Как заполнить товарную накладную для ип

«Товарная накладная без НДС образец» — поискав информацию с помощью такой фразы в Сети, вы вряд ли найдете какие-либо действительно актуальные разъяснения. Почему — расскажем далее. Так же вы узнаете, как правильно заполнить накладную по форме ТОРГ-12 в случае отгрузки ТМЦ без НДС, каковы. Как ИП заполняет ТОРГ-12? Документ нужно составлять в двух экземплярах с отображением информации об участниках сделки и характеристиках отгружаемого товара.

Особенности оформления товарной накладной для ИП без НДС

Что лучше открыть — ИП или ООО?

Документы в налоговую при регистрации ООО.

Закрытие ИП с долгами в ПФР и налоговую —

Пустых полей и прочерков в столбце № 13 быть не должно. Именно поэтому в данном поле указывается:

• «0%» (когда ИП занимается деятельностью, облагаемой льготной ставкой);
• «Без НДС» (при осуществлении необлагаемой налогом операции или наличии у бизнесмена спецрежима).

Чтобы лучше представлять, как выглядит порядок заполнения бланка в этом случае, рекомендуем скачать образец ТН здесь на сайте.

Заполнение в электронном виде

Если документ заполняется на бумаге, то водитель получит второй экземпляр. Некоторые ведут учет в электронном виде. Поэтому при перевозке товаров водитель может не иметь при себе торг – 12. Заполнение накладной ИП происходит на компьютере и отправляется онлайн по электронной почте покупателю. В этом случае используется цифровая подпись.

У водителя будет на руках товарно-транспортная накладная ИП. Здесь указываются товары, подлежащие отгрузке и их количество. В бумаге допускаются исправления. При необходимости можно перечеркивать ошибочные сведения. После этого ставятся подписи сторон, и указывается дата внесенных правок.

Заполнение товарной накладной ИП должно происходить с учетом законодательства. Хранить документ необходимо пять лет. При использовании только электронного варианта данные сохраняют на отдельном компьютере у ответственного лица.

Хозяйствующие субъекты могут бесплатно скачать накладную для ИП в формате Word или Excel. На практике используют любой из бланков, так оба являются актуальными. Если скачать бесплатно в Excel, то заполняться он будет так же, как и бумажный вариант. Форма накладной для ИП не отличается. Однако при составлении одного экземпляра его делают в двух файлах. Один заполняет продавец и отправляет покупателю. Второй формирует непосредственно получатель товара.

На видео: Документооборот при перевозках, договор грузоперевозки,акт выполненных работ,счет, образец

Товарно-транспортная накладная

Ещё одной важной сопроводительной бумагой торговой сделки является товарно-транспортная накладная (ТТН). Если передача материальных ценностей происходит не из рук в руки, а с применением транспортного средства, без ТТН не обойтись, она входит в пакет первичной документации наряду с ТН. Причём неважно, с помощью чьего транспорта осуществляется перевозка, поставщика, покупателя или постороннего транспортного предприятия.

Водитель каждого транспортного средства, участвующего в перевозке, должен иметь на руках свой экземпляр транспортной накладной на одну или несколько партий товара. Всего ТТН составляется в 3 одинаковых комплектах: для перевозчика, поставщика и покупателя. То же самое касается подписей уполномоченных лиц, к подписям сторон сделки добавляется подпись представителя перевозчика и самого водителя.

Как первичный документ, ТТН нужна:

• для подтверждения расхода на бензин;
• для легализации груза в случае возникновения вопросов от сотрудников ГИБДД;
• для подтверждения дохода от перевозки.

Две формы действующих бланков транспортных накладных можно найти:

• в Постановлении Госкомстата № 78 от ;
• в Постановлении Правительства № 272 от .

Предприятие может выбрать одну из двух форм ТТН, наиболее подходящую в условиях своей работы, так как каждая из них применяется до сих пор.

Транспортная накладная отличается от товарной дополнительным разделом с данными перевозчика. Там указываются сведения о водителе, о транспортном средстве, цене за оказание транспортных услуг. На первом листе документа также должны присутствовать адреса грузоотправителя и грузополучателя.

Образец более ранней формы ТТН 97 года:

Отличие новой формы 1-Т

Вместе с правилами перевозки грузов появилась новая форма транспортной накладной. Обычно её применяют предприятия, которые осуществляют отправку грузов через посреднические транспортные фирмы, она для этого наиболее удобна и адаптирована. Отличие от новой формы 1-Т заключается в упрощении раздела с товаром. Вместо подробного описания цены, количества, кода, в строке можно указать только наименование, количество мест и особенности упаковки. Остальной набор реквизитов остался прежним, только форма немного упростилась и стала нагляднее.

Заполненный образец новой формы Т-1:

В бумажном формате

Товарная накладная для ИП без НДС бланк относится к категории бухгалтерской первички. Визироваться накладная может исключительно лицом ответственным – генеральным директором, главным бухгалтером или руководителем, зарегистрированным как ИП. Но, передавать право подписи можно любому сотруднику, оформив доверенность или приказ.

ТОРГ-12 оформляется в 2 экземплярах, один из которых остаётся у поставщика и служит документальным подтверждением факта списания ТМЦ (товарно-материальных ценностей). Второй бланк передаётся покупателю вместе с отгруженным товаром и служит основанием для постановки на приход этих ТМЦ.

Накладную могут завизировать следующие стороны:

1. Три подписи от поставщика (чаще всего директор, главный бухгалтер, кладовщик или лицо, которое несёт ответственность за процесс отгрузки). Оператор, получает информацию от отдела бухгалтерского учёта и работника склада по остаткам готовой продукции или товаров, после чего составляет документ и визирует его. Порядок действий закреплён законодательством и должен быть отображён в должностной инструкции оператора.
2. Со стороны получателя груза должно быть две подписи: ответственного лица за получение товара в графе «груз получил» и руководителя (ИП) или уполномоченного сотрудника в соответствии с доверенностью или приказом организации.
3. И визирование со стороны ответственного лица, которое приняло груз, удостоверившись в целостности и сохранности ТМЦ. Им может выступать перевозчик сотрудничающей транспортной компании, или представитель покупателя с доверенностью. Руководитель организации или индивидуальный предприниматель со стороны получателя ТМЦ имеет право принимать товар без оформления дополнительной документации.

Для предпринимателя в товарной накладной предусмотрена одна графа для подписи со стороны ИП. Визировать документ, помимо него может уполномоченный наёмный сотрудник в соответствии с приказом или по доверенности.

Важной особенностью является то, что предпринимателям разрешается вносить в документ исправления. Главное, чтобы напротив перечёркнутых ошибочных сведений ставились подписи лиц, которые внесли поправки.

Кроме вышеперечисленного пакета документов, перевозчик должен иметь заполненную форму ТТН, в которой указывается наименование, количество, единицы измерения ТМЦ, реквизиты сторон, номер договора и т. д. Пример заполнения образца можно найти на просторах сети интернет.

Товарную накладную в независимости с НДС она или нет, необходимо хранить в течение пяти лет.

Товарная накладная ТОРГ-12

Если товарная накладная оформляется по общепринятой форме ТОРГ-12.

ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России № 132 от г. и найти ее можно в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Оформляется она при отпуске ТМЦ на сторону, причем делать это можно как в бумажном, так и в электронном формате (здесь опять же понадобиться электронная подпись).

ТОРГ-12 можно назвать неотъемлемой частью любой сделки по реализации каких-либо материальных ценностей. После отчетного периода все накладные должны храниться в течение 5 лет.

Документ заполняется также в двух экземплярах – по бумажке на каждую из сторон сделки. Подписывается ТОРГ-12 руководителем компании, главбухом или уполномоченным лицом (на него должна быть оформлена доверенность).

Здесь можно скачать бланк ТОРГ-12.

Теперь немного о правилах заполнения. Отметим следующее:

• ТОРГ-12 следует заполнять или в момент отгрузки, или уже по ее окончанию (налоговая требует, чтобы сроки отгрузки в накладной соответствовали реальным);
• Если вы выставляете на покупателя счет-фактуру (актуально для тех, кто платит НДС), то учтите, что сведения о грузоотправителе и перечне отпускаемых позиций в этих двух документах должны быть идентичны;
• В графах «Организация-грузоотправитель», «Грузополучатель», «Поставщик», «Плательщик» указываются название и реквизиты сторон;
• В графе «Основание» прописываются реквизиты документа, на основании которого совершается отгрузка (обычно это либо подписанный ранее договор поставки, либо счет);
• Табличная часть заполняется информацией об отгружаемых ценностях (наименование, код (если есть), ед. измерения, количество, вид упаковки, масса, цена, сумма без НДС, сам НДС, сумма с НДС). В нижней строки подсчитываются итоги.
• Если вы не являетесь плательщиком НДС, то в графе «НДС, ставка, %» указываете «Без НДС», а в графе «НДС, сумма, руб.» ставите нули.
• В форме проставляются подписи всех уполномоченных лиц, проставляются печати сторон.
• Если к накладной есть какая-то дополнительная документация (например, паспорта на товар), то она считаются приложением: в накладной надо прописать число ее листов.

На практике часто за товарами приезжает водитель покупателя и забирает его на основании доверенности. Тогда в графе «Груз принял» указываются данные водителя, а выше прописываются реквизиты доверенности, в графе «Груз получил» расписывается уже кладовщик покупателя, после получения товара на складе.

Что такое ТОРГ-12

Товарная накладная – это документ, который используют при оформлении движения материальных ценностей и товаров, полученных от поставщика. Существует унифицированная форма бланка, применяемая для ИП и юридических лиц. Первичная документация утверждена постановлением Госкомстата №132.

Несмотря на наличие рекомендованной формы, заполненная товарная накладная ТОРГ 12, которая не соответствует унифицированному виду, также может применяться. Согласно Налоговому законодательству первичная документация может не иметь установленного образца. Главное, чтобы бумага содержала информацию, подтверждающую расходы организации и реквизиты компании, заполняющей документ.

Указанное постановление регулирует только два условия, относительно вида и формы заполнения этого документа:

• составление бумаги в двух экземплярах;
• обязательное наличие информации об участниках сделки и характеристиках отгружаемого товара.

Поскольку отсутствует образец заполненной накладной ТОРГ 12, который был бы обязательным, то у ИП работающих без НДС, могут возникнуть трудности с тем, как правильно заполнить накладную ТОРГ 12.

Существуют общепринятые правила, согласно которым заполнение товарных накладных должно осуществляться по всем видам совершаемых хозяйственных операции. При этом ИП с ООО могут самостоятельно разрабатывать формуляр документа, который нужно отобразить в учетной политике предприятия.

Знание того, как заполнять ТОРГ 12 без НДС позволит избежать налоговых проблем в  году и учитывать расходные операции при исчислении налога на прибыль.

На видео: Товарная накладная ТОРГ 12

Всегда ли обязательна ТН

По правилам бухучета всякая торговая операция организации и ИП должна сопровождаться выпиской товарной накладной, причём неважно, насколько высокой ценой обладают передаваемые материальные ценности. Несмотря на это, многие не могут точно ответить, когда нужно заполнять накладную обязательно, ведь чаще всего покупателями выступают обычные граждане, которым эта бумага не нужна.

Совет. Во время оформления сделки с контрагентами, особенно когда речь идёт о крупной поставке, очень важно правильно составить все первичные документы, в том числе, ТН. Бумага поможет в будущем подтвердить расход перед налоговым органом, что позволит снизить налоговую нагрузку. Отсутствие ТН вызовет лишние вопросы, создаст ненужные проблемы.

Что касается расчётов с физическими лицами, то здесь применяется другой первичный документ – кассовый чек. Уже совсем скоро работать с контрольно-кассовой техникой придется всем предпринимателям, занятым в розничной торговле.

Для чего нужна товарная накладная

Все события в работе хозяйствующего субъекта следует подтверждать документами, которые оформляются во время совершения операции или незамедлительно после её завершения. Такие документы называются первичными. В бухгалтерии первичная документация имеет важный статус, так как с её помощью можно доказать, что операция в реальности осуществлялась. К ним относятся:

• накладные (товарная и товарно-транспортная);
• счета на оплату, счета-фактуры;
• кассовые документы (ордера на приход и расход, чеки, квитанции).

Данные первичной документации в последующем обобщают и систематизируют, чтобы отразить в итоговых бухгалтерских отчётах, показывающих положительный или отрицательный результат работы предприятия.

Внимание! ИП, как представитель малого бизнеса, может не усложнять свою работу всеми правилами бухучета. Но по соображению порядка, или если предстоит серьёзная проверка, вести первичку необходимо, хотя бы, потому что записи в Книге учёта доходов и расходов нужно чем-то подкреплять.

Основными событиями в торговой сфере является передача товара от продавца к покупателю. Вся торговля состоит из таких событий. Товарная накладная как раз призвана засвидетельствовать такую передачу, то есть зафиксировать совершение сделки. Главное назначение документа выступить в роли передаточного акта.

Причём не только продавцу нужна ТН, чтобы отразить свой доход, но и покупателю, который понёс расход, тем более, если он сам является ИП. Она даёт начало другим бухгалтерским операциям: списанию или оприходованию полученных денежных средств. Поэтому накладная оформляется минимум в двух комплектах для поставщика и покупателя. Когда в сделке участвуют посредники, например, при оформлении кредита, то документ нужно отпечатать ещё и для банка.

Использование документа

Накладная для ИП входит в число унифицированных форм документов, которые имеют значение при заключении торговой сделки.

Оформить ее можно двумя способами:

• сделать личный бланк, с отображением обязательных реквизитов;
• использовать форму ТОРГ-12.

При продаже товаров и материалов обычно заполняется бумага, которая позволяет впоследствии провести списание. Второй экземпляр документа передается покупателю, который выполнит оприходование. При ведении хозяйственной деятельности все действия подкрепляются документально. Так как накладная считается первичным документом на отпуск товара, при ее оформлении важно внести все необходимые реквизиты.

Можно скачать бланк в интернете и заполнить его вручную. Или оформить в электронном виде с соответствующей подписью. Так как все процедуры проходят на основании бухучета, то накладная имеет большое значение для налоговой службы.

Накладная на товар для ИП понадобится при отгрузке и продаже товаров. Этот документ поможет решать спорные вопросы с ФНС. Когда товар покупает другой ИП, впоследствии он сможет вернуть НДС, будучи на ОСНО. Накладные расходы ИП входят в себестоимость работ. Это затраты, которые необходимы для организации, управления и обслуживания процесса.

На видео:  Новые бланки ТТН ТН

Заполнение накладной ТОРГ-12 без НДС: есть ли правила

«А как же? Конечно, есть», — скажет вы и… ошибетесь. На сегодняшний день нет не только правил заполнения этой накладной при выписке ее без НДС, но и вообще правил по заполнению ТОРГ-12. Унифицированная накладная ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ от № 132, в котором приведена форма накладной, в нем же есть ссылка на указания по ее заполнению.

Какие формы унифицированных первичных документов обязательны для применения, узнайте из этой публикации.

Однако эти указания уложились всего лишь в несколько строк и сводятся к тому, что накладную необходимо выписывать в двух экземплярах. Таким образом, пока еще нет ни одного нормативного акта, разъясняющего порядок заполнения реквизитов ТОРГ-12. Кстати, к этому же выводу приходят и арбитры — например, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от № 09АП-5718/13. А значит, заключают судьи (постановление Президиума ВАС РФ от № 4047/05), заполняться такие накладные должны в соответствии с фактическими обстоятельствами.

Что касается накладных на передачу товара в целом, стоит отметить, что с организации могут отказаться от применения унифицированных форм и использовать те, что разработали сами (с обязательным утверждением в учетной политике). При этом организация может применять и унифицированную форму накладной ТОРГ-12.

О требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Образец товарной накладной для ИП

Бизнесмен, занимающийся реализацией различного рода товаров, может разработать индивидуальный шаблон документа. Однако на практике компании-партнёры больше доверяют контрагентам, использующим унифицированную форму № ТОРГ-12, установленную Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 1998 года 25 декабря.

Стоит отметить, что она не является обязательной к применению с 2013 года, однако по-прежнему пользуется большим спросом.

Вы можете бесплатно скачать товарную накладную для ИП в двух форматах – MS-Word и MS-Excel. Оба бланка являются актуальными и готовы к заполнению.

Инструкция по заполнению формы ТОРГ-12

Заполнение общепринятой формы ТН имеет ряд особенностей:

1.  Момент передачи товара должен соответствовать проставленной дате.
2.  Данные счета-фактуры и накладной должны быть идентичны.
3. Сведения о товаре должны быть расписаны подробно, с указанием кодов, единиц измерения, вида упаковки и т. д.
4.  Бланк подписывается:

отправляющей стороной – главным бухгалтером, ответственным за отпуск из склада и непосредственным исполнителем;

принимающей стороной – ответственным за принятие товара.

Большинство коммерсантов находятся на спецрежимах и не платят НДС. Отдельной инструкции по заполнению ТН без НДС нет, как и не предусмотрено особенной формы. Поэтому в этом случае можно проставить в столбце 13 «без НДС», а в столбце 14 – 0.

Пример заполнения накладной ТОРГ-12 для ИП (без уплаты НДС):

Прочерки в таблице с описанием товара допускаются в форме «Х» там, где итог не представляется возможным сосчитать.

Что такое товарная накладная

Накладная представляет собой первичный документ, по которому поставщик отпускает покупателю товары. При этом, накладная важна для учета материальных ценностей как у первой стороны, так и у второй. Поставщик на основании накладной списывает в своем учете эти ценности в расход, а покупатель уже в своем учете оприходует их.

Какой бланк использовать для оформления накладной и как его заполнять?

Отмечу два важных момента:

1. Выписывать товарную накладную надо при любой отгрузке ТМЦ на сторону.

Конечно, если у вас покупает товар простое физлицо, то ему обычно вообще никакие документы не нужны. Но не забывайте, что вам надо будет списать материалы в расход, поэтому здесь документальное оформление отгрузки важно с точки зрения возможных споров с налоговиками. Например, если у вас УСН (Доходы — расходы), то вы списываете товары в расход по мере их реализации. Вот тут вам и пригодиться товарная накладная. Про отгрузку товаров другим ИП или юрлицам вообще рассуждать бессмысленно, особенно если они на общем режиме уплаты налогов: отсутствие накладных принесет им проблемы с возмещением НДС.

2. Выписывать товарную накладную можно по-разному.

Можно использовать самостоятельно разработанный бланк накладной с учетом обязательных реквизитов, а можно применять унифицированную форму № ТОРГ-12. Причем в подавляющем большинстве случаев используется именно ТОРГ-12: она стандартна и всем понятна – и покупателям, и поставщикам, и налоговой.

Теперь по порядку расскажем об этих двух вариантах.

Порядок заполнения товарной накладной для ИП

Чтобы документ считался действительным и мог быть использован лицом, ответственным за бухучёт (это может быть как бухгалтер, так и сам предприниматель), необходимо соблюсти все правила его заполнения, установленные российским законодательством.

Оформление верхней части ТН

Номер документа обязан соответствовать нумерации, установленной внутренней политикой предпринимателя. В графе «Дата», расположенной ниже, указывается дата заполнения бланка, то есть оформление происходит в момент осуществления сделки или после её завершения.

При оформлении «шапки» документа указываются следующие сведения:

• «Грузоотправитель» – реквизиты предприятия или ФИО ИП, реализовавшего товар (обычно те же данные вносятся в графу «Поставщик», однако отправителем груза может выступать транспортная организация);
• «Грузополучатель» – персональные данные ИП или реквизиты предприятия, получившего товар (обычно эта информация совпадает со сведениями, указываемыми в графе «Плательщик»);
• «Основание» – реквизиты документа, на основании которого происходит поставка заказа (то есть в этом пункте указывается «договор» или «счёт», а справа от него вписывается дата заключения документа и его порядковый номер);
• «Плательщик» – персональные данные фактического получателя товара, оплатившего заказ;
• «Вид операции» — на практике остаётся незаполненным.

Информация о структурном подразделении частными предпринимателями не вносится (эта графа относится к предприятиям, имеющим сложную структуру).

Оформление списка товаров

В данной части документа имеется 15 столбцов, пять из которых обычно не подлежат заполнению (под номерами 3, 6–9). Код товара указывается в случае, если вещь проблематично или вовсе невозможно идентифицировать без данной информации (то есть исключительно по названию).

В остальных столбцах содержится следующая информация:

• № 1 – порядковый номер заказа;
• № 2 – название товара и его характеристика (например, сорт, артикул и т. д.);
• № 4 и 5 – код и наименование единицы измерения отгружаемого товара (по ОКЕИ);
• № 10 – количество вещей, подлежащих отправлению;
• № 11 – стоимость единицы товара без учёта НДС;
• № 12 – цена на весь груз (также без учёта начисляемого налога);
• № 13 – процентная ставка НДС;
• № 14 – величина начисленного сбора;
• № 15 – совокупность цены всего товара и величины НДС.

Оформление нижней части ТН

Итоговые сведения указываются именно в этой части документа. Заполнению подлежат далеко не все графы. Стоит внести информацию в следующие поля:

• о числе порядковых номеров записей (количество указывается прописью);
• о конечной стоимости всего отправленного груза (сумма также вписывается прописью);
• о персональных данных должностных лиц, ответственных за осуществление конкретной операции.

Здесь же ставятся росписи всех ответственных за оформление документа лиц – продавца или иного сотрудника, отгрузившего товар, бухгалтера (если он имеется у предпринимателя) и лица, разрешившего отгрузку.

Чтобы не совершить ошибки при оформлении, рекомендуем ознакомиться с образцом заполнения товарной накладной для ИП, представленным на сайте.

Обязательные данные, содержащиеся в ТН

Чтобы бланк ТН считался действительным и имел законную силу, он должен включать в себя перечисленные ниже сведения:

• дату оформления;
• название документации;
• наименование товара;
• количество полученных или переданных вещей;
• их стоимость (поштучно и за весь товар);
• величину начисленного НДС;
• подписи лиц, участвующих в сделке;
• реквизиты сторон.

Если хотя бы один из пунктов, перечисленных выше, отсутствует, ТН считается недействительной. Такой документ не может быть принят бухгалтером или другим должностным лицом, отвечающим за бухучёт.

Как правильно заполнить форму ТОРГ-12

Несмотря на отсутствие четкой формы, существуют правила, регулирующие заполнением товарной накладной:

• наличие двух экземпляров (по одному на каждого участника сделки);
• моментом, за которым жестко следит ФНС, особенно при отгрузке товаров на экспорт, является совпадение сроков отгрузки, указанных в накладной с реальными. Для этого рекомендуется заполнять форму непосредственно при отгрузке или после ее завершения;
• строка «организация-отправитель» должна включать сведения о поставщике, банковских реквизитах и юридическом адресе;
• поле, где указывается структурное подразделение, включает не только данные о грузоотправителе, но также перечисление отгруженных ТМЦ;
• еще одним важным условием, регулирующим, как ИП заполняет ТОРГ-12, служит наличие печати организации с подписями;
• графы “Поставщик” и “Плательщик” должны содержать сведения, аналогичные тем, что в строке об отправителе;
• в графе «основание» необходимо указать договор или иной документ, который лежит в основе договорных отношений поставщика и грузополучателя;
• при составлении накладной в excel в каждой строчке и столбце необходимо указать количество товара, НДС, основные сведения о поставляемой продукции;
• допускается вносить корректировки в существующие образцы. Это возможно, если заполнить накладную ТОРГ 12 онлайн, что позволит внести исправление и изменения в форму в режиме реального времени.

Возможные формы заполнения

Несмотря на то что официальная форма товарной накладной была утверждена законом, ничто не мешает коммерсанту применять другие варианты её заполнения. Каждая организация вправе разработать свою форму документа, сохраняя все обязательные реквизиты, предусмотренные законом. Поэтому некоторые адаптированные формы ТН могут выглядеть по-разному.

Форма ТОРГ-12

Это самая распространенная форма, именно она считается основной, универсальной для всех организаций и предпринимателей, с какими бы видами товаров они ни работали, какую бы организационно-правовую форму ни имели. Форма ТОРГ-12 имеет все необходимые реквизиты и соответствует требованиям налоговых органов. Разработанная ещё в 1998 году, утвержденная Постановлением Госкомстата № 132, форма широко используется до сих пор.

Чистый бланк формы выглядит так:

Подробнее о том, как заполнять этот бланк, разберём далее.

Индивидуальная форма

Для некоторых бизнесменов бланк ТОРГ-12 может показаться слишком усложнённым вариантом. Если это так, унифицированную форму можно адаптировать под свои нужды. При разработке собственной формы можно упростить таблицу, добавить свои графы, откорректировать документ для своего удобства. Однако адаптированная форма должна соответствовать сути документа, которая заключается в установлении факта передачи товара. Для этого должны быть сохранены все ее обязательные реквизиты и особенности:

• проставление нумерации и датирование документа обязательно;
• реквизиты сторон сделки вместе с их полными наименованиями убирать нельзя;
• сделка основывается на договоре или счёте – без строки «Основание» не обойтись;
• таблица с данными товара – здесь обязательно должно быть название, единица измерения, количество, цена и итоговая сумма;
• сведения об ответственном за отпуск и принятие тоже следует оставить, иначе документ не будет действительным.

Внимание! Любая товарная накладная должна проходить через подпись главного бухгалтера предприятия продавца или самого коммерсанта. Подпись даёт разрешение на отгрузку товара. При наличии печати её тоже нужно проставить, но если её нет, это не ошибка.

К примеру, адаптированный вариант может быть таким:

Форма УПД

Попытка ФНС упростить составление обязательных форм первичной бухгалтерской документации привела к созданию универсального передаточного документа (УПД). По сути, этот бланк представляет собой товарную накладную с элементами счета-фактуры. Без противоречия обязательным нормативам форма УПД выполняет функции счета-фактуры, поэтому её не нужно будет потом оформлять отдельно.

Заполненный пример УПД:

Внимание! С применяется новая измененная форма счета-фактуры в соответствии с Постановлением Правительства № 981 от . В неё внесена строка для идентификатора госконтракта, договора или соглашения. Рассмотренный пример УПД в части счета-фактуры оформлен в соответствии с новыми требованиями.

Универсальный бланк передаточного акта очень удобен для ИП на общей системе налогообложения, которые уплачивают НДС. Он выполняет функции:

• при отгрузке материальных ценностей, как первичный документ для операций бухучёта;
• на правомерность налогового вычета по НДС, как подтверждающий документ;
• для учёта расходов и доходов.

Объединения счета-фактуры с накладной уменьшает риск допустить расхождение в бумагах в рамках одной хозяйственной операции, а также немного сокращает бумажную волокиту.

Электронные формы

Современные программы бухучёта содержат уже готовые формы товарных накладных и УПД. Они настолько же правомерны, как и бумажные бланки, и находят всё более широкое применение, так как электронный документооборот позволяет экономить время и бумагу. Единственный атрибут, без которого не обойдётся ни одно использование электронной версии – это электронная цифровая подпись (ЭЦП), её наличие обязательно.

Готовые типографские бланки

Книги с формами бухгалтерской первички легко можно достать в газетных киосках или в канцелярских магазинах. Журнал со своей разработанной формой можно заказать в типографии. Использованием типовых журналов-книг увлекаются бизнесмены, которые не сидят в офисе, не имеют штата бухгалтеров и менеджеров по продажам, а отпускают свой товар в торговых точках и павильонах. Для них удобнее всего заполнить старым способом под копирку 2 экземпляра накладной, и выдать один покупателю.

Нюансы заполнения и формирования накладной

Существуют некоторые особенности, определяющие правила составления документации при грузообороте. При поставке груза силами сторонней организации, требуется наличие ТОРГ-12 и ТТН по доверенности, которая должна соответствовать форме 1-Т.

При доставке товаров продавцом самостоятельно или посредством арендованных транспортных средств, можно заполнить товарную накладную ТОРГ 12 онлайн. Этого будет достаточно. Также помимо ТН при продаже ТМЦ требуется оформление счета-фактуры в 1С, если ИП на УСН или счета на оплату при отсутствии последней.

Часто бывает, что товар забирает со склада обычный водитель по доверенности или экспедитор. В таком случае накладная вручается лицу, приехавшему за ТМЦ, которое обязано передать ее грузополучателю. Если заполнить ТОРГ-12 онлайн бесплатно, то бумажный вариант накладной можно не выдавать на руки водителю или экспедитору. Для осуществления электронного документооборота требуется наличие электронной подписи и оформление права на визирование документов уполномоченными лицами.

На видео: Первичные учетные документы. Нюансы оформления и «подводные камни»

Как заполнить графу 13 (образец товарной накладной без НДС)

Итак, помня о том, что накладная, как первичный документ, должна оформляться в соответствии с реальными обстоятельствами, мы должны в графе 13 «Ставка» формы ТОРГ-12 отразить ту ставку НДС, которая соответствует нашей отгрузке:

• «Без НДС» — если речь идет о спецрежимах или проведении необлагаемых НДС операций (они указаны в статье 149 НК РФ);
• «0%» — при осуществлении деятельности, облагаемой по льготной ставке (подробный перечень приведен в статье 164 НК РФ).

Никаких пустых мест и прочерков в графе 13 формы ТОРГ-12 быть не должно — как и путаницы в ставках, дабы не дать проверяющим зацепку.

Предлагаем также ознакомиться с образцом ТОРГ-12:

Скачать образец ТОРГ-12

Заполняем без ошибок

Когда на предприятии осуществляется налоговая проверка по НДС, инспекторы часто требуют подтвердить факт передачи или покупки товарно-материальных средств соответствующей накладной. Необходимо, чтобы данный документ хранился на предприятии и был правильно заполнен компетентным сотрудником, иначе в его подлинности можно будет усомниться.

Для снижения НДС за счет расходов на транспортировку ценностей требуется товарно-транспортная накладная. Для этой цели существует установленная форма ТТН №1-Т. Скачать бланк нужной формы можно здесь. Этот документ необходимо оформить в четырех экземплярах: 2 штуки – для грузополучателя и грузоотправителя, а также 2 экземпляра для самой транспортной компании.

Товарная накладная ИП без НДС должна быть оформлена минимум в двух экземплярах при прямой передаче ценностей одного предприятия другому. Один экземпляр остается в компании, которая непосредственно сдает товарно-материальные ценности. Этот документ служит основанием списания проданных или перемещенных ценностей. В свою очередь, второй экземпляр необходимо передать компании, приобретающей ценности. Данная накладная станет основанием для оприходования полученных ценностей.

Товарная накладная ИП без НДС при УСН оформляется аналогично – в двух экземплярах. У каждого участника сделки остается свой документ.

По образцу можно легко заполнить форму ТТН для ИП без НДС. Очень важно избежать ошибок при заполнении формы, поэтому нужно тщательно проверять, чтобы все сведения были достоверными и подтверждались другой документацией. В случае если ТТН либо сопутствующие документы будут содержать некорректные данные, то в освобождении от НДС будет отказано.

Инструкция по заполнению накладной

• Накладная на товарно-материальные ценности заполняется в день отгрузки ценностей, сроки, указанные в этом документе, должны быть реальными.
• Если компания является плательщиком НДС, ей обязательно следует проверить точность сведений о грузоотправителе, а также соответствие отпускаемых единиц товара.
• В графе об отправителе и получателе груза надо указать наименование и реквизиты обеих сторон.
• В накладной должна быть таблица, где указана информация об отгружаемых товарах и их стоимости, а также их точное количество, вид этикетки/упаковки, масса и сумма (как с НДС, так и без налога).
• В накладной нужно прописать дополнительные сведения о товаре, если они имеются (сертификаты, паспорта на продукцию).

Нормативные документы

Прежде чем вступать в торговые отношения, коммерсанту нужно изучить нормативную базу, знать, чем руководствоваться при заполнении ТН, какие для неё предусмотрены бланки и т. д. Здесь можно посоветовать почитать:

• про унифицированные формы первичных документов для торговых операций — Постановление Госкомстата № 132 от ;
• о правилах перевозок грузов и составлению сопутствующей документации — Постановление Правительства РФ № 272 от ;
• о первичных учетных документах — ст. 9 закона № 402-ФЗ от ;
• по вопросам заполнения формы ТН — Письмо Департамента Минфина № 03-07-14/6704 от ;
• об универсальном передаточном документе — Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от ;
• о применении первичных документов с элементами счётов-фактур Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от .

Важно помнить о количестве экземпляров транспортной накладной, для каждого участника сделки делается отдельный экземпляр, всего их минимум два.

Если вы получили неправильную товарную накладную без НДС

В случае если ваш поставщик выдал вам накладную, в которой графа 13 не заполнена или заполнена с ошибками, то во избежание обозначенных выше проблем вам следует попросить ее переоформить и указать правильные данные. А что будет, если этого не сделать?

Тут многое зависит от того, как оформлены другие документы по данной сделке. Если они будут содержать сведения, которых недостает в накладной, то вам, скорее всего, удастся отстоять право на признание этих расходов. И тому есть подтверждение в судебной практике — например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от № Ф04-10030/2005(18906-А45-23). Если же и остальные документы оформлены с нарушениями, в принятии расходов по некорректно заполненной ТОРГ-12 вам, скорее всего, будет отказано.

Свою позицию в отношении исправленных первичных документов для обоснования расходов по налогу на прибыль ФНС выразило в письме от № СД-4-3/5412@.

Актуальную информацию о ТОРГ-12 вы найдете в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».