Как списать сомнительную дебиторскую задолженность

Списание дебиторской задолженности — проводки по этой процедуре требуется знать бухгалтерам и иным финансовым специалистам. О бухгалтерских и налоговых нюансах списания таких долгов пойдет речь в нашем материале. Списание дебиторской задолженности — проводки по этой процедуре требуется знать бухгалтерам и иным финансовым специалистам. О бухгалтерских и налоговых нюансах списания таких долгов пойдет речь в нашем материале.

Причины безнадежности

Для начала перечислим налоговые причины списком, а потом рассмотрим каждый из его пунктов отдельно. Итак, для целей налогообложения дебиторка признается безнадежной, еслип. 2 ст. 266 НК РФ:

• <или>истек срок исковой давности;

Пропустили срок исковой давности, чтобы обратиться в суд за взысканием долга? Все, поезд ушел…

• <или>пристав-исполнитель вынес постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа кредитору в связи с тем, что не нашел должника или его имущества, достаточного для погашения обязательств;
• <или>организация-дебитор ликвидирована;
• <или>обязательства прекращены из-за непреодолимых обстоятельств либо актом госоргана.

Помните, что в качестве основания для признания долга безнадежным подойдет любое из этих событий, если точнее — то из них, что случится раньше. Так, после ликвидации дебитора ни к чему ждать, когда закончится срок исковой давности, и наоборотПисьмо Минфина от № 03-03-06/1/373.

В бухучете столь подробного перечня причин для списания обязательств нет, прямо упоминается только истечение срока исковой давностип. 77 Положения № 34н. Однако чисто экономически для этих целей используют налоговый список, что можно закрепить в бухгалтерской учетной политике. Впрочем, вы также вправе расширить этот перечень, прописав более либеральные условия признания долгов безнадежными для целей бухучета, если, конечно, они диктуются экономическими причинами. Но тогда следует помнить, что между налоговым и бухгалтерским учетом возникнут разницы, поскольку в последнем долг будет списан раньше.

Теперь, как мы и условились, остановимся на каждой из «безнадежных» налоговых причин отдельно.

Окончание исполнительного производства из-за невозможности взыскания

Трактовки новой нормы ГК РФ о предельном сроке исковой давности вы найдете: 2014, № 9, с. 65; 2014, № 17, с. 57

Предположим, вы не стали ждать, когда истечет срок исковой давности, обратились в суд и выиграли процесс. В финале вы получили исполнительный лист на взыскание задолженности и передали его приставу. А тот через какое-то время только развел руками: найти контрагента либо его имущество, достаточное для погашения обязательств, не удалось. В этом случае и выносится постановление об окончании исполнительного производства и о возвращении исполнительного листаподп. 3, 4 п. 1 ст. 46 Закона от № 229-ФЗ (далее — Закон № 229-ФЗ).

Если суд не признал существование долга (части долга), он не может стать безнадежным, задолженности просто не было изначально. Следовательно, и списывать в расходы соответствующую сумму нельзяПисьмо Минфина от № 03-03-06/1/591.

В принципе, ничто не мешает вам в пределах 3 лет со дня вступления в силу решения суда повторно попытаться взыскать долг через приставап. 1 ст. 21, п. 4 ст. 46 Закона № 229-ФЗ. А вдруг повезет? Но в жизни все понимают: если ничего не нашлось в первый раз, вряд ли уже когда-нибудь найдется. Вероятно, поэтому в НК и появилась норма о превращении обязательства в безнадежноеп. 2 ст. 266 НК РФ.

Дата, которую пристав поставит на постановлении, скорее всего, будет отличаться от даты получения вами копии документа. Какую из них считать днем трансформации дебиторки в безнадежную? Можно предположить — вторую, поскольку даже по закону в лучшем случае копия окажется у кредитора спустя суткип. 7 ст. 47 Закона № 229-ФЗ. Главное — зафиксировать дату получения, например в журнале учета входящей корреспонденции. На худой конец, сойдет и почтовый штамп на конверте.

Однако у специалиста Минфина другое мнение.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

“Если пристав-исполнитель вынес постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа, для целей налогообложения прибыли дебиторская задолженность признается безнадежной на дату вынесения постановления. То есть это будет дата, указанная в постановлении”.

Но допустим, вы, получив постановление пристава, списали безнадежный долг в расходы. А потом решили: попытка не пытка — и обратились к приставу с исполнительным листом еще раз. И, о чудо, тому удалось взыскать всю задолженность или ее часть. Тогда после этого знаменательного события вы обязаны включить полученную сумму:

• для целей налогообложения — во внереализационные доходыст. 250 НК РФ;
• для целей бухучета — в прочие доходып. 7 ПБУ 9/99.

Иногда бывает, что, выиграв суд и получив исполнительный лист, кредитор так и не обращается к приставу за взысканием долга в течение 3 лет, отведенных на это со дня вступления в силу решения суда. Тогда для списания долга в налоговом учете придется дожидаться ликвидации организации-дебитора: никакая другая причина из действующего перечняп. 2 ст. 266 НК РФ для этой ситуации не подходит. Если, конечно, позже не будет принят закон, отдельно признающий подобные обязательства прекращеннымип. 2 ст. 266 НК РФ; ст. 417 ГК РФ.

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

Списать в расходы нереальную к получению дебиторку могут только организации, считающие налог на прибыль методом начисления. Соответственно, упрощенцы и плательщики ЕНВД учесть безнадежный долг в расходах не могут (письмо Минфина России от № 03-11-04/2/274). Индивидуальные предприниматели на ОСНО также не вправе провести процедуру списания дебиторской задолженности.

В отличие от бухгалтерского учета в налоговом формирование резерва по сомнительным долгам — это право, а не обязанность организации. То есть для целей налогообложения алгоритм ликвидации дебиторки зависит от того, был ли создан резерв для сомнительных долгов. Если он есть, то предприятие осуществляет списание дебиторской задолженности за счет резерва, а непокрытую резервом часть долга относит на внереализационные расходы.

Если резерв не сформирован, то списание дебиторки производится на внереализационные расходы. Расход признается по мере наступления даты самого раннего события:

• истек срок исковой давности;
• в реестре юрлиц появилась запись о прекращении работы должника;
• поступили документы от судебных приставов.

Подтверждающие документы для целей налогового учета следует хранить не менее 4 лет.

Если вы заплатили аванс поставщику, а затем признали этот долг безнадежным, то принятый к вычету НДС нужно восстановить.

ВАЖНО! Если компания приняла решение признать долг физического лица безнадежным и после списания дебиторской задолженности отнести его на расходы, нужно перечислить с суммы задолженности налог на доходы физических лиц. С точки зрения чиновников, в этом случае физлицо получает выгоду от экономии на расходах, а агентом по НДФЛ должна выступить компания. Об этом, в частности, пишут Минфин России в письме от № 03-04-06/16933 и ФНС России в разъяснении от № ПА-4-11-27362.

Списание просроченной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете создание резерва по сомнительным долгам является обязанностью компании. Она не вправе выбирать, создавать резерв или нет. Не формировать его можно только в случае, если имеется стойкая уверенность в том, что долг будет погашен (письмо Минфина от № 07-02-18/01).

Формирование резерва в учете отражается по кредиту счета 63 в корреспонденции со счетом 91.

При списании задолженности за счет резерва делается запись: Дт 63 Кт 62 (76 или другие счета по учету задолженности перед вашей организацией) — списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам.

Аналогичной проводкой (Дт 91.2 Кт 62) списывают задолженность, которая стала безнадежной внезапно и не резервировалась (например, контрагента ликвидировали, и фирма узнала об этом уже по факту ликвидации).

Списанный долг в течение 5 лет следует учитывать по дебету счета 007 в полной сумме. И только по истечении этого срока он списывается окончательно.

Хранить документы, подтверждающие факт списания дебиторской задолженности, для целей бухучета нужно не менее 5 лет со дня списания просроченной задолженности перед вашей компанией. На счете 007 должен вестись аналитический учет в разрезе каждого контрагента.

О списании дебиторской задолженности в различных ситуациях подробно рассказано в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Ликвидация организации-дебитора

Причины, по которым задолжавшая вам фирма может перестать существовать, разные, но мы рассмотрим три наиболее частые — решение участников, банкротство и принудительное исключение из Единого государственного реестра юридических лиц. Последнее, впрочем, ликвидацией не является, но не будем забегать вперед.

Общий для всех трех ситуаций вопрос — нужно ли получать бумажную выписку из ЕГРЮЛ, подтверждающую ликвидацию должника, или достаточно распечатки с сайта ФНС?

Сведения из ЕГРЮЛ можно найти: сайт ФНС

Чиновники считают, что без выписки — никак: данные с сайта налоговой службы ничего не значатПисьма Минфина от № 03-03-06/1/105, от № 03-03-06/1/11063. И если вы не горите желанием спорить с налоговой инспекцией и точно знаете, что контрагента больше нет, документ лучше получить. Причем желательно поторопиться с запросом в ИФНС, чтобы бумага попала к вам в том же квартале, в котором ликвидировалась организация. Если выписка из ЕГРЮЛ придет к вам позже и на этом основании долг будет списан в квартале ее получения, а не в квартале ликвидации фирмы, вероятен спор с налоговикам, пусть и с высокими шансами на успехПостановление 20 ААС от № А68-5375/2013.

Теперь пройдемся по нюансам, связанным с ликвидацией организации-дебитора, в зависимости от причин случившегося.

Ликвидация фирмы-должника по решению участников или из-за банкротства

Процедуры ликвидации компании по этим двум основаниям очень разные и нередко длительные, но для вас важно одно — пока дебитор не будет ликвидирован и в ЕГРЮЛ не появится запись об этом, его долг для целей налогообложения безнадежным не считается.

ВНИМАНИЕ

Долг обанкротившейся организации становится безнадежным в день ее исключения из ЕГРЮЛ, а долг обанкротившегося ИП — в день, когда суд вынес соответствующее определение.

Вполне может статься, что бесперспективность ожидания денег вам станет ясна задолго до этого момента. Например, когда в ходе процедуры банкротства обнаружилось, что имущества компании-должника точно не хватит на погашение обязательств перед вами. Либо суд уже признал фирму банкротом, но пока она из реестра юрлиц не исключена — на это вполне может уйти более 2 месяцевпп. 1, 2 ст. 149 Закона от № 127-ФЗ. Закон неумолим: если организация-дебитор не ликвидирована, для налоговых целей ее обязательства перед вами небезнадежнып. 2 ст. 266 НК РФ; Письма Минфина от № 03-03-06/1/6313, от № 03-03-06/1/276.

При банкротстве ИП долг становится безнадежным в день, когда суд вынес соответствующее определениеп. 1 ст. 212 Закона от № 127-ФЗ; Письмо Минфина от № 03-03-06/2/183; Постановление 15 ААС от № 15АП-3173/2014.

Исключение недействующей организации-дебитора из ЕГРЮЛ

Если вы просмотрите налоговый перечень оснований для признания долгов безнадежными, то такого основания, как в подзаголовке, в нем не найдете. Именно поэтому Минфин долгое время отказывался признать право кредиторов учитывать в расходах дебиторку компаний, принудительно вычеркнутых из ЕГРЮЛ решением ИФНС по причине того, что они в течение 12 месяцев, предшествующих этому печальному происшествиюп. 1 ст. 21.1 Закона от № 129-ФЗ; Письмо Минфина от № 03-03-06/1/5556:

• не представляли налоговую отчетность;
• не совершали операций хотя бы по одному банковскому счету.

Однако здравый смысл всегда подсказывал, что по юридическим последствиям исключение фирмы из ЕГРЮЛ приравнивается к ее ликвидации. Этой логики придерживались суды, вынося решения в пользу кредиторов, и наконец такое же правило с сентября 2014 г. закрепили прямо в ГК РФ. Отмахнуться от этого у финансового ведомства уже не получится, и теперь задолженность подобных компаний можно смело включать в расходы для целей налогообложенияп. 2 ст. 64.2 ГК РФ (ред., действ. с ); Постановления ФАС ВСО от № А19-8821/2011; ФАС СЗО от № А56-14027/2010; 13 ААС от № А56-41073/2010.

Что такое дебиторская задолженность и как избежать ее списания?

Дебиторская задолженность (ДЗ) — это долги контрагентов (юридических и физических лиц, включая работников фирмы) за поставленную продукцию (товары, услуги).

Возникновение ДЗ обусловлено рядом причин, в том числе:

• реализацией продукции с отсрочкой платежа;
• приобретением сырья и иного имущества по предоплате с отсрочкой момента поставки;
• неплатежеспособностью контрагентов или их недобросовестностью;
• иными аналогичными причинами.

ДЗ является отвлеченными из оборота средствами, и для фирмы важно правильно выстроить работу с такими долгами, чтобы отвлеченные средства своевременно возвращались в оборот, а безнадежные и с истекшими сроками исковой давности — вовремя списывались.

Чтобы не терять финансы, не «затягивать» платежные взаимоотношения с дебиторами и не отвлекать ресурсы на оформление списания ДЗ, необходимо правильно организовать комплексную работу с дебиторкой, включающую:

• планирование ДЗ (разграничение задолженностей на критические и рабочие);
• организацию работы с неплательщиками (формирование регламента работы с контрагентами по ДЗ, установление сроков направления напоминаний дебиторам о погашении долга, назначение ответственных лиц за представление интересов фирмы по взысканию ДЗ в суде и др.).

Финансовые специалисты и работники бухгалтерии в этом комплексе мероприятий выполняют свои функции, среди которых:

• отслеживание сроков оплаты ДЗ в соответствии с заключенными договорами с целью формирования достоверной суммы резерва по сомнительным долгам;
• регулярное проведение инвентаризации долгов;
• своевременное выявление ДЗ с истекшим сроком исковой давности и безнадежных долгов.

Если в результате работы с дебиторкой часть долгов взыскать или востребовать не удалось, их необходимо вовремя списать со счетов бухучета. Какие при этом сопровождают проводки списание дебиторской задолженности, расскажем в следующем разделе.

На нашем форуме можно уточнить правильность решения любой задачи, с которой вы столкнулись в ходе ведения учета. Например, тут помогут понять, как списать полученную предоплату от покупателя по истечении срока исковой давности.

Узнавайте подробности о видах и учетных нюансах ДЗ (в том числе с позиции МСФО) из материалов нашего сайта:

• «Дебиторская задолженность — это…»;
• «Учет дебиторской задолженности по МСФО».

Как документально оформить списание безнадежной дебиторской задолженности

Итак, вы определили, что есть нереальные к получению по перечисленным выше причинам деньги. Для списания дебиторской и кредиторской задолженности нужно составить приказ об инвентаризации долга, а ее результаты занести в форму ИНВ-17. Затем руководитель издает приказ о ликвидации долга фирмы на основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки, в которой следует привести размер задолженности, описание ситуации, почему задолженность стала безнадежной, ссылку на номер и дату акта инвентаризации.

ВАЖНО! Списанные долги налоговики проверяют особенно тщательно, поэтому необходимо приложить к акту инвентаризации задолженности историю ее возникновения и документы, подтверждающие реальность сделки: договоры, накладные, счета, акты оказанных услуг, акты сверок, а также основание для признания долга безнадежным (например, выписку из ЕГРЮЛ или постановление судебного пристава).

Истечение срока исковой давности

Срок исковой давности — период, в течение которого вы можете обратиться в суд за взысканием задолженности. Не обратились? В этом случае суд не станет рассматривать иск, если должник заявит о пропуске срока давности, а значит, законных способов получить причитающееся у вас больше нетст. 195, п. 1 ст. 200 ГК РФ.

В то же время необходимо понимать: подав в суд на должника, вы полностью теряете возможность признать долг безнадежным и списать его из-за истечения срока исковой давности. «Безнадежность» обязательства вам придется доказывать, ссылаясь на другие обстоятельства, перечисленные в списке (постановление пристава, ликвидация дебитора и т. п.). То же самое относится к случаю, когда вы узнали, что дебитор находится в процессе банкротстваПисьма Минфина от № 03-03-06/1/250, от № 03-03-06/1/6313, от № 03-03-06/1/19566.

Чтобы правильно определить дату истечения срока исковой давности (а значит, и дату превращения обязательства в безнадежное), нам нужно знать дату его начала, общую продолжительность, а также дату завершения с учетом прерывания срока или его приостановки. Этим и займемся.

Начало отсчета срока

Если дата начала срока выпадает на выходной или праздник, это ничего не значит: период начинается как ни в чем не бывалост. 191 ГК РФ. Когда именно стартует этот срок? Все зависит от формулировки договора. Некоторые примеры вы найдете в таблице.

Как видите, начало срока исковой давности по данным одного лишь бухучета не определить, поскольку проводку с отражением суммы долга вы, скорее всего, сделаете раньше, чем потечет срок. Так, например, задолженность покупателя вы покажете в день отгрузки товаров, а не в день их оплаты, установленный договором. Мы уже не говорим о займе, выданном на несколько лет. По нему срок давности начнется только в день, следующий за днем возврата суммы, установленной договором. Хотя саму выданную сумму заимодавец отразит в учете в день ее выплаты заемщику.

Общий и специальные сроки исковой давности

Что же, дата начала срока нам ясна. Теперь следует понять, какова его продолжительность. У всех на слуху общий срок исковой давности — 3 годап. 1 ст. 196 ГК РФ. Но есть и специальные.

Так, всего 1 год дается вам на то, чтобы разобраться с задолженностью по договору перевозки груза и транспортной экспедиции, 2 года отведены на подачу исков по договорам имущественного страхованияп. 3 ст. 797, п. 1 ст. 966 ГК РФ; ст. 13 Закона от № 87-ФЗ. Это не все варианты, но оставшиеся — экзотические и не стоят вашего внимания.

Завершение срока

ВНИМАНИЕ

Выходной (нерабочий праздничный) день сдвигает на ближайший будний день дату завершения срока исковой давности, но не дату его начала.

Если срок исковой давности не прерывался и не приостанавливался (о чем чуть позже), он завершается спустя 3 года (1 год, 2 года — в зависимости от вида договора) той же датой календарного месяца, которой начался. Скажем, стартовал срок 17 июля, через 3 года 17 июля он и завершился. Однако, если второе 17 июля из нашего примера выпадает на выходной или праздник, дата окончания срока исковой давности переносится на ближайший будний день. Это особенно актуально для длинных праздников вроде январских каникул или майских торжествст. 193 ГК РФ; Постановления ФАС МО от № А40-87035/12-102-796; ФАС ПО от № А55-12319/2013; ФАС УО от № Ф09-4683/11.

Пример. Исчисление срока исковой давности

/ условие / По договору перевозчик, получивший аванс, обязуется выполнить заказ не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за днем получения заявки от заказчика. Заявка поступила , свои обязанности перевозчик не выполнил. Заказчик не обращался в суд, а перевозчик не был ликвидирован. Определим, когда истечет годичный срок исковой давности по этому обязательствуп. 3 ст. 797 ГК РФ.

/ решение / Срок исковой давности исчисляется так:

Прерывание срока

Если из действий контрагента следует, что он признал существование долга, срок давности прервется и начнется зановост. 203 ГК РФ. Тогда со дня появления задолженности до даты ее полноправного списания может пройти гораздо больше 3 лет (1 года, 2 лет — в зависимости от ситуации).

Поэтому, если дебитор, оценивая безнадежность обязательства, не учтет, что срок исковой давности прерывался, он неправильно определит дату истечения срока, а значит, преждевременно спишет долг в налоговые расходы. Это непременно всплывет при проверкеПостановление 9 ААС от № 09АП-38804/2014.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ ЮРИСТА

Если кредитор заинтересован в прерывании срока исковой давности, нужно проверить полномочия работника, который будет подписывать документ о признании долга со стороны дебитора (при условии что это не директор). Эти права могут быть делегированы сотруднику доверенностью, должностной инструкцией, приказом руководителя и т. п. Поэтому стоит попросить у него копию соответствующего документа и хранить ее на случай, если кредитор решит подать в суд или списать задолженность после истечения срока исковой давности.

По мнению ВАС и ВС, должник признает обязательства и тем самым прерывает срок исковой давности, в частности, еслип. 20 Постановления Пленума ВС от № 15, Пленума ВАС от № 18:

• <или>в какой-либо форме, например письмом, сообщил, что готов погасить долг, либо подписал акт сверкиПостановление Президиума ВАС от № 13096/12;
• <или>частично оплатил задолженность или погасил набежавшие пени;
• <или>просил изменить договор, например сдвинуть дату оплаты.

Важнейший нюанс — со стороны дебитора существование обязательств должен подтвердить не абы кто, а человек, у которого есть полномочия на это, вытекающие из его трудовых обязанностей или доверенностип. 20 Постановления Пленума ВС от № 15, Пленума ВАС от № 18. По умолчанию такими полномочиями обладает руководитель, и уже он делегирует их кому-то другому.

А вот главный бухгалтер (и уж тем более обычный бухгалтер) в большинстве случаев не вправе подписываться под существованием долга от лица всей компанииКвалификационный справочник, утв. Постановлением Минтруда от № 37. Поэтому только бухгалтерский автограф со стороны должника на акте сверки срок давности не прерывает.

Пример. Исчисление прерванного срока исковой давности

/ условие / Согласно договору покупатель должен был расплатиться с продавцом за поставленные товары не позднее , но не сделал этого. он прислал письмо за подписью директора, в котором сослался на тяжелое финансовое положение и обещал погасить долг при первой же возможности. стороны провели сверку долгов, результаты которой заверили главные бухгалтеры компаний. Продавец не обращался в суд, а покупатель не был ликвидирован. Определим, когда истечет трехгодичный срок исковой давности по этому обязательству.

/ решение / Перерыв в сроке давности влияет на его продолжительность так:

Приостановление срока

Приостановка отличается от прерывания тем, что не обнуляет срок исковой давности. То есть после окончания периода приостановки срок продолжается. Правда, время паузы в него не засчитывается.

Это как если бы автомобиль 15 минут ехал, потом на 10 минут припарковался, затем снова тронулся и в конце пути, через 20 минут, водителя спросили: «Сколько времени автомобиль ДВИГАЛСЯ?» Конечно, период стоянки (10 мин) он из подсчетов исключит и скажет, что двигался 35 минут (15 мин + 20 мин).

Так и с приостановкой срока давности. Взгляните на таблицу.

** Медиация — платная процедура внесудебного урегулирования спора с помощью одного или нескольких физических лиц — медиаторов, не зависимых от сторон конфликта. Если спорящие договорились, процедура заканчивается подписанием медиативного соглашения. Если нет, медиация прекращается, например по заявлению одной из сторон или медиаторастатьи 2, 14 Закона от № 193-ФЗ.

Пример. Исчисление приостановленного срока исковой давности

/ условие / Оговоренная дата оплаты заказчиком оказанных ему услуг — . Однако заказчик не перечислил деньги ни в этот день, ни позже. исполнитель обратился в суд, однако тот оставил иск без рассмотрения по вине исполнителя. Определение об этом вынесено . Исполнитель более не пробовал взыскать долг, заказчик не был ликвидирован. Какова общая продолжительность срока исковой давности в этом случае?

/ решение / Период приостановки повлияет на срок исковой давности так:

С в ГК РФ закреплено, что во всяком случае срок исковой давности не может составлять более 10 лет со дня возникновения обязательства. Специалисты пока не сошлись во мнении, как трактовать эту норму при прерывании или приостановке срока давности. Но для большинства хозяйственных ситуаций эта проблема вряд ли актуальна: сомнительно, чтобы срок прерывался (приостанавливался) так часто, что вышел за пределы десятилетнего периода считая со дня появления долга.

С истечением срока исковой давности мы закончили. Обратимся к другим причинам признания долгов безнадежными.