Как начислить дополнительный отпуск

Кому положен дополнительный отпуск, продолжительность дополнительного отпуска для разных категорий работников. Как правильно провести расчет отпуска за вредные условия труда. Какие коэффициенты использовать и можно ли опираться на пример вычислений.

Дополнительный отпуск ветеранам боевых действий

Ветераны боевых действий вправе претендовать на дополнительный отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 35 календарных дней в году (пп. 11 п. 1, пп. 4 п. 2 ст. 16 Федерального закона от N 5-ФЗ). Правда, данное правило не распространяется, к примеру, на лиц, направлявшихся на работу в Афганистан в период с декабря 1979 г. по декабрь 1989 г., которые отработали установленный при направлении срок или были откомандированы досрочно по уважительным причинам. Документом, на основании которого предоставляется отпуск «за свой счет», служит удостоверение ветерана боевых действий.

Также всем действующим военнослужащим, являющимся ветеранами боевых действий, полагается дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 15 суток (п. 5.1 ст. 11 Федерального закона от N 76-ФЗ).

Дополнительный отпуск за вредные условия труда в графике отпусков

При составлении графика отпусков на очередной год будет корректнее, если работодатель учтет все-все дни отпуска, полагающиеся конкретному работнику (ст. 120 ТК РФ). Т.е. работодатель должен сложить дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска с днями ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (в т.ч. отпуска «за вредность»). Кроме того, нужно учесть неотгулянные дни отпуска за предыдущие годы.

Можно ли соединить основной и дополнительный отпуска

Трудовое законодательство не содержит запрета на объединение двух отпусков (основного и дополнительного) в один. Также ТК не запрещает разделить весь положенный работнику отпуск на части. Главное, чтобы соблюдались два условия (ст. 125 ТК РФ):

• разделение отпуска на части производится по соглашению между работником и работодателем;
• хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

К примеру, работнику положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях 7 календарных дней. Так вот этот работник может, допустим, отгулять сразу 15 календарных дней, а оставшуюся часть – 20 календарных дней (28 дней – 15 дней + 7 дней) – разбить на 20 однодневных отпусков.

Расчет количества дней отпуска «за вредность»

Так как дополнительный отпуск за работу во вредных/опасных условиях труда предоставляется пропорционально времени, отработанному в таких условиях (ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от N 657-6-0), то соответственно, чтобы понять, сколько же дней отпуска «заработал» конкретный работник, необходимо посчитать время, отработанное во вредных условиях.

Формулы расчета вы найдете в отдельном материале.

Общие правила предоставления отпуска

На ежегодный основной оплачиваемый отпуск имеет право любой работник, с которым заключен трудовой договор (ст. 21, 114 ТК РФ).

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Правда, из этого правила есть исключения: определенным категориям работников положен удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК РФ). К примеру, к такой категории относятся педагоги. Так, педагогам дополнительного образования, работающим с учениками с ограниченными возможностями здоровья, полагается 56 календарных дней основного отпуска (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от N 466).

Претендовать на ежегодный отпуск за первый год работы сотрудник может через полгода непрерывной работы у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ). При этом с согласия работодателя работник может отправиться в ежегодный отпуск и раньше этого срока.

Расчет длительности дополнительного отпуска

Фактическое количество дней отдыха рассчитывается по суммарному времени проведенному во вредных условиях. Расчет ведется исходя из реального периода нахождения на трудовом месте, подпадающего под гарантии по вредности (ст. 121 ТК РФ). Не принимаются дни, когда за работником сохранялся заработок, но он не работал (отпуск, больничный и др.)

Полный отпуск за вредность должен предоставляться по истечении 11 месяцев работы. Чтобы определить стаж в месяцах нужно число дней, проведенных под воздействием неблагоприятных факторов разделить на среднее число рабочих дней за месяц.

Стаж за вредность (в мес.) = Кол-во дней вредной работы/ Среднее кол-во дней работы за мес.

где,

Среднее кол-во дней работы за мес. = Кол-во рабочих дней за год/ 12 мес.

Расчет дней отпуска ведется по рабочему году. Он начинается с первого трудового дня гражданина. «Вредный» стаж подсчитывается в полных месяцах. Округление следует провести по математическим правилам. До 0,5 учитывается меньшее число, от 0,5 и выше — большее.

Стоит отметить: в случае, если работник совмещает две должности и работа с вредными условиями является не основной, то он также вправе получить дополнительный отпуск «за вредность». Но при расчете дней отдыха будут учтены только часы, проработанные во вредных условиях и только в те дни, когда сотрудник отработал не менее, чем половину рабочей смены.

Формула расчета дополнительного отпуска за вредные условия труда:

Кол-во дней отпуска = Срок отпуска за вредность на год : 12 мес. х Стаж за вредность (в мес.)

Отпуск за вредность и ежегодный отпуск предоставляются одновременно.

Пример
С г. подсобному рабочему С. предоставлен отпуск за период с г. по г. С г. он переведен в цех с вредным условиями и с дополнительным отпуском в 12 рабочих дней. Рабочий находился на больничном в период с по . Рассмотрим, как рассчитать дополнительный отпуск за вредность за указанный период.

Суммарное число рабочих дней в 2016 и 2019 годах одинаково — 247 дней.

Рассчитаем месячный вредный стаж за рабочий период.

Стаж за вредность (в месяцах) = 42:(247/12) + 25:(247/12) = 3,26

В результате округления получаем 3 месяца вредного труда за отработанный период.

Кол-во дней отпуска = 12 : 12 * 3 = 3 дня.

Дни отдыха необходимо округлять в большую сторону. Таким образом, к ежегодному отпуску нужно добавить 3 рабочих дня.

Следует отметить, что ежегодный отпуск исчисляется в календарных днях, а отпуск за вредность по Списку указан в рабочих. Вначале отсчитывают календарные дни ежегодного отпуска, а затем рабочие дни дополнительного. Дни доп отпуска определяют по 6-дневной рабочей неделе.

Допустим, в представленном выше примере рабочему полагается 28 дней ежегодного отпуска. Он закончится 9 марта 2019 г. Дополнительный отпуск продлится по г. (10, 11, 13 числа). Нужно принять во внимание, что стаж для следующего отпуска за вредность начнется с года, а не с как для основного отдыха, так как доп отпуск авансом не предоставляется. Кадровые работники должны учитывать раздельно стаж по основному и дополнительному отпускам.

В данном видео узнаете, как рассчитать дополнительный отпуск при работе с вредными (опасными) условиями труда

Порядок предоставления дополнительного отпуска

Пункт 8 Инструкции обязывает работодателя давать отпуск за вредность вместе с ежегодным отпуском. Так как последний может быть разделен на части, «вредные» выходные можно присоединить к любой из них. Как можно разделить отпуск по трудовому кодексу, узнайте из статьи

Сотрудник может уйти в основной отпуск авансом. Пункт 9 Инструкции предоставлял такое право и в отношении дополнительных дней. Но в настоящее время данное положение противоречит ст. 121 ТК РФ, обязывающей предоставлять выходные за вредность только за фактически отработанные дни. Длительность дополнительного отдыха рассчитывается только из расчета реального времени работы в неблагоприятных условиях.

Часть доп отпуска за вредные условия труда может быть заменена денежными выплатами. ТК РФ разрешает оплатить только превышение минимума дополнительных дней. 7 дней отдыха работнику должны быть предоставлены в любом случае. Замена отпуска выплатой может проводиться только с согласия работника (ст. 117 ТК РФ).

Если работник, который трудится во вредных условиях, собирается уйти в отпуск вне установленного графика или он пришел на работу уже после утверждения графика отпусков на текущий год, то ему необходимо написать руководителю заявление с просьбой предоставить дополнительный отпуск на определенное количество дней.

Учет дополнительных выходных производится в общем порядке. Отдых за вредность присоединятся к основному отпуску в графике отпусков по ТК РФ и учитывается суммарно. В табеле рабочего времени отпуск отмечается в принятом на предприятии виде.

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

Продолжительность отпуска за ненормируемый рабочий день определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). При этом минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем, составляет 3 календарных дня (ст. 119 ТК РФ).

Важно знать, что если работнику установлен ненормируемый рабочий день, то дополнительный отпуск по этому основанию ему положен, даже если за год он ни разу не привлекался к труду за пределами рабочего дня.

Дополнительный отпуск в связи с профзаболеванием

Если здоровью работника причинен вред вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, то работодатель обязан предоставить работнику, которому необходимо лечение по вышеуказанным причинам, дополнительный оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения.

Данный отпуск предоставляется на весь период лечения, а также на время проезда к месту лечения и обратно (пп. 10 п. 2 ст. 17 Федерального закона от N 125-ФЗ).

Объединенный отпуск: пример расчета общей продолжительности

Например, работник написал заявление на предоставление ему с  г.:

• основного отпуска – 21 календарный день;
• дополнительного отпуска – 12 рабочих дней.

Следовательно, последним днем основного отпуска будет  г., а последним днем дополнительного отпуска –  г. Соответственно, общая продолжительность отпуска «вредника» составит 34 календарных дня.

Дополнительные отпуска и порядок их предоставления

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются (ст. 116 ТК РФ):

• работникам с ненормируемым рабочим днем;
• работникам, занятым на работах с вредными/опасными условиями труда;
• работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях;
• работникам, выполняющим работы особого характера;
• иным работникам, если условие о предоставлении им ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска прописано в том или ином федеральном законе.

Кстати, дополнительный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работникам, не имеющим право на такой отпуск в соответствии с законодательством, по усмотрению работодателя. Порядок предоставления этих дополнительных отпусков должен быть прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ЛНА). Здесь стоит отметить, что при наличии профсоюза, работодатель должен учитывать его мнение при принятии порядка и условий предоставления дополнительных отпусков.

Дополнительный отпуск работающим пенсионерам

Дополнительный отпуск пенсионеру, работающему у конкретного работодателя, предоставляется, только если право на дополнительный оплачиваемый отпуск работающим пенсионерам прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 116 ТК РФ).

Но кроме основного ежегодного оплачиваемого отпуска, работающий пенсионер по старости (т. е. достигший пенсионного возраста) имеет право на отпуск «за свой счет» продолжительностью до 14 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ). Чтобы работающему пенсионеру был предоставлен такой отпуск, он должен написать соответствующее заявление на имя работодателя. Документом, подтверждающим право на такой отпуск, является пенсионное удостоверение.

Замена допотпуска за вредные условия труда денежной компенсацией

Если продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных условиях конкретного работника превышает 7 календарных дней, то часть отпуска, превышающую эту минимальную продолжительность, можно заменить денежной компенсацией (ст. 117 ТК РФ). Например, работнику положен отпуск «за вредность» 10 календарных дней. Соответственно, 7 календарных дней он должен именно отгулять, а вот за 3 календарных дня (10 календарных дней – 7 календарных дней) вправе получить денежную компенсацию.

Отпуск за вредные условия труда заменятся на денежную компенсацию на основании отраслевых/межотраслевых соглашений и коллективного договора с письменного согласия работника. Данное согласие лучше оформить в виде соглашения к трудовому договору.

Предоставление дополнительного отпуска авансом

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск по любому из оснований, кроме отпуска за работу во вредных/опасных условиях, может быть предоставлен работнику авансом.

А дополнительный отпуск «за вредность» предоставляется пропорционально времени, отработанному во вредных/опасных условиях (ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от N 657-6-0). Т.е. сколько дней дополнительного отпуска «за вредность» работник успел «заработать» к моменту ухода в такой отпуск, трудясь во вредных/опасных условиях, ровно столько ему и положено.

Можно ли заменить компенсацией

Согласно ст. 126 ТК сотрудникам вредных и опасных производств нельзя заменить полагающийся им дополнительный отдых денежной выплатой.

Компенсация им выплачивается только за не отгулянный отпуск при увольнении. Это правило не действует, если сотрудника переводят на другую должность, т. к. это не относится к прекращению трудовых отношений с ним. При переводе сотрудник вправе отгулять положенные ему по графику отпусков дни.

Но в ст. 117 ТК сказано, что по отраслевому соглашению, Колдоговору и письменному заявлению трудящегося, часть дополнительного отдыха, превышающая 7 дней, может заменяться компенсацией. Порядок, размер и условия выплаты оговариваются в вышеуказанных документах. Подобное действие работодатель должен оформить в виде допсоглашения к трудовому договору с работником.

Дополнительный отпуск медицинским работникам

Некоторым медицинским работникам положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работы особого характера (об этом мы рассказывали выше), а некоторым – за работу во вредных условиях труда. Так, например, младший медицинский персонал, ухаживающий за ВИЧ-инфицированными, имеет право на 14 календарных дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от N 482).

Правила о дополнительных отпусках медицинским работникам в 2018 г. изменений не претерпели.

Праздничные дни во время дополнительного отпуска

Если на период ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска приходятся праздничные нерабочие дни, то эти праздники не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ). А дата выхода работника из отпуска в подобной ситуации зависит от того, как сформулировано заявление на отпуск. Подробнее об этом вы можете прочитать в отдельном материале.

Помощник в расчете отпускных

Рассчитать сумму отпускных, причитающихся работнику, уходящему в ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, вам поможет наш Калькулятор отпускных.

Напомним, что отпускные вы должны выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). При нарушении этого срока работодатель обязан выплатить работнику компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Ее размер вы можете определить, воспользовавшись Калькулятором компенсации за задержку зарплаты.

Кроме этого, работодателю, просрочившему выплату отпускных, грозит штраф за нарушение трудового законодательства (ст.  КоАП РФ).

Отражение дополнительного отпуска в Личной карточке работника

Если работник имеет право не только на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, но и на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, то в разделе VIII «Отпуск» Личной карточки работника (форма Т-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от № 1) имеет смысл эти два вида отпусков отражать отдельно друг от друга. Иначе, может возникнуть путаница, например, с количеством отгулянных работником дней того или иного отпуска.

Правовые основания

Работодатель обязан увеличить количество оплачиваемых отпускных дней сотрудникам с вредными условиями работы (ст. 116, 117 ТК РФ). Наличие нежелательных окружающих факторов определяет специальная оценка условий труда (СОУТ). Она осуществляется каждым работодателем каждые 5 лет. При наступлении определенных условий должна проводиться внеплановая СОУТ. Например, при вводе новых должностей, при несчастном случае.

По итогам СОУТ каждому месту работы присваивается с первого по четвертый класс вредности (ст. 14 закона «О СОУТ»):

• первый — оптимальные условия работы;
• второй — допустимые;
• третий — вредные;
• четвертый — опасные.

Право на отпуск за вредность сотрудник получает, когда рабочее место оценивается по классу со второго по четвертый. О полученной категории вредности работающий гражданин может узнать у своего нанимателя. Результаты специальной оценки руководители предприятия должны довести до персонала. Срок — 30 дней со дня утверждения отчета по ее проведению. При наличии официального сайта итоги СОУТ размещаются на веб-ресурсе.

Необходимые формулы

Для определения размера отдыха за вредность

Как считать продолжительность отпуска? Для расчета дней рассматриваемого вида отдыха в первую очередь необходимо определить количество полных месяцев, в которых лицо работало с вредными условиями:

КПМ = ДВР / (РДГ / 12),

• где КПМ – количество полных месяцев работы с вредными условиями;
• ДВР – количество рабочих дней в году, когда сотрудник был занят на вредных работах;
• РДГ – общее количество рабочих дней в году.

Следующим этапом является расчет количества дней, когда работник будет находиться на законном отдыхе из-за вредных условий:

ДДО = КПМ х ДОГ / 12 – ДОИ,

• где ДДО – дни дополнительного отпуска, которые подлежат оплате;
• ДОГ – дни дополнительного отдыха, которые полагаются сотруднику за полный год работы;
• ДОИ – дни отпуска за вредные условия работы, которые он уже использовал в этом году.

Следует отметить, что значение КПМ не обязательно должно быть целым числом, в отличие от значения ДДО – невозможно отправить работника сидеть дома 6,73 дня. Данный показатель, в соответствии с Письмом Минтруда № 14 – 2 / В – 1045 от 18 октября 2019 г., должен быть обязательно округлен в пользу работника.

За опасный труд

В случае, если дополнительный отпуск за вредные условия начисляется в рабочих днях, он высчитывается исходя из шестидневной рабочей недели, как указано в Письме Минтруда № 625 –ВВ от года. В данном случае и размер среднедневного пособия также следует рассчитывать, опираясь на шестидневную рабочую неделю. При таком расчете лучше всего воспользоваться производственным календарем.

Формула по расчету сумм отпуска за вредность будет выглядеть следующим образом:

О = СДП х КДО,

• где О – сумма отпуска, начисленная сотруднику;
• СДЗ – размер среднедневной заработной платы для расчета отдыха за вредность;
• КДО – количество дней отпуска, предоставленное работнику.

В этом случае будет отличаться размер среднедневного заработка в рабочих днях:

СДЗ = ЗПГ / КОД,

• где ЗПГ – заработная плата за фактически отработанные выхода за год перед началом отпуска;
• КОД – количество отработанных дней при шестидневной рабочей неделе.

При вычислении значения КОД и ЗПГ не следует учитывать дни болезни, различные материальные помощи и все, на что не начисляются страховые взносы, а также различные отвлечения от рабочего процесса (сдача крови, командировка, участие в соревнованиях). Если данные выплаты начислены в календарных днях – их необходимо перевести в рабочие при шестидневке в соответствии с производственным календарем.

Продолжительность

Как рассчитать дни и их количество? Рассмотрим на примере расчет дней отдыха. Сотрудник Винокур В.В. с г. был переведен в цех с вредными условиями труда. По данной профессии и в данном цеху ему положено 11 дней дополнительного отпуска за вредность. Однако с 22 июня по 3 июля Винокур болел. Рассчитаем, какое количество дней дополнительного отпуска ему положено на г.

Рассчитаем Винокуру В.В. количество отработанных им смен за расчетный период с января по декабрь 2017г. Они составят:

Высчитаем рабочие дни по графику за его последние 12 месяцев работы (см. таблицу выше).
Рассчитаем теперь КПМ:

• КПМ = 219 / (247/12) = 10,64;
• ДДО = 10,64 х 11 / 12 – 0 = 9,75.

Таким образом, работник Винокур В.В. на г. может рассчитывать на 10 дней дополнительного отдыха за вредные и опасные условия труда.

Денежное возмещение

Допустим, сотрудник Тихманов В.С. собирается отдохнуть. Он пишет заявление на предоставление ему основного отпуска с 1 марта по 20 марта 2019 года и дополнительного за вредность на 8 рабочих дней. На производстве 3-ей степени вредности сотрудник Тихманов работает уже 3 года и ежегодно в полном объеме использует свое право на такой тип отдыха, в год ему положено 10 календарных дней дополнительного отпуска.

За последний календарный год ему начислена заработная плата в размере 620 р., включая больничный лист с 18 по 27 января в размере 10 700,00 р., командировку с 29 ноября по 2 декабря 2016г. в размере 7 700,00 и материальную помощь на лечение в размере 20 000,00 р.

Рассчитаем компенсацию т.е. сумму, которую ему обязано заплатить предприятие за дополнительный отпуск:

1. Для расчета берем заработную плату Тихманова В.С. за последние 12 месяцев: с марта 2016г по февраль 2017г. Заработная плата для расчета отпускных составит:620 300,00 – 10 700,00 – 7 700,00 – 20 000,00 = 581 900,00 р.
2. Рассчитаем рабочее время по графику за расчетный период при шестидневке. Исходя из производственного календаря на 2016 год, получается, что с 1 марта по 31 декабря 2019 года было по графику 257 рабочих дней при шестидневке, учитывая праздничные дни.
3. Выясним отработанное время налогоплательщика за тот же период. Если были затронуты несколько годов – значения суммируются. Поскольку Тихманов в 2019 году находился в командировке, вычитаем 4 дня и, получается по факту при шестидневке, отработано 253 дня.В 2019 году по графику при шестидневной рабочей неделе с января по февраль 2019 года приходится – 42 дня. Т.к. работник был на больничном – эти дни снимаем. Сотрудник по шестидневке болел 9 дней. Отработанные им дни в 2017г составляют Общее количество отработанных дней Тихмановым, переведенных на шестидневный рабочий режим составит: 253 + 33 = 286.
4. Далее рассчитаем средний заработок для сумм отдыха. Размер среднедневного пособия составит: 581 900,00 р. / 286 = 2 034,62 р.
5. Вычисляем сумму, которую сотрудник получит за время восстановления своего здоровья: дополнительный отпуск за вредные условия труда будет предоставлен Тихманову с 21 по 29 марта на 8 рабочих дней в размере: 2 034,62 х 8 = 16 276,96р.