Что должно быть в книге продаж

Книга покупок: заполнение и исправление. Книга продаж и покупок используется для расчета суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет. Сведения из книги продаж и покупок включаются в НДС-декларацию. Разберемся, кому вести такую книгу и как ее оформлять.

Одно разными словами

Богатый русский язык. Он позволяет нам одну эмоцию выразить несколькими десятками разных слов.

То же самое касается и книги продаж, которую все называют по-разному. И вот самые популярные среди всех выражений о данном инструменте для бизнеса:

• Список норм и правил;
• Сборник основных знаний;
• Собрание скриптов продаж;
• Библия для продавцов и менеджеров компании.

Самое интересное, что все эти названия правильные, так как полноценная книга включает в себя всё это и даже больше. Благодаря знаниям со страниц sales ledger вашей компании, вы получаете огромное количество плюсов. И вот несколько из них:

1. Полностью оптимизированы бизнес процессы. Я даже не смогу перечислить все плюсы от того, сколько дает структурный и системный подход в бизнесе, а в системе продаж, тем более. Благодаря этому миссия автоматизации компании (в частности отдела продаж) выполнена на 40% . И я не преувеличиваю.
2. Общепринятые стандарты работы. Нет хаоса, когда каждый менеджер по продажам совершает действия исходя не из своего личного опыта, а из общепринятых правил поведения в компании. Стоит ли напоминать, что опыт и амбиции у всех разные. Итог – корпоративная книга сценариев продаж дает совершенную четкость и ясность в продажах и действиях для их совершения.
3. Сокращение времени адаптации нового сотрудника. Лично на мой взгляд, это один из самых больших плюсов. Так как в книге полностью прописан алгоритм найма, обучения и адаптации нового сотрудника.
4. При этом указаны наставники и кураторы, отвечающие за каждый этап. Также там есть всё для самого менеджера: начиная от информации о компании, заканчивая словами для закрытия сделки. По опыту, адаптация – самая большая проблема, которую решает данный инструмент.

Если говорить человеческим языком – это реально работающий инструмент, который выстраивает продажи. И да, в первую очередь, влияет на прибыль компании, увеличивая ее. А не просто делает всё понятным и прозрачным.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ вконтакте facebook In-scale / маркетинг

Когда вести книгу продаж

В этой книге рассчитывается НДС к уплате. Заполняется она во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налога (п. 3 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от № 1137).

Ведение книги продаж обязательно:

• для плательщиков НДС, включая освобожденных от обязанностей плательщика (последним книга необходима для подтверждения права на освобождение (пп. 3 и 6 ст. 145 НК РФ));
• налоговых агентов по НДС, в том числе тех, которые не являются налогоплательщиками («упрощенцев», «вмененщиков»).

Нюансы работы с НДС налогоплательщиков на спецрежимах узнайте из материалов:

• «НДС при УСН: в каких случаях платить и как учитывать налог в 2019 — 2020 годах?»;
• «При каких операциях на ЕНВД нужно платить НДС?».

Оформление книги покупок и книги продаж

Книги продаж и покупок можно вести как в бумажном, так и в электронном виде (п. 1 Правил ведения книги покупок, п. 1 Правил ведения книги покупок и книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от № 1137). Способ налогоплательщик выбирает самостоятельно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Книги покупок и продаж направляются в ФНС вместе с декларацией по НДС исключительно в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ).

По окончании квартала, до 25 числа следующего месяца бумажные варианты книг покупок и продаж необходимо:

• подписать (это делает руководитель организации или уполномоченное им лицо, либо индивидуальный предприниматель);
• прошнуровать;
• пронумеровать страницы.

Организация также должна скрепить страницы книг печатью (при наличии).

С книгами продаж и покупок, составленными в электронном виде, ничего делать не требуется: их не нужно распечатывать и подписать придется только в случае отправки в налоговый орган (при этом следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись).

О том, как подписать документ электронной подписью, читайте здесь.

Хранить книги продаж и покупок— как бумажные, так и электронные — следует не менее 4 лет с даты последней записи.

Такие нормы установлены п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от № 1137.

Особенности формирования книги покупок и книги продаж

Если на фирме было передано нематериальные активы, права на имущественные объекты, что закреплено вложениями в уставные капиталы, сопроводительную документацию стоит отражать в книге покупок.

Какого размера ставки страховых взносов смотрите в статье: таблица ставок страховых взносов.

Какая предельная база для начисления страховых взносов в 2015 году, читайте здесь.

Документ заполняется руководством компании или назначенными лицами. Если предприятие покупает товар по импорту, то НДС ей платит таможенная инстанция.

В книге стоит регистрировать документы, которыми оформляют передачу в уставные капиталы имущественных объектов, прав, нематериального актива.

При получении средств (полностью или частично) в счет ожидающейся поставки, плательщик фиксирует счета-фактуры, которые регистрируют в книге продаж в момент отгрузки продукции. При этом отражается сумма НДС.

Командировочные затраты регистрируются. Основание для этого – бланки строгой отчетности, что прилагаются к отчетной документации по служебным командировкам, где отдельными строками выделяется НДС.

Регистрировать счет-фактуру не нужно в таких ситуациях:

• если осуществляется безвозмездная передача покупателям продукции, работ;
• если продукция передается от комитентов для продажи комиссионерам;
• если совершается сделка купли-продажи акций, иностранной валюты брокерами.

Формирование книги за прошедший период начинается после сверки с контрагентами и проверки, все ли счета плательщик внес в систему.

Из чего состоит документ?

Оформление журналов осуществляется на титульной странице, где отражают:

1. Название предприятия.
2. ИНН.
3. Сроки ведения документа.

Далее заполняют 12 граф в таблице книги покупок (второй лист). Стоит указать:

• номер документа;
• дату, когда книга составляется;
• номер счетов-фактур;
• дату, когда оплачено товар в соответствии с платежной документацией;
• дату, когда продукция принята на учет;
• название продавца, его ИНН и КПП;
• страну, в которой произведен товар (если это РФ, то так и пропишите это, если иное государство, то стоит указывать номера таможенных деклараций);
• средства за приобретенный товар, учитывая НДС;
• ставку налога;
• сумму продукции без налога и величину НДС.

Далее ставится подпись. Книга продаж имеет 9 пунктов, в которых прописывается:

1. Дата, номер выставленных счетов-фактур.
2. Название организации, ИНН, КПП.
3. Дата, когда произведено оплату.
4. Стоимость продукции.
5. Ставка.
6. Сумма приобретенного товара без учета налога на добавленную стоимость.
7. Величина налога.
8. Подведение итога.
9. Подпись.

Какой срок хранения?

Согласно ст. 17 ч. 1 документа от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, компании должны сохранять архивную документацию. Это касается и документации по личному составу.

Существует список документов, в отношении которых стоит руководствоваться указанными правилами, что были утверждены 25 августа 2010 года № 558.

В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК плательщик должен на протяжении 4 лет сохранять данные налогового и бухучета, а также документов, что необходимы для проведения расчетов сумм платежей в бюджет и перечисления.

В законах о бухучете установлено минимальные сроки – 5 лет, о чем говорится в акте № 402-ФЗ, утвержденном 6 декабря 2011 года.

О сроках хранения документации упоминается и в Постановлении № 1137. В соответствии с таким документом Книга покупок и продаж, а также дополнительные листы, что формируются, должны храниться не меньше 4 лет с момента внесения последних записей.

Нужно ли прошивать книги?

Если в книге нет номеров страниц, то их необходимо проставить. Проверьте, чтобы не было пропущено ни одной страницы. Затем листы скрепляются. Как сшивать книгу? – Для этого стоит взять нитки и иголку.

Нельзя скреплять документ другими держателями. Концы нитей сшитой книги должны быть не слишком короткими, чтобы на них можно было приклеить лист бумаги таким образом, чтобы концы выглядывали.

Здесь же стоит поставить подпись руководителя, указать количество страниц и дату, когда документ сшито. Печать ставится так, чтобы ее часть находилась на листе, а часть – на самой книге.

Прошитый документ стоит заверить в налоговом органе и только после этого приступать к регистрации счетов в ней.

В том случае, когда документация велась в электронном формате, по истечению налогового периода распечатайте ее и сшейте аналогичным образом. Затем документ относится в отделение налоговой для проведения проверки.