Сколько деньги могут находиться в кассе

Подробно про кассовую дисциплину в 2019 году для ИП и ООО. Порядок ведения и учета операций по кассе предприятия (организации). Лучшее издательство для настоящего бухгалтера. В декабре 2019 г. нас читают в бухгалтериях 30000 российских компаний. Присоединяйтесь!

Что это такое

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Субъекты малого предпринимательства и лимит остатка кассы

Согласно п. 2 Указания Банка России от № 3210-У организации, являющиеся субъектами малого предпринимательства, а также индивидуальные предприниматели лимит остатка наличных денег в кассе могут не устанавливать.

Образец приказа о том, что лимит остатка денежных средств в кассе не устанавливается, можно посмотреть здесь:

Файл «Приказ об отмене лимита остатка кассы образец».

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника. В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание: желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчётных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).

Обратите внимание: из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами

До 2012 года контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.

Осуществляя выездную проверку они могут проверить:

• учет наличных денежных средств в кассе;
• распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
• все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
• выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).

Рассчитываем лимит исходя из наличных расходов

Напомним формулуч. II приложения к Положению:

На частоту сдачи наличных в расчетном периоде не смотрим

М.К. Ревякина, г. Воронеж

Считаем лимит исходя из расходуемых наличными сумм. За расчетный период берем май и июнь 2011 г. Но в мае деньги получали в банке с разными интервалами: бывало, каждый день, бывало, через день и через два, а в июне вообще ни разу! Как мне вычислить Nn?

: Реальные интервалы между получением денег в расчетном периоде тут не имеют значения. Показатель Nn устанавливает руководитель по своему усмотрению. Но если у вас установлена какая-то определенная периодичность получения денег, лучше ориентироваться на нее.

«Подотчет» на корпоративные карты — тоже выдача наличных

В.Л. Коляда, г. Владимир

У нас вся выручка — безналичная, по чеку в банке ничего не получаем. Деньги под отчет выдаем через карты, а неиспользованный остаток работники вносят в кассу наличными. Неужели лимит — ноль и придется чуть ли не каждый день возить сдаваемые подотчетниками деньги в банк?

: Все зависит от того, что за карты вы используете для выдачи денег под отчет:

• <если>зарплатные карты работников, то суммы, выданные под отчет через них, увы, включить в расчет лимита не получится. Ведь в этом случае вы выдаете их путем безналичного перевода работнику;
• <если>корпоративные (открытые к карточному счету вашей организации), то безналичного перевода денег работнику не происходит — он фактически получает наличные со счета организации. Можно рассматривать это как выдачу наличных ему под отчет и включить такие суммы в расчет лимита. Ведь в Положении не указано, что при расчете лимита учитываются только те суммы наличных, которые выданы именно из кассы, — в формулу нужно подставлять «объем выдач наличных денег»ч. II приложения к Положению.

Все «незарплатные» выплаты работникам — в расчет лимита

Д.М. Карпенина, г. Тюмень

При расчете лимита исходя из объема выданных денег нужно исключить из него зарплату, стипендии и другие выплаты работникам. Относится ли к этим «другим» арендная плата за автомобиль, выплачиваемая сотруднику организации?

: Эти выплаты нужно включить в расчет лимита (если они были в расчетном периоде, конечно). Ведь в Положении расшифровано, что считать другими выплатами работникам, помимо зарплаты и стипендий, — это выплаты, «включаемые в фонд заработной платы», и выплаты социального характера (то есть пособия)п. 1.4 Положения. Выплаты по любым гражданско-правовым договорам не относятся ни к тому ни к другому.

Нужны деньги в кассе, а лимит посчитать не из чего? Все в ваших руках

Л.Н. Будинская, г. Москва

Наличной выручки не было, из кассы выдаем только зарплату, больничные, отпускные и т. п., а они в расчет лимита не входят. Получается, что лимит нулевой. Но у нас каждую неделю кто-то уходит в отпуск, а бывает, и внезапно увольняется. Неужели по каждой расчетной ведомости мне ездить в банк за деньгами? Можем ли мы постоянно держать в кассе сумму на случай таких выплат? Как нам установить ненулевой лимит?

: Во-первых, вы можете создать движение наличных, необходимое вам для установления лимита. Ведь расчетным периодом может быть и 1 день. То есть на нужную вам сумму выдайте «незарплатные» наличные из кассы. Лучше на приобретение товаров, работ или услуг, а не просто с последующим возвратом неиспользованных подотчетных сумм. Ведь налоговики могут заявить, что деньги не были потрачены и поэтому их нельзя учитывать при расчете лимита. Помните о лимите расчетов наличными с юрлицами и ИП — 100 000 руб. по одной сделкеУказание ЦБ от № 1843-У.

Во-вторых, сверхлимитные деньги на прогнозируемые «зарплатные» выплаты работникам, в частности на отпускные, вы можете получить заранее и держать в кассе до 5 рабочих дней, включая день полученияпп. 4.6, 1.4 Положения.