Отсутствие подопечного значит, что обязанности переходят на время к другому работнику. Значит должна быть составлена служебная записка про замещение, на ее основе производится взаимозамена. Причиной создания становится отпуск, командировка, заболевание. Записка подтверждает, что вся работа временно выполняется назначенным сотрудником.
Планируя отпуск каждый выбирает для удобный ему вариант. Кто-то летит за пределы страны, кто-то отправляется поездом на море, но многие последнее время путешествуют самостоятельно на машине. Длительное путешествие на автомобиле требует его тщательной подготовки. В первую очередь должна быть в хорошем состоянии резина. Если она требует замены, то стоит ее произвести. Купить новые автомобильные шины можно в магазине AUTOGIK. С полным ассортиментом магазина можно ознакомиться на сайте магазина по ссылке https://www.autogik.com/.
Служебная записка о замещении на время отпуска
На рабочем месте должен оставаться кто-то другой, если работник решает взять отпуск. Начальник берет на его место сотрудника похожей квалификации одной специальности.
Руководитель подчиненного, уходящего временно в отпуск, составляет служебную записку, где указан работник, который будет выполнять чужие обязанности. Документ обязательно утверждается главой организации.
Приказ про замену выдается на основе служебной записки. Только тогда, когда начальник окончательно согласовал кандидатуру, поставив печать «не возражаю».
Для чего нужно заявление про замещение? Это означает, что рабочий добровольно решает заменить коллегу, при это договориться на словах невозможно. Такая договоренность не считается действительной.
На период замещения за специалистом сохраняется его заработная плата, она соответствует той работе, что выполняется. Сотрудник лишь производит действия, закрепленные за человеком, ушедшим в отпуск.
Также, правилами обозначено, что нельзя составлять служебную записку без согласия обеих сторон. Если работник отказывает заменять коллегу, он имеет на это право.
Если вдруг отпускник выходит раньше запланированного, руководитель имеет право отменить действие договора.
Какие формы предполагает замещение:
- замена на время;
- временный перевод;
- совмещение нескольких должностей;
- выполнение дополнительной работы после основной.
Замещение на время отпуска руководителя
Любого работника разрешается заменить, включая председателей, распорядителей.
Иногда возникают сложности с заменой руководящих должностей. Обычно есть официальные заместители. В случае передачи обязанностей кому-либо из работников, те должны иметь при себе доверенность, позволяющую оставлять подписи на документах.
В крупных компаниях у руководителя всегда есть зам, ему передается управление.
Но если такого нет, тогда подбирают работника с квалификацией того же уровня, способного взять на себя большинство дел.
Но и не каждый работник офиса может занять временно должность руководящего, учитывая, что в некоторых профессиях даже существует отдельная иерархия категорий. В этом случае ищут опытного подчиненного из руководящего отдела.
Оформление служебной записки на замещение на время отпуска
Замещение должно всегда быть официально задокументированным. В случае конфликтных ситуаций документ будет аргументом, позволяющим доказать правомерность действий согласно законодательству.
Нет едино принятого шаблона служебной записки, она составляется свободно. Однако там часто указывают такие детали замещения:
- Причина, почему работник уходит в отпуск.
- Данные сотрудника, составляющего записку.
- Кто будет заменять отсутствующего.
- Один из способов замены.
- Сколько доплачивают.
- Доверенность, другая документация (необязательно).
Также записка содержит согласие сотрудника, замещающего отпускника, готов ли он брать на себя больший объем работы, готов ли временно перевестись.
Если фирма имеет уже готовый шаблон, оформляйте согласно ему.
Служебную записку пишут на листе А4, А5 или уже приготовленном заранее бланке. Также допускается составление на компьютере, только в конечном варианте требуется распечатанный файл. Написанный от руки документ подтверждает личность.
Записка должна оставаться в 2 экземплярах, один из них отдается директору компании, другой остается у сотрудника со знаком, что такой же есть у руководителя.
Также при написании стоит упоминуть некоторые моменты:
- название фирмы;
- инициалы начальника, его должность;
- инициалы, должность сотрудника;
- ФИО, служебное положение того, кто заменяет;
- срок, сколько продлится замещение.
Другая информация вносится самостоятельно по требованиям.
Обязательно документ подписывается составителем, иначе не будет подтвержден официально.
Вот таким образцом можно воспользоваться при написании.
Заключение
Правильное составление служебной записки поможет избежать недопониманий, недочетов.
Записка о временном замещении не имеет четкого плана, пишется в соответствии с правилами оформления документации индивидуально в каждой компании. В ней обязательно присутствует согласие работника, замещающего коллегу, в письменном виде.
Там указывают все малейшие детали замещения, разницу в оплате, если все зависит от увеличения объема работы, появления дополнительных обязанностей.
Руководитель уходящего в отпуск отвечает за составление этого документа. А что касается замены самого начальника, записка составляется от имени главного в кадровом отделе.
После окончания срока замены, работник возвращается к своим обязанностям.