Когда делается спецификация к договору

Любая сделка подразумевает определенную ответственность и несет за собой ценность. Это могут быть деньги или дорогой груз. Документы любят точность, и при их составлении каждая запятая должна стоять на своем месте. Это и вызывает потребность в дополнении основного соглашения документом под названием спецификация. Правила составления спецификации к договору поставки оборудования и материалов. Бесплатно скачать образец заполнения и бланк в формате excel

Особенности оформления и составления

Жёсткие стандарты по её заполнению с указанием конкретных граф, строк и столбцов в российском законодательстве отсутствуют. Допускается оформление в свободной форме. Исходя из богатой накопленной сложившейся практики предпринимательства, самым рациональным будет записать спецификацию в табличной форме с указанием по каждому наименованию и другим отличительным чертам изделий следующие графы:

• №(номер по порядку);
• полное наименование единицы продукции;
• его соответствие ГОСТу, другим установленным стандартам, подтверждающим качество и индивидуальные признаки;
• указание его характеристик;
• единица измерения(штук, килограмм, тонн, погонных метров и т. д.);
• цена за единицу;
• количество продукции;
• сумма по партии поставляемого товара.

После записи во все строки по каждой индивидуальной единице продукции в конце таблицы подсчитывается общая стоимость отгрузки по данной спецификации, сумма налога на добавленную стоимость и окончательный итог с учётом НДС.

После заполнения таблицы в следующих абзацах указываются существенные правила отгрузки:

1. условия транспортировки согласно правилам Инкотермс или в другом определённом сторонами порядке;
2. сроки поставки;
3. место доставки, условия складирования, упаковки и хранения.

Если необходимо заключение сделки с индивидуальным предпринимателем, то будет полезна информация о том, на основании чего действует ИП в договорах.
Правила заполнения доверенности на получение товара описаны в следующей статье.
Особенности составления уведомления о расторжении договора изложены в данном материале.

Какие виды документа могут быть

Как было сказано выше, спецификации являются обязательным документом, который необходим практически к каждому договору. Она обладает юридической силой и является неотъемлемым приложением к договору. Тип этого документа зависит исключительно от вида договора, к которому он прилагается.

Отечественная правовая система проводит операции по нескольким видам договоров, где обязательным документом является спецификация:

• Договор предоставления имущества в залог.
• Договорные документы по процедуре дарения.
• Тип предварительных соглашений и договор по купле-продаже.
• Контрактные документы государственного назначения.
• Финансовая аренда или лизинг, оформленный договорами.
• Рента и получение рентных платежей.

Несмотря на разнообразие договоров, спецификации к каждому из них являются сугубо индивидуальными и составляются по конкретному плану.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сведения, указываемые в спецификации

1. Номер товара по порядку.
2. Наименование поставляемого товара (в соответствии с накладной).
3. Количество товара.
4. Единица измерения товара.
5. Сумма договора поставки.
6. При необходимости указывается еще данные о таре и стоимости услуг дополнительных, предоставляемых к данному соглашению.

Важно: Именно в соответствии со спецификацией производится прием товара.

Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться

1. В самом договоре обязана быть ссылка или другой вид информационного уведомления о наличии в договоре поставки спецификации.
2. Спецификация обязана быть заполнена на отдельном листе и подписана до того момента как товар получен.
3. Товар, указанный в спецификации обязан быть согласован обеими сторонами.
4. в самой спецификации обязаны стоять подписи обеих сторон в противном случае, документ будет недействительным.
5. Обязательно документ обязан быть составлен в 2 экземплярах.

Порядок заполнения спецификации:

1. Дата подписания спецификации в шапке спецификации.
2. Номер документа.
3. Данные о том, к какому именно соглашению спецификация является приложением.
4. Реквизиты покупателя и поставщика.
5. Правильное наименование организаций обеих сторон. Обязаны быть указаны дважды.
6. Реквизиты сторон указываются в конце спецификации.
7. Наименования сторон прописываются вначале.
8. Печати и подписи сторон.
9. Дата заключения этого документа.

Правила заполнения

Согласно с позициями нормативных документов, которые на сегодняшний день приняты для бухгалтерского, финансового, экономического и товарного учета существуют строго определенные правила по ее заполнению.

Необходимо учитывать наличие всех требуемых реквизитов, перечисленных выше, их точное воспроизведение и соответствие фактическим данным. Кроме этого, особенно важно точно указывать полное номенклатурное название товара, его технические параметры, присутствующие в нем.

Названия или их фрагменты, которые в ассортиментной номенклатуре выполнены на иностранном языке или в латино буквенной аббревиатуре, переносятся в спецификацию в оригинальном виде. Никоим образом переводить их нельзя. Рекомендации и указания по заполнению можно найти на сайтах специализированной тематики – и др.

Виды спецификации

1. Спецификация, как неотъемлемая часть соглашения, которая является приложением к договору поставки.
2. Спецификация, которая выступает частью расчетных документов и прилагается к счету.
3. Отгрузочная товарно – сопроводительная спецификация на определенную партию поставляемого товара.

Характеристики спецификаций для текущей поставки

Когда существует необходимость, к спецификации могут быть приложены образцы товара для будущей поставки.

Какие поля в текущей спецификации обязаны быть указаны:

1. Срок поставки.
2. Стоимость товаров.
3. Количество товаров.
4. Гарантии.
5. Номенклатура.

Что это такое?

Начнем с того, что же такое спецификация и для чего она нужна, если все можно прописать в договоре? Она представляет собой письменное приложение к договору поставки. В ней идентифицируется поставляемый товар, указываются все его основные характеристики: качественные и количественные показатели.

На практике в договор включаются только ключевые положения, без конкретики. Ведь в нем неудобно подробно описывать сложные технологические термины о поставляемом товаре, тем более соглашения обычно заключаются на долгосрочный период и предусматривают неоднократные поставки. Таким образом, качество, количество и состав товара может меняться. В этом случае не нужно перезаключать новый договор, достаточно согласовать изменения и изменить приложение – спецификацию. В ней можно отразить графики для поставок еженедельно, помесячно или поквартально, в зависимости от необходимости и специфики работы предприятия.

Когда можно обойтись без спецификации?

Прикладывать к договору спецификацию нет необходимости, если:

• Предмет и все важные условия сделки однозначно и кратко можно прописать в самом договоре.
• Цикл согласования и подписания нового договора у каждого из контрагентов короткий и он устраивает стороны.
• Контрагенты согласились и указали в договоре, что наименование услуги, её объем и стоимость определяется по товарным накладным, счетам, актам оказанных услуг и другим подобным документам. В этом случае важно указывать номер и дату договора в качестве основания в сопроводительных документах.
• Все особенности заказа прописываются в техническом задании, которое прилагается к договору как его неотъемлемая часть и подписывается сторонами.

Общие моменты

В любом случае, каждая из сторон договора должна чувствовать гарантии при его заключении, и регулировании отношений.

Всем известно, что главным регулятором в бизнесе является договор. Однако, документ – это лишь основная часть, к которому прикрепляются другие бумаги.

Поэтому существуют дополнительные документы, которые прилагаются к договору, и служат лишним доказательством того или иного действия, затрат, подсчетов и т.д.

Первоначальная информация

Наибольшее распространение спецификация получила при заключении договора поставки. Согласно процессу поставки товаров одна сторона заказывает товар, а другая доставляет в нужное место, в нужном количестве и качестве.

Казалось бы все просто, однако именно документ под названием спецификация поможет покупателю и поставщику проверить наличие доставленного товара, и завершить сделку.

Спецификация – это документ, который используется в качестве дополнительного, и имеет в себе уточнение, т.е. конкретизацию тех положений, о которых идет речь в основном договоре.

Сразу хочется сказать, что данный документ очень прост в изложении, однако, как и многие другие, имеет свои нюансы составления.

Назначение документа

Данное приложение прикрепляется к основному документу соглашения в качестве уточняющего, и конкретизирует упомянутые положения, описанные в основном соглашении.

Если обратить внимание на составление некоторых договоров, они очень сжаты, и большее внимание уделяется обязанностями и ответственностью сторон.

Поэтому очень удобно урегулировать правовые нормы, и в конце указать, что к данному документу также прилагаются дополнительные бумаги, которые помогут детализировать и уточнить предмет сделки.

Очень важно уметь грамотно составлять данный документ, так как ошибка может дорого стоить.
Например, когда при проверке по спецификации произошла недопоставка товара.

Продавец может обратиться к продавцу, и решить проблему на основании фактически доставленного товара и спецификации.

В документе указывается:

• наименование приобретаемого товара;
• вид товара, его общее количество в заказе;
• общая стоимость без учета НДС, и итоговая стоимость с учетом НДС.

Еще одно удобное назначение документа, которое используется при длительных отношениях сторон. Например, когда стороны заключили долгосрочные отношения по поставке товара.

В данном случае поставки осуществляются согласно правилам основного договора, а необходимое количество, название и номер партии меняются, отражаясь в новой спецификации, и каждый раз подписывается сторонами после успешной доставки и проверки очередной партии товара.

Действующие нормативы

Спецификацию к договору регулирует ГК РФ. Ст. 452 ГК РФ содержит понятие документа согласно договору поставки товаров.

Согласно законодательству спецификация к договору является неотъемлемой частью основного договора и так же имеет юридическую силу.

В зависимости от вида и характеристик передаваемой продукции по договору, может изменяться и вид спецификации.

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Что в ней указывается

Помимо наименования, единиц товара и его количества, цены товарной единицы, стоимости и суммы с НДС и без него, в документе должны содержаться следующие позиции:

1. Наименования, юридические названия, адреса поставщика и покупателя.
2. Номер и дата подписания договорных обязательств поставок.
3. Налоговые и банковские реквизиты участников сделки.
4. Подпись каждой из сторон, расшифровка подписей и оттиски печатей сторон – участников.

Дополнительными данными являются срок, условие поставок товарных ценностей, качественные гарантии, условия ответственности при невыполнении условий. Здесь же уточняются отклонения от идеального количества, веса и размеров товаров.

Форма спецификации

Как и было сказано ранее, установленной государственной единой формы спецификации не существует. Данный вид документа является инструментом, позволяющим идентифицировать и конкретизировать определенный поставляемый товар.

Именно поэтому он на протяжении действия всего договора может изменяться в количественных и качественных показателях. Сторонами могут добавлять и подписываться конкретные графы именно их условий поставки.

Важно: в самом договоре обязательно должна быть проставлена отметка о наличии спецификации. Эта отметка выставляется в разделе о порядке поставки, и обязана быть подписана обеими сторонами соглашения, в противном случае спецификация не имеет юридической силы.

В каких случаях спецификация необходима?

Спецификация делает текст договора более коротким, ясным и отражающим ключевые моменты. Позволяет вынести в неотъемлемое приложение и согласовать подробные технические характеристики услуги, конкретизировать цену каждой позиции и показать, каким образом формируется общая сумма договора и в какие сроки следует передать выполненный заказ.

Особенно нужна спецификация к договору оказания услуг в следующих случаях:

• Предмет сделки неоднороден по количеству, стоимости, качеству, срокам поставки или исполнения. К отдельным позициям заказчик или покупатель предъявляет особые требования и условия.
• Чёткое и конкретное описание услуги, указание количественных, качественных и стоимостных характеристик действий исполнителя снижает риск спорной ситуации между сторонами, обеспечивает действительность договора.
• Исполнение обязательств по каждой позиции разнесено во времени или в пространстве.
• Например, в одной из спецификаций для договора на оказание транспортных услуг оговорено, что транспортная компания везёт первый груз до склада получателя, а в другой спецификации к тому же договору заказчик забирает посылку сам на терминале перевозчика.
• При смешанных видах договоров. Например, когда договор оказания услуг содержит элементы договора поставки. Со спецификацией проще разграничить требования к каждой группе условий.
• Соглашение предполагает выдачу исполнителю или поставщику более одного заказа в период действия договора. В этом случае каждый заказ оформляется отдельной спецификацией в рамках условий одного договора. Такая ситуация характерна для договоров оказания транспортных услуг (образец приведен в конце статьи).
• В момент подписания договора нет возможности однозначно и подробно составить исчерпывающее описание услуги или отдельных её действий, этапов. Например, при разработке пакета конкурсной документации.

Активно применяются спецификации в качестве приложения к агентским договорам, когда посредник действует по поручению и за счёт другой стороны. При этом оказание услуг осуществляет агент, выступая в переговорах и сделках либо от своего, либо от имени принципала, что однозначно указывается в договоре агентирования вместе со схемой оплаты вознаграждения.

Читать также: агентский договор по оказанию услуг — образец

Таким образом, стороны в договоре описывают укрупненно предмет сотрудничества, общие принципы и подходы к формированию суммы договора и срокам исполнения обязательств. При этом детали и условия каждой отдельной транзакции «заказ — исполнение» подписывается в виде спецификации к договору возмездного оказания услуг (см. образец в конце статьи).

Понятие спецификации к договору поставки

Одним из самых популярных соглашений, о котором, вероятно, многие слышали, является договор на поставку товара. Залогом успешного бизнеса в этой сфере является быстро реализуемый товар. И инструментом для получения наибольшего процента реализации своих товаров является именно договор поставки.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:

• 1. Цель спецификации
• 2. Что такое договор поставки и спецификации к нему
• Данные указываемые в спецификации к договору
• Сведения, указываемые в спецификации
• Форма спецификации
• Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться
• Виды спецификации
• Характеристики спецификаций для текущей поставки
• Изменение готовой спецификации
• Образец спецификации к договору поставки

Даже вроде бы несущественная мелочь при составлении договора может привести к значительным потерям. Важно составлять грамотный, понятный и выгодный договор поставки и его составляющих.

Одной из таких составляющих договора на поставку товара, является спецификация, и именно о ней мы поговори в нашей статье. Спецификацию, прилагаемую к тому или иному договору поставки важно составить правильно, так как именно этот документ является неотъемлемой часть договора поставки.

1. Цель спецификации

Основной целью этого документа является конкретизация самого соглашения в плане детального уточнения количества и стоимости поставляемого товара.

2. Что такое договор поставки и спецификации к нему

Договором на поставку товара определяется обязанность сторон в выполнении конкретных действий указанных в договоре.

Сторонами договора поставки является:

1. Поставщик. Обязанностью этой стороны является своевременная поставка товара, установленного количества и качества.
2. Покупатель. Сторона, получаемая товар и производящая в соответствии с договором оплату.

Сроки договора поставки определяются сторонами, участвующими в договоре. Существует специальная форма рамочного договора поставки. Рамочная форма определяет основные положения о сотрудничестве и данные, о сторонах: покупателя и поставщика.

В рамках такого соглашения участниками договора подписывается основной договор поставки на определенный срок поставок, но приложения о товаре – спецификация может меняться. Спецификации в рамочном договоре поставки могут подписываться участниками соглашения несколько раз при необходимости поставки новой партии. То есть договор поставки подписывается один раз, а спецификация с указанием состава и количества товара проходит подпись в момент необходимости завоза новой партии товара.