Уведомление о отпуске за сколько дней

За сколько дней необходимо делать уведомление о начале отпуска работника (за 2 недели)? Как правильно предоставить отпуск? Как грамотно составить документ? Где можно взять образец заполнения? Об этом читайте в нашей статье. Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа. Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.

Уведомление о начале отпуска работника

Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации. И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом — уведомлением об отпуске. Обязателен ли данный документ? Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков. Пример: По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

За сколько дней нужно уведомить работодателя об отпуске в 2019 году

Уведомление о начале отпуска Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений. Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.
Скачать образец можно тут: Образец уведомления об отпуске Регистрируется ли уведомление в специальном журнале? На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

  • о реорганизации предприятия;
  • о предоставлении объяснений;
  • о переводе;
  • об изменении в условии труда;
  • о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Как составить?

Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.

Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.

Уведомление о начале отпуска

Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.

Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут:

Образец уведомления об отпуске

Часто задаваемые вопросы

Несмотря на очевидную лёгкость, составление и использование уведомления о начале отпуска может вызвать ряд вопросов, ответы на которые будут приведены в следующих подзаголовках.

В соответствии со сложившейся практикой, с документом должен быть за 2 недели до начала отпуска ознакомлен лично работник или (в особых случаях) его законный представитель, имеющий нотариально заверенную доверенность. После прочтения сотрудник должен внизу уведомления в соответствующем поле поставить свою подпись, привести её расшифровку и рядом же указать дату заверения бумаги.

  1. Сразу после оформления уведомления о начале отпуска представитель работодателя (сотрудник отдела кадров или другое уполномоченное лицо, а при невозможности личного общения — курьер) доставляет документ сотруднику и просит того ознакомиться с ним под подпись.
  2. Если ни личная доставка, ни использование «своего» курьера не представляются возможными (например, работник находится в длительной командировке в отдалённом регионе), уведомление пересылается по известному адресу заказным письмом с обязательной отметкой о вручении. Разумеется, отправлять его следует с запасом в несколько дней, а лучше за неделю-полторы: учитывая специфику работы Почты России, рассчитывать на доставку за два-три дня будет чрезмерным оптимизмом. Подпись сотрудника о получении документа необходима, чтобы работодатель мог зафиксировать и при необходимости использовать в дальнейшем дату — как доказательство надлежащего исполнения своих обязанностей.
  3. Сотрудник, прочтя документ, не найдя в нём неточностей и не имея претензий к приведённым в нём сведениям (датам ухода в отпуск и выхода из него), подписывает оба экземпляра, после чего возвращает их уполномоченному лицу. На этом ознакомление считается прошедшим успешно.
  4. Если работник, ознакомившись с уведомлением о начале отпуска, выражает несогласие с каким-либо из его положений, он может или вовсе не подписывать документ, или написать внизу листа свои замечания и заверить подписью именно их. При этом в журнале уведомлений в присутствии свидетелей специалистом отдела кадров делается соответствующая пометка, после чего стороны решают вопрос согласно регламенту.
  5. Если трудящийся отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, представленное ему не позднее чем за 2 недели, отказываясь назвать причину, в журнале (также при свидетелях) указывается приблизительно следующее: «Отказался подписывать без объяснения причин». После этого дело в соответствии с внутренним распорядком организации передаётся на рассмотрение, по окончании которого выносится соответствующее определение в отношении работника.
  6. Если сотрудник не может подписать документ по объективным причинам: вследствие болезни, утраты трудоспособности или смерти, работодатель действует в соответствии с обстоятельствами. Он может доверить подписание бумаги представителю работника или аннулировать документ.

Хранить неподписанные бланки уведомлений о начале отпуска необязательно: они, как не получившие юридической силы, могут быть уничтожены во время очередного списания или досрочно, если у работодателя есть такая возможность.

Последствия для работодателя, не направившего сотруднику уведомление о начале отпуска, зависят от деталей инцидента:

  1. Если работник по независящим от его воли причинам был ознакомлен с документом позже чем за 14 дней (2 недели) до ухода в отпуск, он, в соответствии с пятым абзацем статьи 124 Трудового кодекса, получает право требовать перенесения отпуска на другое (удобное для него) время. То же право возникает у трудящегося, которому вовремя не начислили отпускные. В этом случае единственное, что грозит работодателю, — неудобства, связанные с необходимостью перенести время отдыха сотрудника и, следовательно, с перестройкой графика отпусков. Заявление о переносе, разумеется, должно быть составлено работником в письменном виде и направлено в адрес работодателя до наступления запланированной даты.
  2. Если же работник по причинам, на которые нельзя повлиять, не получил уведомления об очередном или дополнительном отпуске вовсе, он, как и в первом случае, получает право требовать переноса сроков. Кроме того, в соответствии со статьёй (пункты 1 и 2) Кодекса об административных правонарушениях, нерадивому работодателю грозит штраф в размере:
    • для должностного лица за первый зафиксированный случай — 1000–5000 рублей;
    • для индивидуального предпринимателя за первый зафиксированный случай — 1000–5000 рублей;
    • для юридического лица за первый зафиксированный случай — 30000–50000 рублей;
    • для должностного лица за рецидив — 10000–20000 рублей;
    • для индивидуального предпринимателя за рецидив — 10000–20000 рублей;
    • для юридического лица за рецидив — 50000–70000 рублей.

Перейти Где взять бланк на медкомиссию ружье

Если работодатель отказывается выполнять законное требование сотрудника и переносить его отпуск, последний может, руководствуясь общей практикой, подать исковое заявление в суд и жалобу в прокуратуру. В соответствии с первым абзацем статьи 392 Трудового кодекса срок давности по трудовым спорам в этой ситуации составляет 3 месяца с момента неисполнения работодателем своих обязанностей.

Обычно уведомление о начале отпуска составляется в двух экземплярах: для работника и работодателя. Каждый из них должен быть подписан обеими сторонами, после чего первый хранится у сотрудника, а второй — в отделе кадров, а затем (по прошествии установленного срока) передаётся в архив.

Однако, если это предусмотрено внутренним распорядком предприятия или указаниями вышестоящих органов, уведомление об очередном или дополнительном отпуске может составляться в неограниченном количестве экземпляров. Все они подписываются работником и представителем работодателя, после чего рассылаются для хранения в соответствующие инстанции. Как обычно, один экземпляр при этом передаётся трудящемуся, а второй направляется в отдел кадров.

Законодатель не запрещает оформлять уведомления об отпусках на нескольких сотрудников сразу. В такой ситуации разумнее оформить основную часть документа в виде сводной таблицы, руководствуясь двумя соображениями:

  1. Каждый из работников должен, как и в случае единичного уведомления, подтвердить ознакомление с бумагой и отсутствие претензий, поставив на ней подпись. Следовательно, необходимо предусмотреть в таблице отдельную (обычно крайнюю справа) графу под названием «Подпись», «Ознакомлен» или аналогичным.
  2. Чем длиннее таблица, тем хуже документ для восприятия и тем сложнее в нём искать нужные сведения. В идеале она не должна выходить за пределы одного листа; в самом крайнем случае — простираться на две-три страницы, но не больше. Лучше подготовить несколько отдельных уведомлений, чем «сваливать» всю информацию в один нечитаемый документ. Эта проблема, разумеется, не касается индивидуальных предпринимателей и мелких предприятий, на которых просто некому в таких объёмах одновременно уходить в отпуск.

Вопреки распространённому мнению, не у всех сотрудников, перечисленных в сводной таблице, отпуск должен начинаться в один день. Специалисту отдела кадров, заполняющему документ, достаточно будет указать напротив каждого имени даты начала и окончания отпуска, а затем знакомить работников с уведомлением, каждого — не позднее чем за 2 недели до начала его дней отдыха.

Как и индивидуальные уведомления, «массовые» не имеют унифицированной формы и составляются каждым работодателем исходя из собственных возможностей и представлений об идеальном документе.

Фото 1

Где и сколько хранится?

Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.

Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.

Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.

Что представляет собой график отпусков? Ответ вы найдете в нашей статье.

Как оформляется отпуск преподавателей? Читайте тут.

Обязателен ли данный документ?

Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Пример:

По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.

График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.

В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.

Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.

Как составить уведомление об отпуске в 2019 году?

Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.

Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.

Структура и форма документа

Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.

Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

  • информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
  • основная часть;
  • заключительная часть.

В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

Какие положения должны содержаться в тексте?

Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

  • реквизиты компании;
  • исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
  • имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
  • все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
  • подпись непосредственного работодателя.

Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.

Кто подписывает?

Уведомление о начале отпуска подлежит подписанию непосредственным руководством компании и подлежит заверению должностными лицами из отдела кадровой службы.

Нужно ли подписывать сотрудникам?

Оповещение, выданное наемному рабочему, подлежит подписи тем, на кого оно было сформировано с целью ознакомления.

Другие способы подтверждения получения оповещения не обладают юридической силой.

Сколько требуется экземпляров?

Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.

Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.

Можно оформить сразу на несколько работников?

Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.

Образец документа

Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки.

Бесплатно скачать бланк можно по ссылке тут.

Пример документа:

Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске.

Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма.

Нужна ли регистрация в специальном журнале?

В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

  • о возможной реорганизации компании;
  • о различных объяснениях;
  • о возможном переводе сотрудника;
  • о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
  • и о предстоящем оплачиваемом отпуске.

В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

Как заполнять титульный лист?

Титульная страница должна включать в себя:

  • полное наименование компании;
  • наименование документа;
  • дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

Образец документа

Чтобы подробней разобраться с журналом учета, рекомендуется обратиться к образцу, который можно скачать по ссылке здесь.

Пример заполнения журнала:

Источники

Использованные источники информации.

  • http://pbcns.ru/uvedomlenie-ob-otpuske-za-skolko-dnej/
  • http://kadriruem.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska-obrazec/
  • https://imdbmedia.info/uvedomlenie-nachale-otpuska-obrazets-skolko-dney-obyazatelno/
  • http://buhdzen.ru/kadry/otpusk/uvedomlenie/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: