Преимущества сканирования документов для бизнеса

Все еще думаете о безбумажной работе? Зачем ждать дольше, когда ваш бизнес может получить множество преимуществ?  Основные причины для сканирования ваших документов указаны на сайте https://s-copy.spb.ru/skanirovanie-dokumentov/:

1. Больше офисного пространства
Использование элитной офисной недвижимости для хранения деловой документации обходится дорого. Сканирование документов освобождает офисное пространство, которое можно использовать для увеличения дохода вашей компании. Вместо того, чтобы занимать место в громоздких картотеках, тысячи файлов могут храниться на одном сервере.

 

2. Улучшенное сохранение информации
Если у вас есть важные исторические документы, вы хотите сохранить их на долгие годы. К сожалению, процесс старения ускоряется каждый раз, когда с ними обращаются. Сканирование документов — это решение «последнего прикосновения». Во-первых, это позволяет защитить важную информацию от физической порчи. Во-вторых, у него есть дополнительное преимущество, заключающееся в улучшении разборчивости старых печатных записей.

3. Лучшая безопасность данных
Защита печатной информации в лучшем случае трудна. Отсканированные документы могут быть зашифрованы, защищены паролем и надежно сохранены в облаке. Затем вы можете назначать уровни доступа для конкретных пользователей и отслеживать все действия с файлами.

4. Улучшение совместной работы персонала
Сканирование документов упрощает обмен документами и совместную работу над проектами без необходимости воспроизведения информации на бумаге. Это означает, что сотрудники, находящиеся в нескольких местах, могут одновременно получать доступ к электронным документам и просматривать их.

5. Аудит соответствия
Соблюдение требований является реальностью для большинства предприятий. Во-первых, сканирование документов облегчает вашей компании выполнение своих юридических и нормативных обязательств. А во-вторых, цифровые файлы можно систематизировать, индексировать и быстро создавать, чтобы удовлетворить требования даже самого строгого аудитора.

6. Лучшее обслуживание клиентов
Если у вас есть клиенты более чем в одном регионе, сложно обеспечить постоянное обслуживание клиентов. Вместо того, чтобы распечатывать и отправлять по почте счета, отчеты по счетам и другие элементы, сканирование документов позволяет вам гораздо быстрее доставлять важную информацию своим клиентам.

7. Меньше бумажного беспорядка
Беспорядок убивает продуктивность. Бумажный беспорядок не должен быть нормой в вашем офисе. Сканирование документов в первую очередь предотвращает накопление лишней бумаги, поэтому ваши сотрудники могут работать максимально продуктивно.

8. Улучшенное аварийное восстановление
Бумажные документы особенно уязвимы к пожарам, наводнениям и стихийным бедствиям. К счастью, сканирование документов предлагает расширенные возможности аварийного восстановления для вашего бизнеса. Цифровые изображения могут быть скопированы на ленту или жесткий диск или защищены в электронном виде с помощью решения для электронного хранилища.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector