Рко что это в бухгалтерии

В случае, когда из кассы компании происходит выдача наличных денег, должен составляться расходный кассовый ордер. Подробнее о роли документа читайте в статье. Расходный кассовый ордер не имеет строго установленного образца. Мы предлагаем бланк и образец расходно-кассового ордера, доступные для скачивания.

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

Где применяется ПКО

Независимо от организационно-правовой формы, каждое предприятие обязано вести бухгалтерский и налоговый учет. От распоряжений руководства и выбранной системы (УСН, ЕНВД, КСНО) зависит полнота его ведения. В любом случае основанием для внесения бухгалтерской информации в отчетность являются задокументированные хозяйственные операции. Приходный кассовый ордер является первичным бухгалтерским документом, отражающим движение денежных средств в кассе предприятия. Все организации, осуществляющие операции с наличностью, обязаны фиксировать перемещение средств по счету 50 «Касса». Для поступления конкретных сумм применяют приходные кассовые ордера, для расходных операций — расходные. Параллельно для учета наличности устанавливается ККМ. Данные учета по активному балансовому счету 50 и журнала регистрации кассовых чеков должны быть сопоставимы на конец каждого рабочего дня.

Как заполнить расходный кассовый ордер?

Здесь ничего нет сложного. Вам нужно заполнить расходный ордер? Бланк в этом случае содержит следующие графы:

— Как правило, нумерация начинается с единицы с начала и до конца года.

— В графе «Дата составления» нужно вписать дату, когда деньги будут выдаваться из кассы.

— «Дебет» — номер корреспондирующего счета с учетом средств. Может принимать различные значения в зависимости от того, куда уходят деньги.

— «Кредит» — счет учета наличных денег.

— «Сумма» — количество наличности к выдаче (указывается цифрами).

— «Выдать» — здесь указываются данные и Ф.И.О. получателя.

— «Сумма» — количество наличности к выдаче (указывается прописью).

— «Приложение» — приводится перечень всех дополнительных документов: обозначаются те материалы, которые прилагаются к данному бланку. В этой графе нужно полностью указывать номер документа и дату.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

• код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
• номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
• код аналитического учета (также по необходимости),
• кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
• конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

Основные источники поступления наличных в кассу

• Расчетный счет предприятия.
• Частичная или полная оплата от покупателей.
• Возврат подотчетной суммы.
• Поступление средств от прочих дебиторов и кредиторов.
• Средства, полученные от филиалов/подразделений.
• Возврат выданной сотруднику ссуды.
• Сумма, излишне уплаченная поставщикам.
• Погашение задолженности, возникшей в результате проведения инвентаризации и т. д.

Расходный кассовый ордер. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?

— «Дебет» — номер корреспондирующего счета с учетом средств. Может принимать различные значения в зависимости от того, куда уходят деньги.
— «Кредит» — счет учета наличных денег.
— «Сумма» — количество наличности к выдаче (указывается цифрами).
— «Выдать» — здесь указываются данные и Ф.И.О. получателя.
— «Основание» — отображается суть операции. То есть на основании чего нужно выдать деньги. Например, выплата зарплаты.
— «Сумма» — количество наличности к выдаче (указывается прописью).
— «Приложение» — приводится перечень всех дополнительных документов: обозначаются те материалы, которые прилагаются к данному бланку. В этой графе нужно полностью указывать номер документа и дату.
Получатель обязан записать полную сумму наличности прописью. Также следует поставить свою подпись и дату. Затем указывается документ, подтверждающий личность получателя.

Что такое РКО

Расходный кассовый ордер – это документ первичной отчетности, с помощью которого из кассы организации выдаются наличные деньги. Он должен формироваться в одном экземпляре. Составляет его бухгалтерский работник. На нем должны поставить свои подписи управляющий компании, главный бухгалтер, кассир, а также лицо, которое получает денежные средства.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

• поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» — его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
• в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
• графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
• строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
• в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
• в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
• строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
• строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
• сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
• поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Штрафные санкции

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).