На сегодняшний день хранения архивных документов на бумажном носителе не актуально. Ведь при таком способе очень сложно найти нужную информацию, на это требуется большое количество времени и сил. К тому же на содержание архива может понадобиться не малая сумма, ведь нужно обеспечивать необходимый климат в помещении, человека, который будет обслуживать архив и пр. В связи с этим, очень полезной процедурой будет обследование архива с дальнейшей реструктуризацией его в электронный носитель. С данным вопросом может помочь компания Бизархивв, которая как раз помогает организациям привести в порядок архив.
На начальном этапе проводится полное обследование архива компании, данная процедура является бесплатной. При этом выявляются существующие нарушения и составляется отчет имеющегося. То есть становится понятно, от каких документов можно избавиться, а какие просто правильно структуризировать.
Для любого бизнеса очень важна систематизация документов. Так называют последовательный порядок, который обеспечивает качественное управление компанией. После данной процедуры всю необходимую информация можно найти быстро и просто. При этом вся информация будет также сохраняться и в бумажном виде, чтобы в случае необходимости, можно было предъявить оригинальный документ.
Систематизация архивных документов также может очень полезна для общего дела компании. Ведь уметь правильно и без препятствий находить нужную информацию — это очень важно. Даже старые документы могут иметь определенную ценность, информацией можно воспользоваться в полной мере для создания чего-то нового. А также посмотреть старые ошибки не повторять их в будущем.
Распределяются акты, протоколы, важные бумаги и другие типы документов по определенной системе, что означает:
- типологическое разделение номенклатуры дел;
- выявление методологии систематизации;
- расшифровку библиографического описания;
- оценку документации до ее архивации.
При таком делопроизводстве, происходит колоссальная экономия средств на архивном помещении, людях и пр. Нет необходимости по долгу искать информацию в архивах.
