Как принимать претензию от покупателя

Как реагировать на претензии покупателей к качеству. Существует два основных правила решения проблем с рекламациями. Первое правило: нарекания от потребителей принимайте с благодарностью – ведь благодаря данным уведомлениям, вы сможете узнать о недочетах в своей компании. Второе правило: принимая жалобу от клиента, не воспринимайте ее не на свой счет.

Клиент всегда прав

Анна Ромашина, PR-менеджер сети супермаркетов «Я Любимый»:

– В сети супермаркетов «Я Любимый» действует уже отлаженный механизм коммуникации с покупателями. В момент трудоустройства в нашу сеть весь персонал супермаркетов проходит серию специализированных тренингов, касающихся, в том числе, правил общения с покупателями. Главный принцип сети – покупатель должен остаться доволен. Залог позитивного исхода решения практически любого конфликта между магазином и покупателем держится на трех ключевых составляющих: во-первых – оперативность реагирования на жалобу, во-вторых – формат общения и «стиль» ведения переговоров в разрешении конфликта и, в-третьих – конкретное решение, которое было реализовано по итогам переговоров. Причем, все указанные три «блока позитива» незаменимы и дают положительный эффект только при совместном использовании.

Рассмотрим пример – покупатель столкнулся с ситуацией, когда товар на полке был выставлен с одной ценой, а на кассе ему пробивают другую цену. Причина такой разницы довольно проста – продавец торгового зала не осуществил своевременную замену ценников, поэтому покупатель был дезинформирован. Кто виноват? Супермаркет. Как решить проблему? Возместить покупателю разницу в цене. Как минимизировать негативную реакцию покупателя? Во-первых, быстро среагировать. Во-вторых – обязательно извиниться и вежливо попросить покупателя дать кассиру возможность еще раз проверить ценник. В-третьих – вернуть разницу в цене. Конечно, ситуации бывают спорные, и иногда супермаркету требуется дополнительное время для того чтобы выяснить причину недовольства покупателя и предложить реальное решение проблемы – в таком случае, опять же, важным будет то, как супермаркет сообщит об этом покупателю и как быстро он его проинформирует.

Кроме живого общения в магазине и классической книги жалоб и предложений, в нашей сети успешно работает форма обратной связи с покупателями через сайт. Все сообщения обрабатываются pr-менеджером в течение 1-2 рабочих дней, после чего покупатель в обязательном порядке получает обратную связь. Каждое сообщение проходит путь от pr-менеджера (который и ведет онлайн-коммуникацию с покупателями) до конкретно специалиста/органа управления, курирующего блок работ по теме сообщения покупателя.

Претензия покупателя

По сути, выраженное покупателем неудовлетворение совершенной сделкой, т.е. покупкой. Она может быть устной или письменной. В форме жалобы или требования. Представляет собой предложение (требование) урегулировать возникшие разногласия без постороннего вмешательства.

Жалоба, как таковая, чаще всего носит эмоциональный характер. Это, выраженное покупателем недовольство, в частности, качеством обслуживания. Имущественных отношений, в этом случае, не возникает, поскольку она не содержит требований по обмену товара или возврата денег.

Нас больше интересует претензии, содержащие требования, которые влекут за собой возобновление завершившихся в момент получения товара имущественных отношений (обмен, возврат денежных средств и тому подобное). Именно на них и нужно грамотно, юридически, выверено и правильно ответить.

Действия продавца

Если покупатель выставил претензию, то сначала продавец:

1. Принимает у покупателя претензию;
2. Принимает товар. Доставка его производится за счет продавца. В случае, необоснованной претензии, покупатель возмещает расходы на доставку товара;
3. Проверяет товар. Проверка выполняется своими силами. Если такой возможности нет, то привлекается эксперт со стороны;
4. После проведенной экспертизы составляется ответ на претензию. Он высылается на адрес покупателя или вручается ему лично.

Каковы основные правила работы с жалобами и претензиями покупателей?

Существует два основных правила решения проблем с рекламациями:

• Нарекания от потребителей принимайте с благодарностью – ведь благодаря данным уведомлениям, вы сможете узнать о недочетах в своей компании, увидеть слабые места своей деятельности, чтобы их исправить и тем самым получить преимущества перед конкурентами. Взаимодействуя с клиентами по факту их жалоб, ставьте себя на их место – возможно, вы также будете недовольны каким-либо дефектом своей фирмы;
• Принимая жалобу от клиента, не воспринимайте ее не на свой счет, помните, вы являетесь представителем компании – потребитель нередко, нарекая на брак продукции, вымещает свой гнев на том сотруднике, который принимает его претензию. Поэтому сотруднику фирмы необходимо научиться абстрагироваться и находить подход к клиенту, объясняя ему, что быстро решить проблему можно только в конструктивном диалоге, без взаимных упреков и оскорблений. И тогда, не получив в ответ негативных эмоций, потребитель успокоиться и начнет более адекватно воспринимать ситуацию.

Работа с жалобами и претензиями клиентов — пошаговая инструкция

Алгоритм работы с жалобами и претензиями клиентов состоит из нескольких шагов и выглядит так:

• Квалификация жалоб и распределение их по темам – при принятии негативных сообщений от потребителей, выясните, каких разделов деятельности компании они касаются – недобросовестное выполнение сотрудниками своих обязанностей, ненадлежащее качество товара и так далее. Такое распределение позволит лучше ориентироваться в обращениях, а, следовательно, более рационально построить свою работу с ними;
• Прием жалоб – прием претензий осуществляйте на позитиве, стараясь не вступать в открытый конфликт с недовольным клиентом;
• Регистрация — каждое обращение регистрируйте в специальном журнале, присвоив ему свой порядковый номер;
• Сбор информации – по факту полученной претензии проведите расследование, собрав всю необходимую информацию. К примеру, покупатель пожаловался на просроченный продукт, лежащий на полке – значит, в этом случае выясните, почему товар не списали вовремя, кто виноват в сложившейся ситуации;
• Решение проблемы – после выявления причины обращения и сбора доказательств по нему, ликвидируйте проблему – уберите товар с просроченной датой, дисциплинарно накажите виновных и т.д.;
• Составление ответа – составьте для клиента, обратившегося к вам, письменный ответ, в котором укажите, что его рекламация была рассмотрена, по ней проведено расследование, и причина была устранена;
• Формирование отчета по претензиям – отчитайтесь за работу по обращениям клиентов перед руководством компании.

Работа с жалобами и претензиями клиентов — что это такое?

Негативные отзывы граждан, как правило, подразделяются на такие типы:

• Жалобы на невысокий уровень работы обслуживающего персонала – невнимательность, грубость по отношению к покупателям, некомпетентность и так далее;
• Рекламации на деятельность всей организации в целом – скудный ассортимент товаров, неудобное месторасположение компании (супермаркета, мастерской и т.д.), устаревшее оборудование и т.п.;
• Претензии на качество реализуемых изделий либо предлагаемых услуг – просроченная продовольственная продукция, неисправная техника, сомнительные поставщики товара и т.д.

При этом сотрудники компании должны усвоить, что нарекания от потребителей – это не всегда плохо, поскольку они позволяют выявить недочеты в деятельности фирмы, а значит, своевременно их исправить. Процедура по работе с претензиями клиентов основана на взаимодействии с покупателем и устранении причины негативного обращения.

Способы работы с жалобами и претензиями покупателей

Способы работы с негативными откликами клиентов состоят из таких основных этапов:

1. Принятие рекламации и решение проблемы на месте. К примеру, если причиной жалобы послужил бракованный товар, замените его на качественный, либо верните деньги покупателю.

2. Устранение недочетов в правом поле – старайтесь не допускать, чтобы потребитель обратился в суд, но, если это произошло и при этом вы уверены в своей правоте, смело участвуйте в процессе, поскольку суд примет справедливое решение.

3. Эмоциональное решение – это способ найти контакт с клиентом, постараться договориться, успокоить его и так далее.

Пример претензии покупателю

ГражданинуДубровскому Валентину Сергеевичу422545, Республика Татарстан, г. Зеленодольск,пер. Революционный, 115 – 89от индивидуального предпринимателяТяпкина Ю.Д.адрес: 423605, Республика Татарстан, г. Елабуга,пр-кт Свердлова, 103

Претензия покупателю по договору купли-продажи

В соответствии с договором купли-продажи от г. я, как Продавец, взял на себя обязанность передать Вам, как покупателю, в право собственности следующий товар: флейта ученическая YFL 221s, производство Япония. Цена товара составляет 40 000 руб. с условием о предварительной оплате в размере 15 000 руб. Оставшаяся сумма оплачивается покупателем при получении товара.

Доставка товара покупателю согласно условиям договора купли-продажи не предусмотрена. Приемка-передача товара должна была состояться в срок до 01 мая 2019 г. На покупателя возложена обязанность в течение 10 дней с момента уведомления продавцом путем направления на электронную почту письма обеспечить получение товара со склада продавца. Или обеспечить явку доверенного лица при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности на получение документов и товара для получения товара. В противном случае продавец имеет право выставить счет покупателю за ответственное хранение: 200 руб. за каждый день просрочки.   

10 апреля 2019 г. на Ваш адрес электронной почты направлено уведомление о готовности продавца произвести передачу товара. Неоднократно направлялись сообщения на телефон, указанный одним из реквизитов покупателя в договоре.

На основании изложенного, в соответствии со ст. 484 Гражданского кодекса РФ и п. 3.4. вышеуказанного договора покупатель обязан принять товар в соответствии с условиями договора, требую в течение 10 дней с даты получения настоящей претензии обеспечить получение товара в месте нахождения продавца и оплатить ответственное хранение. В противном случае буду вынужден обратиться в суд с исковым заявлением о расторжении договора, возмещении понесенных убытков, в том числе оплату услуг представителя и государственной пошлины в суд.

г.                     Тяпкин Ю.Д.

Эффективная работа с претензиями клиентов

Денис Щетинкин, партнер ЮФ «Щетинкин, Манцерев и партнеры»:

– Возвращались ли вы за покупкой в магазин, где вам продали некачественный товар, но потом без лишней волокиты все заменили по первому требованию? Лично я возвращался много раз.

Профессиональная автоматизация товароучета в рознице. Наведите порядок в вашем магазине

Возьмите под контроль продажи и отслеживайте показатели по кассирам, точкам и организациям в реальном времени из любого удобного места, где есть интернет. Формируйте потребности точек и закуп товаров в 3 клика, печатайте этикетки и ценники со штрих кодом упрощая жизнь себе и своим сотрудникам. Формируйте базу клиентов с помощью готовой системы лояльности, используйте гибкую систему скидок для привлечения клиентов в не пиковые часы. Работайте как большой магазин, но без затрат на специалистов и серверное оборудование уже сегодня, начиная зарабатывать больше уже завтра.

Попробовать профессиональный товароучет бесплатно >>

Каждый продвинутый продавец знает, что правильная работа с претензией покупателя – это часть процесса продаж, цель которого – не только продать конкретную единицу, но и побудить покупателя вернуться в магазин за новой покупкой. И для «правильных магазинов» наличие претензии – не помеха.

Первое, что необходимо сделать при появлении на пороге магазина недовольного клиента, – это принять претензию, что является обязанностью продавца в силу положения Закона РФ «О защите прав потребителей».

1. Организуйте отдельное место в торговом зале (или отдельный кабинет) для предъявления претензий. Это позволит в спокойной обстановке выяснить суть недовольства клиента, уделить ему время, оформить документы, а также оградит других Ваших потенциальных покупателей от влияния негативного отзыва.
2. Постарайтесь получить от покупателя максимум информации о недостатках. Это позволит наиболее полно установить причину дефекта и в дальнейшем поможет в предъявлении претензии вашему поставщику, поставившему некачественный товар. Если сотрудник магазина поможет заполнить заранее подготовленный бланк претензии, в котором будут содержаться все имеющие значение сведения (дата покупки, наименование товара, содержание жалобы, требование клиента и т.д.), – это значительно сэкономит время.
3. Сделайте в присутствии покупателя визуальный осмотр товара или проверку его работоспособности, отразив в акте результаты (например: при включении не работает экран, либо при визуальном осмотре недостаток не проявляется).

Если для проверки качества требуется проведение экспертизы, примите товар вместе с претензией и сообщите клиенту срок для ответа, не забыв взять контакты для связи.

Если недостатки товара не вызывают сомнений и являются явными, то заменить товар следует не более чем в семидневный срок (п.1 ст.21 Закона РФ «О защите прав потребителей»), либо возвратить денежные средства в течение десяти дней (ст. 22 того же закона).

Экземпляр претензии, а также акта о приемке товара продавцом следует вручить покупателю.

Если претензии покупателя не являются очевидными и не проявляются при обычном осмотре, а также если неизвестна причина появления дефекта, качество товара подлежит проверке независимой экспертизой за счет продавца (абз.3 п.5 ст.18 Закона «О защите прав потребителей»).

Срок для проведения проверки качества законом не установлен, но магазин все равно ограничен во времени следующими образом:

• если покупатель потребовал устранить недостатки, то магазин обязан устранить их в минимально короткий срок, не превышающий 45 дней с момента предъявления претензии.
• если покупатель потребовал заменить товар, то такая замена должна произойти не позднее 20 дней с момента предъявления претензии.

Важно, что при нарушении такого срока покупатель вправе потребовать выплаты неустойки в размере 1% от цены товара за каждый день просрочки, поэтому во всяком случае магазину следует подыскать экспертное учреждение, готовое выполнить экспертизу достаточно оперативно, – не более 7-10 дней.

При заключении договора с экспертным учреждением, следует правильно определить вопросы перед экспертом. Установление самого факта наличия недостатков является недостаточным, важно также установить и причину их появления (либо производственный брак, либо ненадлежащая эксплуатация). От причины появления дефекта зависит обязанность магазина удовлетворить претензию.

В случае если наличие дефекта подтвердилось и оно вызвано производственным браком, магазину следует удовлетворить претензию покупателя и далее предъявить требование о возмещении убытков поставщику либо производителю продукции. В состав таких убытков можно включить все расходы магазина, понесенные им в результате удовлетворения претензии покупателя.

Комплексная автоматизация торговли при минимуме затрат

Берем обычный компьютер, подключаем любой фискальный регистратор и устанавливаем приложение Бизнес Ру Касса. В итоге получаем экономичный аналог POS-терминала как в большом магазине со всеми его функциями. Заводим товары с ценами в облачный сервис Бизнес.Ру и начинаем работать. На все про все — максимум 1 час и 15-20 тыс. руб. за фискальный регистратор.

Попробовать бесплатно комплексную автоматизацию >>

Для этого необходимо внимательно отнестись к процессу оформления документов об удовлетворении претензии покупателя и проверить наличие:

• документов о продаже товара покупателю (кассовый, товарный чеки, либо книга продаж).
• претензии покупателя;
• акта о приемке некачественного товара от покупателя (акт возврата);
• заключение эксперта о качестве товара;
• договор с экспертным учреждением на проведение экспертизы и документы об оплате ее стоимости;
• расходный кассовый ордер или иной документ о возврате денежных средств покупателю, либо документ о замене товара.

Рекомендуется также включать в договор поставки условие о том, что в убытки магазина включаются также все денежные средства, выплаченные магазином в результате удовлетворения претензий потребителей.

Обязан ли продавец предоставлять аналогичный товар во временное пользование на период ремонта

Аналогичный товар необходимо предоставлять на период ремонта только в отношении товаров длительного пользования, за исключением таких категорий как автомобили, мебель, электробытовые приборы, оружие (Постановление Правительства РФ от №55).

Нередки случаи предъявления к магазину необоснованных претензий, к которым, как правило, относятся:

1. Предъявление претензии о качестве за пределами гарантийного срока либо срока службы.Такой срок устанавливается производителем либо продавцом в документах на товар (паспорт, сертификат качества, инструкция по эксплуатации).
2. Наличие недостатков вызвано ненадлежащей эксплуатацией товара (механическим повреждением, несоблюдением обязательных требований инструкции по эксплуатации).
3. В отношении технически сложного товара претензия может быть заявлена не позднее 15 дней с момента приобретения, за исключением случаев, если имеются существенные недостатки товара, если нарушены сроки устранения ранее обнаруженных недостатков, а также в случае невозможности использования товара в течение каждого года гарантийного срока в совокупности более чем тридцать дней вследствие неоднократного устранения его различных недостатков).

При наличии оснований для отказа в удовлетворении претензии следует подготовить письменный мотивированный ответ на претензию. Не забудьте предложить клиенту приобрести у Вас заменяющий товар или, при наличии возможности, отремонтировать уже купленный в платном сервисе.

Кстати, добровольное удовлетворение обоснованных претензий позволит магазину избежать ненужных проверок, судебных тяжб и штрафных санкций, а также с очевидностью повысит доверие покупателей к торговой марке.

Претензии к качеству

— Предъявление претензий со стороны потребителя в части качества товара (услуги) — наиболее распространенная ситуация в отношениях между продавцами/исполнителями и покупателями.

Юлия Князь
Частный адвокат

Потребитель, которому продан товар ненадлежащего качества, если его недостатки не были оговорены продавцом, вправе по своему выбору потребовать один из следующих вариантов:

• Замены недоброкачественного товара товаром надлежащего качества
• Соразмерного уменьшения покупной цены товара
• Незамедлительного безвозмездного устранения недостатков товара
• Возмещения расходов по устранению недостатков товара
• Расторгнуть договор розничной купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы

Продавец обязан принять товар ненадлежащего качества у потребителя, а в случае необходимости — провести проверку его качества. При этом продавцы часто забывают о том, что это обязательная процедура, и отказывать потребителю в ней неправомерно. Более того, несогласие потребителя с результатом такой проверки обязывает продавца провести за свой счет экспертизу.

Важно соблюдать сроки удовлетворения требований потребителя — если, конечно, эти требования обоснованы.

Так, в случае предъявления требования безвозмездного устранения недостатков или замены товара, продавец обязан принять все необходимые действия немедленно, при невозможности замены — в течение не более 14 дней, при замене — месяца.

По остальным требованиям этот срок не может превышать 7 дней (14 дней — в случае проведения экспертизы). Следует отметить, что требования о замене технически сложного или дорогостоящего товара можно предъявить только в случае наличия существенного недостатка.

Существенный недостаток товара (услуги) — неустранимый недостаток, либо недостаток, который не может быть устранен без несоразмерных расходов (в размере тридцати и более процентов от стоимости товара (услуги), определяемой на момент устранения недостатка) либо несоразмерных затрат времени (превышающих максимально допустимые затраты времени, установленные техническими нормативными правовыми актами на устранение аналогичного недостатка), или выявляется неоднократно, или проявляется вновь после его устранения, либо другие подобные недостатки.

Продавцу необходимо помнить о соблюдении указанных сроков, т.к. законом предусмотрена ответственность за просрочку по каждому из них — неустойка в размере 1% с момента предъявления таких требований (претензия, запись в книге жалоб и предложений). Дополнительно потребитель может заявить о необходимости возмещения ему морального вреда.

Фото с сайта

В части предъявления претензий к исполнителю по услугам имеются свои особенности. Потребитель может предъявить претензию в случае нарушения сроков оказания услуг, а также при наличии недостатков в предоставленной услуге.

В случае нарушения сроков потребитель вправе по своему усмотрению требовать:

• Назначить исполнителю новый срок
• Поручить оказание услуги третьим лицам за разумную цену или выполнить ее своими силами и потребовать от исполнителя возмещения понесенных расходов
• Потребовать соразмерного уменьшения установленной цены за оказание услуги
• Расторгнуть договор об оказании услуги

При обнаружении недостатков оказанной услуги потребитель может требовать:

• Безвозмездного устранения недостатков оказанной услуги
• Соразмерного уменьшения установленной цены оказанной услуги
• Безвозмездного изготовления другой вещи из однородного материала такого же качества или повторного оказания услуги, если это возможно
• Возмещения понесенных им расходов по устранению недостатков оказанной услуги своими силами или третьими лицами

Эти требования практически аналогичны требованиям потребителя по ненадлежащему качеству товара, но есть отличие в предъявлении требования о расторжении договора и возврата оплаченной суммы.

Удовлетворению в течение 7 дней со дня предъявления подлежат следующие требования:

• О соразмерном уменьшении цены за оказанную услугу
• О возмещении расходов по устранению недостатков оказанной услуги своими силами или третьими лицами
• По оказанию услуги своими силами или третьими лицами в связи с нарушением исполнителем сроков, предусмотренных договором
• О расторжении договора об оказании услуги и возврате уплаченной за оказанную услугу денежной суммы

Недостатки оказанной услуги должны быть устранены исполнителем в течение 14 дней, если более длительный срок не оговорен соглашением сторон.

За нарушение указанных сроков исполнитель уплачивает потребителю за каждый день просрочки неустойку в размере 1% цены оказания услуги, а если цена не определена договором, — в размере 1% общей цены заказа.

И снова отметим: дополнительно потребитель может требовать возмещения морального вреда.

Фото с сайта

С учетом указанных положений законодательства, продавцу и исполнителю необходимо четко отслеживать условия и сроки устранения недостатков, а также требований о расторжении договора. Грамотный подход к этому вопросу поможет избежать продавцу и исполнителю дополнительных расходов.

Следует помнить, что со стороны потребителей также допускаются злоупотребления своими правами: например, распространена ситуация, когда потребитель требует у продавца (исполнителя) уменьшения стоимости товара из-за имеющегося недостатка, а потом обращается в суд с требованием о расторжении договора и возврата денег, указав необходимость взыскания неустойки.

В таких случаях потребитель не вправе заявлять неустойку, поскольку изначальные требования состояли в уменьшении цены, а не в расторжении договора. Необходимо также обращать внимание, что для расторжения договора и возврата суммы потребителю необходимо соблюдать досудебный порядок, т.е. предъявление претензии.

Об этом продавец и исполнитель часто забывают и не обращают внимание суда при рассмотрении соответствующих споров, что могут позволить требовать прекращения производства по делу. Однако это не исключает возможности для потребителя повторного обращения после устранения этих недостатков. Но это позволяет продавцу (исполнителю) урегулировать спор с потребителем с меньшими затратами.

Судебные тяжбы для продавца и исполнителя могут принести дополнительные расходы в виде оплаты назначенных судом экспертиз, оплаты расходов потребителя при обращении к адвокату или в общество по защите прав потребителей с дополнительными взысканиями. Поэтому в его интересах разрешить сложившуюся ситуацию в досудебном порядке, а в случае неизбежности суда соблюсти все условия проверки качества (проведения экспертизы) и своевременно направить потребителю ответы на претензии с обоснованием отказа при наличии нарушений со стороны потребителя.

При удовлетворении иска, связанного с нарушением прав потребителя, если с исковым заявлением о защите прав потребителя выступают местный исполнительный и распорядительный орган или общественное объединение потребителей, суд взыскивает за несоблюдение добровольного порядка удовлетворения требований потребителя с изготовителя (продавца, поставщика, представителя, исполнителя, ремонтной организации) в местный бюджет по месту рассмотрения иска штраф в размере ста процентов суммы, присужденной судом в пользу потребителя.

Какие требования может содержать претензия покупателю

Основными обязанностями покупателя является: оплатить товар, принять товар. Дополнительной обязанностью может быть осуществить страхование товара (например, КАСКО по договору продажи автотранспортного средства). Эти основные обязанности и определяют суть требований к покупателю, а нормы главы 30 ГК РФ конкретизируют содержание претензии.

Конкретизация обязанностей покупателя происходит в договоре: санкции за неисполнение обязанностей, неустойки, как забирать товар, когда оплачивать и т.п. Именно этот документ должен использоваться в первую очередь в качестве основы для подготовки претензии. Если договором предусмотрена продажа товара систематически, воспользуйтесь примером претензии поставщику товара.