителя.

Акт о несоблюдении норм трудового распорядка должен включать объективные факты произошедшего, а не субъективные оценки и предположения. Последние вправе дать лишь человек соответствующей квалификации (к примеру, при опьянении — врач). Уважительные причины также не включаются, если нет реального подтверждения ее наличия. Сведения представляются от 3-го лица, стиль изложения — официально-деловой.

Кому предоставляется для ознакомления

Существует два вида актов: внутренние и внешние.

С внутренними актами знакомятся руководители офисов, подразделений или компании в целом (в зависимости от того, кому они предназначены). А потом начальники решают, предпринимать какие-либо меры дисциплинарного взыскания к конкретному специалисту или нет.

Если же акт внешний, то подразумевается, что с ним знакомится представитель контролирующей организации.

Составные элементы акта

Акт располагается на одном листе (по возможности) и начинается с названия организация в верхней части. Далее следует город составления и дата. Потом – полное наименование самого документа посередине листа.

После шапки следует обстоятельное описание, включающее:

• ФИО лиц, которыми составлен акт. Пишется бумага от единственного лица («мною, …»). Остальные свидетели и участники составления акта (которые ставят подписи) перечисляются также в самом начале. Отмечается, что они присутствовали при составлении и полностью согласны с предоставленной посредством акта информацией.
• ФИО нарушителя.
• Изложение фактов относительно приказа, инструкции, распоряжения, которое было дано сотруднику. Даты, номера, цифры. Чем более точная и измеримая информация представлена, тем лучше. Здесь нет места экспрессивным выражениям или художественным приемам.
• Описание того, каким образом произошло нарушение (или несколько). Не помешает ссылка на должностную инструкцию.

• Раскрытие данных о том, к чему привело поведение сотрудника (траты, несчастные случаи, ухудшение положения и пр).
• Информацию о том, было ли предложено сотруднику составить объяснительную записку.

В конце составители акта оставляют свои подписи. Если это возможно, то берут подпись того лица, которое не выполнило должностные обязанности (или не выполняло их систематически). В случае отказа от постановки подписи в акте делается сноска соответствующего содержания.

Что считать нарушением трудовой дисциплины?

У каждого работодателя (юр- или физлица) существует обязательный для всех работников набор правил трудовой дисциплины, которые определяются в следующих документах:

• Общий трудовой распорядок, установленный у работодателя.
• Трудовой договор, заключаемый с каждым работником.
• Должностная инструкция, с которой знакомят каждого работника, занимающего соответствующую должность.
• Инструкция по охране труда.
• Внутренние нормативные акты.

За сотрудником, принимаемым на работу, законодательно закреплена обязанность соблюдения этих правил (ст. 21, 189 ТК РФ). Если он их нарушает, то у работодателя есть право наказывать за их неисполнение или ненадлежащее исполнение (ст. 22, 192 ТК РФ).

Процедура установления факта нарушения, выявления наличия вины работника в его совершении и вынесения решения о применении взыскания имеет законодательно установленный порядок (ст. 193 ТК РФ), несоблюдение которого может привести к признанию взыскания незаконным.

Законодательная база

Нормы ТК РФ устанавливают возможность применения к сотруднику за невыполнение им трудового функционала на должном уровне целого ряда наказаний. Ответственность установлена в виде:

• замечания;
• выговора;
• увольнения по определенным основаниям.

Наниматель, накладывая взыскание за совершение проступка, должен учесть как тяжесть совершенного, так и обстоятельства, при которых произошло событие. В регулирование трудового распорядка на предприятии включены такие документы:

• трудовое соглашение с работником;
• должностная инструкция;
• регламенты технического характера;
• правила, регулирующие внутренний трудовой распорядок компании.

Перечисленные документы содержат основные позиции, которые помогают при необходимости установить факт и призвать работника к ответу. Чем подробнее и грамотнее будут оформлены бумаги, тем легче следовать процедурам, связанным с процедурой наложения взыскания.

Кто оформляет?

Документ, фиксирующий факт проступка имеет право составлять работодатель, а также сотрудник отдела кадров. Чаще всего создается специальная комиссия минимум из трех человек.

Перед созданием комиссии должна быть служебная или докладная записка от непосредственного начальника виновного лица, но наличие служебной записки е является обязательным условием.

В ней будет указан факт нарушения дисциплины.  В составе комиссии также должен быть сотрудник отдела кадров, а также начальник структурного подразделения, где трудится сотрудник.

Важно знать, что сотрудник может не знать о некоторых правилах рабочего распорядка внутри данной организации.

Если он расписывался под этим документом и знакомился с ним до подписания трудового договора, то его незнание не может быть уважительной причиной совершенных действий.

Поэтому специалисты по трудовому праву советуют внимательно изучать документы, касающиеся внутреннего распорядка компании.

Срок хранения

Документ нужно зарегистрировать в имеющемся в организации журнале учета. Хранить его следует совместно с распорядительным документом о наложении взыскания. В дальнейшем он должен быть передан в архив организации, в котором он хранится в течение установленного срока (не меньше 3 лет). А вот приказы о взысканиях подлежат хранению на протяжении пяти лет.

Кто его составляет

Чаще всего он оформляется специалистом отдела кадров или собственно работодателем.

К составлению должны быть привлечены свидетели из числа работников предприятия в количестве не менее двух человек, которые своими подписями в конце документа подтверждают правильность указанных сведений.

Единого унифицированного бланка не существует. Поэтому форма акта о нарушении трудовой дисциплины произвольная. При его составлении работодатель может использовать фирменный бланк организации.

В нем следует указать:

• дату, время, место составления документа;
• вид документа (акт);
• наименование организации;
• должность и Ф.И.О. директора фирмы;
• должности и Ф.И.О. свидетелей, в присутствии которых составляется акт;
• должность и Ф.И.О. провинившегося сотрудника;
• описание допущенного нарушения;
• приложение (например, объяснительная записка работника).

Документ должен быть подписан самим составителем (руководителем предприятия), присутствующими при его написании сотрудниками и виновным работником. Если он откажется поставить свою подпись, об этом следует сделать отдельную запись.

Для чего нужен этот документ

Документом, сообщающим работодателю о нарушении, является докладная записка. Как правило, ее составляет непосредственный руководитель сотрудника, констатируя свершившийся факт.

Акт о совершении дисциплинарного нарушения не только фиксирует проступок работника. Он служит основанием для издания руководителем приказа о дисциплинарном взыскании в отношении провинившегося сотрудника. Вид наказания определяется индивидуально и зависит от серьезности проступка. ТК РФ предусматривает три вида взыскания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Отдельные трудовые нормативные акты предусматривают для представителей некоторых профессий и иные виды наказаний. Правда, не всегда руководство накладывает какое-либо взыскание на подчиненного. Иногда директор может ограничиться устным предупреждением. Чаще всего такое случается, если проступок совершен впервые и сотрудник имеет хорошую характеристику.

Акт о нарушении трудовой дисциплины, образец

Скачать

Для чего нужен акт

Акт является самостоятельным документом, фиксирующим какой-либо проступок, и после составления служит основанием для написания приказа со стороны руководителя фирмы о дисциплинарном взыскании.

Мера воздействия на провинившегося сотрудника определяется в индивидуальном порядке и зависит от степени нарушения – чем оно серьезнее, тем более жесткой будет ответственность.

Следует отметить, что не всегда руководство предприятия накладывает какое-то наказание на подчиненного, иногда дело ограничивается устным предупреждением, особенно если нарушение совершено в первый раз и работник имеет положительную характеристику.

Что касается наказаний, то наиболее распространенными являются три вида взыскания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

К примеру,

• за опоздание (при условии, что сотрудник заранее не оповестил работодателя о том, что задержится), может быть вынесено замечание,
• за срыв производственного процесса – последует>выговор или даже увольнение.

Также расплата может наступить за появление в нетрезвом виде, грубое поведение, прогул, халатное отношение к работе, плохое выполнение должностных обязанностей и т.д.

Именно для правильного определения степени вины нарушителя, при составлении акта следует быть очень внимательным, записывая все детали проступка, а также учитывая наличие объяснений со стороны работника.

Какие документы регламентируют трудовую дисциплину

Обычно правила трудовой дисциплины прописываются в правилах внутреннего распорядка – этот документ, хоть и не является строго обязательным, распространен на многих предприятиях, особенно крупных.

Чем тщательнее и скрупулезнее будут сформулированы его положения, тем легче впоследствии будет установить факт того или иного нарушения.

Важные нюансы

Прогулянным считается рабочий день, если сотрудник не явился на службу в течение первых четырех часов рабочего времени.

До этого момента такая задержка, согласно Трудовому кодексу, считается опозданием.

Грубым невыполнением должностных обязанностей будет являться появление сотрудника на службе в нетрезвом виде. Но в этом случае есть смысл составлять бумаги с другими наименованиями. Ссылки на законодательную базу в акте (пункты, датировка) станут весомым подтверждением текста акта и будут как нельзя лучше вписываться в сложившуюся ситуацию.

Образец акта о нарушении

Документ, фиксирующий факт нарушения, должен быть составлен непосредственно в момент его совершения или выявления. С его содержанием можно под подпись ознакомить провинившегося сотрудника, но это не обязательно, поскольку от него в любом случае потребуют письменных объяснений по факту нарушения.

Особое значение для этого документа приобретают:

• Место, дата и время его составления.
• Подробное описание выявленного факта нарушения с приложением по возможности иных документальных свидетельств.
• Собственноручные подписи одного составителя или нескольких лиц, которые присутствуют при составлении акта.

Документ, оформляемый для фиксации нарушения, не имеет определенной формы и поэтому может составляться произвольно. Важно наличие в нем всех необходимых составляющих. Составленный документ регистрируют в специальном журнале, предназначенном для такого рода документов и хранящемся в отделе кадров.

О том, какие кадровые документы необходимо обязательно оформлять в отношении каждого принятого на работу сотрудника, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Один из вариантов акта о нарушении трудовой дисциплины можно увидеть на нашем сайте.

Скачать акт о нарушении трудовой дисциплины

Как фиксируют нарушение?

Одним из главных моментов в фиксации нарушения является этап его документирования. Недостаточно просто выявить факт нарушения, его нужно отразить в документе. Такими документами могут быть:

• Докладная записка непосредственного начальника работника.
• Докладная записка начальника отдела кадров.
• Акт о нарушении трудовой дисциплины (например, акт о прогуле).

Особое значение эти документы приобретают при наличии длящегося или неоднократного нарушения, когда каждый проступок должен быть зафиксирован. Это может иметь значение для вопросов:

• снятия взыскания;
• принятия решения об увольнении сотрудника.

О том, каким документом оформляют снятие наказания, читайте в статье «Приказ о снятии дисциплинарного взыскания – образец».

Основные моменты оформления акта

Как к информационной части акта, так и к оформительской никаких особенных требований законодательство не предъявляет: акт можно печатать на компьютере или писать от руки обычной шариковой ручкой (ни в коем случае не карандашом), на простом чистом листе А4 или А5 формата или на фирменном бланке организации.

Важно, чтобы акт был подписан самим составителем, а также присутствовавшими при его оформлении сотрудниками.

Желательно получить и автограф провинившегося, но если его заполучить не удалось, об этом в документе следует поставить специальную отметку.

Удостоверять акт при помощи печати или штампа не обязательно – во-первых, он относится ко внутренней документации предприятия, а во-вторых, с 2019 года применение различного рода клише и штемпелей юридическими лицами отменено (иными словами, проштамповывать бумаги нужно только в том случае, если это закреплено внутренними нормативно-правовыми документами фирмы).

Акт пишется как минимум в двух экземплярах – один из которых передается на руки работнику, второй – остается на предприятии и служит в дальнейшем основанием для написания приказа о дисциплинарном взыскании.

При необходимости можно сделать и дополнительные копии акта.

Образец составления акта о нарушении трудовой дисциплины

Сегодня нет единого унифицированного образца акта о нарушении трудовой дисциплины, так что представители предприятий и организаций могут писать его в произвольной форме. Еще один распространенный вариант: использование при написании акта шаблона, утвержденного в учетной политике фирмы.

Однако, вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, в документе следует обязательно указывать ряд определенных данных:

• дату, время, место составления акта;
• название организации.

Основная часть должна включать в себя сведения о провинившемся работнике:

• должность;
• фамилию, имя, отчество;
• максимально подробное описание допущенного нарушения.

К акту могут прикладываться какие-то дополнительные бумаги – например, выписка из журнала учета рабочего времени работников или объяснительная записка, — их наличие также нужно отметить в документе.

Кто составляет и для чего

В случае когда работник совершил дисциплинарный проступок, работодатель требует от него предоставить объяснительную.

Несмотря на наличие или отсутствие объяснений, нанимателем составляется акт о нарушении трудовой дисциплины (образец скачать можно в конце статьи), в тексте которого зафиксировано произошедшее. Нужно принимать во внимание, что это самостоятельный документ.

По общему правилу его составляет (допустим любой вариант):

• непосредственный руководитель провинившегося сотрудника;
• кадровик учреждения;
• непосредственно работодатель.

Документ необходим, чтобы:

• зафиксировать нарушение, совершенное работником;
• послужить в дальнейшем основанием для издания приказа нанимателя о наложении дисциплинарного взыскания на виновного. При этом конкретное наказание устанавливается в индивидуальном порядке и зависит от тяжести проступка. ТК РФ предусмотрены следующие взыскания: замечание, выговор, увольнение.

Составляя его, необходимо проявить максимальную степень внимательности, записать все подробности совершенного деяния, учесть объяснения работника. Все это нужно для того, чтобы впоследствии верно определить степень вины нарушителя, поскольку от этого зависит, какое дисциплинарное воздействие будет применено работодателем.

Контроль работодателя

Работодатель имеет право контролировать соблюдения трудового распорядка на предприятии и, выявив нарушение установленных норм, проводить работу как с отдельными трудящимися, так и с коллективом в целом. Выявленным небольшим отклонениям необходимо уделять внимание, давать комментарии к действиям нанимателя по их устранению. Оставлять без внимания их не следует, ведь мелкие случаи могут повторяться и превратиться в крупную проблему.

Контроль работодателя направлен на недопущение нарушений трудового распорядка в сфере:

• установленных правил по охране труда;
• прогулов;
• опозданий;
• уходов с работы ранее определенного времени;
• хищения;
• отказов исполнять обязанности по должности.

Это те нарушения, за которые сотрудники несут ответственность в виде дисциплинарных воздействий. Однако контроль отклонений трудовой дисциплины предполагает исследование всех обстоятельств и причин, что отражается и в объяснительной записке нарушителя, и в акте.