Как обозначается административный отпуск в табеле

Какие буквенные и условные обозначения и коды используются в табеле учета рабочего времени. Согласно ТК РФ, в обязанности работодателя входит заполнение табеля учета рабочего времени. В нем должен найти отображение и отпуск без сохранения зарплаты.

Для чего и кем ведется учет рабочего времени

Согласно ст. 91 Трудового кодекса, необходимость учета рабочего времени возложена на каждого работодателя. Отпуск за свой счет или административный отпуск не входит в продолжительность рабочего времени, но для кадрового учета, который ведется на предприятии, он должен быть оформлен должным образом. Работодатель должен понимать, как правильно отразить отпуск за свой счет в табеле.

Мнение юристаДмитрий ИвановЦентр правовой поддержкиЗадать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.
• Регионы: +7 (800) 600-36-17.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

С 2013 года было прямо отменено обязательное применение унифицированных форм, кроме тех, на которые прямо указано в законодательстве. Ранее табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13 входил в число обязательных унифицированных форм, но после принятия закона №402-ФЗ о бухучете он стал необязательным к применению.

Теперь работодатель может выбирать форму для заполнения табеля: это могут быть как унифицированные формы Т-12 и Т-13 (они были утверждены Постановлением Госкомстата №1 от 2004 года), так и свои формы, разработанные самостоятельно.

При создании собственной формы табеля должны учитываться положения ст. 9 402-ФЗ об обязательных составляющих указанного документа. Табель учета рабочего времени в обязательном порядке содержит:

1. Наименование бланка.
2. Дата подготовки бланка.
3. Наименование компании или ФИО предпринимателя, который является работодателем.
4. Содержание события: рабочие дни, дни отдыха, временной нетрудоспособности и прогулов и пр.
5. Единица измерения.
6. Должность составителя, расшифровка ФИО ответственного лица и подпись составителя.

Разработанная форма табеля подлежит утверждению в учетной политике.

Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске?

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)

На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:

• ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
• определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
• формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).

Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2019 года должна быть указана в учетной политике.

О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки

Скачать табель учета рабочего времени — бланк простой формы Т-12 — вы можете на нашем портале.

Скачать форму Т-12

Форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» — скачать чистый бланк также можно на нашем сайте. Для этого нужно перейти на статью «Унифицированная форма Т-13 — бланк и образец заполнения».

Как в табеле обозначается отпуск в 2019 году

Чтобы правильно произвести заполнение, необходимо не только знать, как обозначается отпуск в табеле рабочего времени, но и учитывать:

• какой табель придется заполнять: формы № Т-12, № Т-13 или бланк по форме, утвержденной в организации;
• вид предоставляемого отпуска;
• буквенный или цифровой код в табеле рабочего времени (см. таблицу условных обозначений), предназначенный для стандартного обозначения;
• количество дней отпуска, указанных в приказе или распоряжении руководителя предприятия.

Обратите внимание! Учет рабочего времени, отражение отпусков выполняется табельщиком или кадровиком, бухгалтером, отдельным сотрудником, которому поручено ведение табеля учета рабочего времени. Работодатель издает приказ о поручении ответственному лицу вести документы учета.  

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика

Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

Читать статью

Скачайте документы по теме:

Форма №Т-13. Табель учета рабочего времени
Скачать в .doc

Форма №Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Скачать в .doc

Пример заполнения табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) – регистрация отклонений
Скачать в .doc

Скачать архив документов

Справка

Пример

Работнику Максименко Александру Игоревичу, занимающему должность специалиста по маркетингу, предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 14 календарный дней с 7 по 20 ноября 2019 года. В табеле учета рабочего времени унифицированной формы № Т-13 заполняют графы методом сплошной регистрации. В даты отпуска необходимо указать буквенный код «ОТ». Количество часов не указывается. По окончанию всего учетного периода проводится подсчет количеств отработанных часов за первую и вторую половину месяца, за весь период:

1. явка обозначается буквенным кодом «Я», 4 дня по 8 рабочих часов в первой половине месяца, в общей сложности 32 часа;
2. по 8 часов в течение 8 дней во второй половине месяца, в общей сложности 64 часа;
3. выходные дни обозначают буквенным кодом «В», 4 дня;
4. ежегодный оплачиваемый отдых основной обозначают буквенным кодом «ОТ», в общей сложности 14 дней.  

Как отметить отпуск в табеле формы № Т-13 (фрагмент, образец)

Скачать чистый бланк
Скачать в .xls

Как обозначается отпуск в табеле формы № Т-12, смотрите во фрагменте образца. Как и в табеле учета рабочего времени унифицированной формы № Т-13 заполняют графы 1-7.

Как обозначается отпуск в табеле формы № Т-12

Скачать чистый бланк
Скачать в .xls

Какой буквой обозначается дополнительный отпуск в табеле

Дополнительный отдых в табеле рабочего времени обозначается буквенным кодом «ОД». Правила заполнения табеля унифицированной формы № 12 и № Т-13 такой же, как и при обозначении ежегодного оплачиваемого отпуска. Табельщик или ответственный сотрудник может применять не только буквенные коды, но и цифровые. Буквенная кодировка используется чаще, является более наглядной и без труда запоминается.

Обратите внимание! Помимо очередного оплачиваемого отдыха в 28 дней, предоставляемого ежегодно, некоторые категории работников имеют право получить дополнительные дни. Их предоставляют одновременно с очередным основным отпуском или его частью, либо отдельно.

Справка

Дополнительный отдых предоставляют сотрудникам:

1. с ненормированным рабочим днем — от трех календарных дней;
2. исполняющим трудовые обязанности во вредных или опасных условиях – от семи и более календарных дней;
3. с особым характером работы, продолжительность отпуска и перечень персонала устанавливается Правительством РФ.

Как обозначается дополнительный отпуск в табеле унифицированной формы № Т-13, фрагмент образца

Как обозначается дополнительный оплачиваемый отпуск в табеле унифицированной формы № Т-12, фрагмент образца

Читайте по теме в электронном журнале

• Новые периоды, которые теперь нужно включать в стаж для отпуска
• Что делать кадровику, если работник не вышел после отпуска
• Можно ли при увольнении удержать всю сумму неотработанных отпускных

Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет?

При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе выходные и праздничные дни.

Подробнее о том, как оплачивается больничный в выходные дни.

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО).

Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать?

Если организация небольшая, табельный учет может вести один человек.

Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо.

Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.

Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию.

Работодатель несет ответственность за всех.

Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения?

Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от № 1 (формы Т-12, форма Т-13), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от № 52н.

Форма № 52н (Ф.0504421)

Скачать

Вообще, если вы трудитесь в коммерческой организации, можете самостоятельно разработать и утвердить собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями, никто это не запрещает, главное, чтобы она была по факту.

Отражение периода без сохранения заработной платы в часах

Согласно ст. 128 ТК РФ отражение времени, отведенного сотруднику на отпуск без сохранения зарплаты, осуществляется в календарных днях. То есть табель должен включать ежедневные отметки («ДО» или «ЗО») такого отпуска, а также итоговое количество дней отсутствия лица по месту работы.

Читайте так же: Установленный срок хранения графика отпусков в организации На практике встречаются случаи, когда лицо отсутствует на работе лишь некоторое количество часов, даже если это происходит на протяжении одного дня. Такие ситуации также требуют грамотного отражения сведений табелем, поскольку учет времени необходим при дальнейшем начислении заработной платы.

Для того чтобы кадровики не допустили ошибок при составлении табеля, необходимо учесть следующие нюансы:

1. Отражение рабочего времени. Если сотрудник пробыл по месту труда лишь несколько часов, то табель должен отразить данный факт путем проставления буквы «Я» или цифрового обозначения – 01. Под указанной отметкой проставляется точное количество отработанных часов.
2. Внесение данных о неоплачиваемом отпуске. Табель предполагает отдельный столбец, где показано общее количество не только дней, но и часов, потраченных на незапланированный отдых.

Соответственно, если за один день работник и реализовывал трудовые функции, и использовал неоплачиваемые часы отдыха, то основная строка табеля включает только рабочее время, а дополнительный столбец сведения об отпуске.

Правильное заполнение табеля необходимо для того, чтобы не возникало проблем при проведении проверок, поскольку такой документ учета отражает количество сотрудников, отработанное ими время, позволяющее определить положенный размер заработной оплаты. Такие проверки могут проводиться не только Трудовой инспекций и налоговым органом, но и прокуратурой.

Как обозначаются выходные дни в командировках?

По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (командировка), вторые утверждают, что ставить надо код В (выходной день). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики.

Коды обозначений отпусков за свой счет и дополнительные шифры

Для обозначения административного отпуска за свой счет могут применяться разные коды в зависимости от основания предоставления отпуска:

1. Для неоплачиваемого отпуска, который сотруднику был предоставлен по разрешению работодателя на основании ч. 1 ст. 128, используются коды ДО/16.
2. Для дополнительного отпуска, который предоставляется учащимся и студентам по ст. 173, 174 ТК – УД/13.
3. Для отпуска без оплаты по основаниям, которые содержатся в ст. 128 ТК, на срок до 5 дней (при рождении ребенка, заключении брака, смерти близкого родственника) – ОЗ/17.
4. При ежегодном дополнительном отпуске без сохранения содержания отдельным категориям граждан, который положен им по закону без согласования с работодателем по ч. 2 ст. 128 ТК (например, инвалидам, пенсионерам и пр.) – ДБ/18.

Шифр ДБ/18 используется и для ежегодных неоплачиваемых отпусков на основании ст. 263 ТК (для работников, у которых ни иждивении находятся несовершеннолетние дети, если такой отпуск предусмотрен по положениям коллективного договора, который действует на предприятии); на основании ч. 7 ст. 18 закона «О добровольной пожарной охране» №100-ФЗ от 2011 года; для героев труда, кавалеров ордена славы и пр. по Закону №4301-1 или 5-ФЗ.

Отдельное обозначение «НВ» подлежит использованию, если трудящийся выбрал дополнительные неоплачиваемые выходные вместо повышенной оплаты за труд, если законодательно такая возможность ему предоставлена (например, при сверхурочной работе по ст. 152 ТК).

В конце каждого периода определяется общая продолжительность неявки работника из-за отпуска за свой счет.

Если работодатель использует в своей работе собственный вариант табеля, то он не обязан применять коды, которые были утверждены постановлением Госкомстата. Работодатель может ввести собственные цифровые или буквенные обозначения для отпусков и зафиксировать их в локальной документации (например, в приложении к учетной политике).

Наличие локального документа с утвержденными кодами является достаточно важным, так его могут запросить в ходе проверки сотрудники ФСС (например, для контроля правильности начисления больничных по беременности и родам), Пенсионного фонда, трудовой инспекцией и прочими государственными инстанциями.

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Отпуск без сохранения заработной платы в табеле

В процессе заполнения табеля работодателю не следует прописывать полное наименование отпуска без оплаты (как и иных дней отдыха работодателя), а нужно использовать сокращения.

Рекомендации по заполнению табеля учета рабочего времени по унифицированным формам Т-12 и Т-13 приводятся Госкомстатом. Здесь сказано, что для сокращенного обозначения отпуска применяются коды двух разновидностей: буквенные и цифровые. Расшифровка используемых обозначений приводится на титульном листе табеля или в приложениях к нему.

Буквенные коды применяются при ручном заполнении табеля, цифровые – при автоматизированном заполнении специальными кадровыми и бухгалтерскими программами.

Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421

Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.

Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019 году

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение – система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.

Унифицированная форма Т-12

Скачать

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день

В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.

Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от № 20-ПВ11).

Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.

А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от № 14-2/В-370.

Отпуск за свой счет в период больничного

Практика знает примеры, при которых лицо, находясь в отпуске, независимо, оплачиваемом или нет, вынуждено оформить лист временной нетрудоспособности в период нахождения на отдыхе. Здесь существенным для отражения информации в табеле выступает то, какой вариант отпускного периода реализуется.

Читайте так же: Направление на медосмотр по форме 302н

Согласно ТК РФ при оформлении больничного листа в период неоплачиваемого отпуска, лицо не наделается возможностью продления или переноса отдыха. То есть болезнь будет включена во время отсутствия без начисления заработной платы. Соответственно, больничный период не предполагает отдельных вариантов обозначения дней, будут использоваться отметки «ЗО» и «ДО», либо 17 или 16.

В таких ситуациях лучше дождаться окончания отпускного периода, не предусматривающего сохранения зарплаты, и только после этого оформляет больничный лист. Это позволит получить оплату дней временной нетрудоспособности, пусть и по среднему показателю заработной платы. Право на подобную выплату установлено непосредственно статьей 183 ТК РФ.

Отдельно следует отметить случаи предоставления обязательного отпуска, которые предполагают отличные от неоплачиваемого отдыха варианты реализации больничного листа и обозначения периода нетрудоспособности:

• если больничный лист предполагает оплаты со стороны работодателя, то даже при пересечении с оплачиваемым отпускным периодом, в табеле обозначается время болезни буквой «Б» или цифровым показателем «19»;
• если временная нетрудоспособность реализуется без начисления выплат, то учетный документ должен отразить указанное время буквенным показателем «Т», либо цифрой 20.

Оплачиваемый отпуск при этом автоматически продлевается или по заявлению работника переносится на следующий рабочий год, что при отдыхе без содержания запрещается.

Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.

Отпуск основной и дополнительный

Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.

Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).

Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

• предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
• обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

• отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
• неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)».

Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком

Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).

Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.