Кадровое делопроизводство на предприятии включает в себя множество аспектов, знание которых является основополагающим для каждого кадровика. Кадровый учет в ООО с нуля — необходимые документы, виды кадровых документов. Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля и штрафы за неведение кадрового учёта.
Содержание
- Необходимая литература
- Рекомендации по порядку
- Кадровое делопроизводство что это, решаемые им задачи
- Должностные функции кадрового работника
- Необходимые кадровые документы для ООО
- Дополнительные моменты
- шаг Организуйте кадровое делопроизводство Есть три способа
- Унифицированные формы по учету кадров
- Ошибки, допускаемые в отделе кадров
- Обязанности специалиста по кадрам
- Восстановление порядка в кадровом учете
- шаг Проверьте, как оформлен на работу руководитель
- шаг Определите необходимое количество локальных нормативных актов
- Что подразумевает кадровый учёт
- Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
- Регламентация кадрового делопроизводства
- Организация учета кадров: как вести, с чего начать?
- Способы организации кадрового делопроизводства
- Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?
- Как ведётся учёт
- Главные детали в контроле на бумаге
- Вопросы и ответы
Необходимая литература
Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:
- журнал под названием «Кадровик-практик», изучение которого будет не только полезным, но и интересным тем людям, которые много времени на работе посвящают именно этой отрасли;
- книга «Заработная плата. Практическое руководство бухгалтера» написанная Г.Ю. Касьяновой станет удачным пособием для новичков, которые еще не успели набраться опыта на пути к профессиональному росту;
- «Типовые ошибки кадрового делопроизводства» (автор Касьянов М.Ю.) расскажет об ошибках в работе с персоналом и будет полезна не только опытным работникам этой сферы, но и начинающим сотрудникам, а также руководителям организаций;
- «Сложные вопросы расчетов по оплате труда» автора Гейц И.В. будет полезной для тех, кто интересуется различными видами расчетов в этой сфере, начислением отпускных или других видов выплат, и особенно для тех, кто любит наглядные примеры и решения сложных производственных задач;
- журнал «Кадровое дело» рекомендуется для прочтения опытным пользователям программ и работающим в этой сфере людям без значительного опыта и практических навыков;
- в электронном журнале «Все для кадровика» освещаются наиболее задаваемые вопросы со стороны сотрудников отдела персонала и появляются все нововведения в области это сферы.
Рекомендации по порядку
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
- распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
- кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
- карточки Т-2;
- трудовые;
- соглашения;
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
- штатное расписание;
- положение по ОТ;
- журнал регистрации командировок;
- правила внутреннего распорядка;
- прочие.
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Кадровое делопроизводство что это, решаемые им задачи
Прежде чем организовывать с нуля кадровый учет на хозяйствующем субъекте, стоит разобраться в содержании данного понятия. Так, кадровое делопроизводство – это фиксирование и документирование всех аспектов трудовых отношений, в частности, организации трудовой деятельности, субординации между подчиненными и руководством, наличия и движения штата.
В частности, фиксируются следующие моменты:
- трудоустройство работников;
- их карьерный рост внутри организации;
- расторжение с ними трудовых договоров;
- иное.
Грамотно организованное делопроизводство кадров (по-другому, кадровый учет) позволяет одновременно решить множество различных задач. Хотя они и отличаются в зависимости от специфики деятельности компании, основные, актуальные для всех организаций, заключаются в следующем:
- учет и контроль рабочего времени, а также времени, отведенного сотрудникам на отпуск;
- персонифицированный учет штатных единиц;
- учет сформированных трудовых договоров, административных распоряжений и приказов;
- грамотное ведение личных дел, личных карточек (ф. Т-2), трудовых книжек, больничных листов, дополнительной документации (справок о трудоустройстве; заверенных дубликатов трудовых книжек) в разрезе соответствующих законодательных норм;
- найм работников с учетом их личных качеств, анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами;
- сбор и хранение документации, актуальной при выходе подчиненных на пенсию;
- ведение воинского учета.
Должностные функции кадрового работника
На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:
- Обязанности кадровика Учет кадров компании с оформлением первичной документации (личное дело и листок, приложение к личному листку). Ведение личного дела.
- Устройство на работу, перевод, а также увольнение работников предприятия согласно Трудовому законодательству, положениям, распоряжениям и приказам работодателя.
- Подготовка нужных материалов для различных комиссий и т. п.
- Работа с трудовыми книжками. Внесение в них записей, ведение учета и организация хранения.
- Вычисление трудового стажа.
- Оформление командировок.
- Разработка штатного расписания.
- Составление и выдача справок о рабочей деятельности сотрудников в настоящее и прошлое время.
- Учет отпусков любого характера. Составление и контроль соблюдения графика предоставляемых очередных отпусков.
- Заполнение и регистрация больничных листов.
- Составление должностных правил и инструкций.
- Разработка нормативов по охране труда.
- Ведение воинского учета.
- Выдача и составление официальных бумаг, нужных для оформления пенсий, компенсаций и льгот.
- Изучение факторов, влияющих на текучесть кадров. Участие в разработке и забота об исполнении мер, устраняющих эту проблему.
- Оценка основных возможных рисков (контроль соблюдения трудовых прав).
- Подготовка документации к сдаче в архив.
- Контроль соблюдения обязательных правил поведения, определенных ТК РФ и различными нормативными актами.
- Составление и предоставление необходимой отчетности.
Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.
Необходимые кадровые документы для ООО
Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно!
Содержание:
- Группы кадровых документов
- Виды
- Унифицированные формы по учету кадров
- Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
- Штрафы за неведение кадрового учёта
Что должно быть:
- Протоколы о том, что Общество было создано.
- Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
- Заключения от органов по контролю.
- Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
- Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
- Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
- Положения о созданных филиалах организации.
- Список аффилированных лиц.
- Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
- Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.
Группы кадровых документов
Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:
- Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
- Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).
Дополнительные моменты
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Штатное расписание и отпуска
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
Скачать пример формы Т-3 в excel
В нем содержатся следующие данные:
- список структурных подразделений и должностей;
- количество единиц штата по каждой должности;
- оклады, надбавки по должностям;
- фонд зарплаты организации.
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
Образец Т7
График включает следующие реквизиты:
- название подразделения;
- наименование должности;
- ФИО и табельный номер труженика;
- число дней отпуска;
- даты ухода в отпуск по плану и факту;
- основание переноса отпуска, предположительная дата.
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Оформление сотрудников
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
- оформление и регистрация приказа в книге учета;
- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы
шаг Организуйте кадровое делопроизводство Есть три способа
Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:
Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».
В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:
- структурное подразделение, например, отдел кадрового учета во главе с руководителем;
- единственный специалист по кадровому делопроизводству;
- внутреннее совмещение — чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.
Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).
Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:
- Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
- Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
- Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.
После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.
Унифицированные формы по учету кадров
Основные унифицированные формы по учёту кадров:
- T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
- T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
- T-3 «Штатное расписание».
- T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
- T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
- T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
- T-7 «График отпусков».
- T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
- T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
- T-10 «Командировочное удостоверение».
- T-11 «Указ о поощрении работника».
- T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
- T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
- T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
- T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
- T-11а «Указ о поощрении рабочих».
- T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
- T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
- T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».
Ошибки, допускаемые в отделе кадров
В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:
- При оформлении и увольнении работника.
- Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
- При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
- Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.
Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по испытательному сроку или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.
Обязанности специалиста по кадрам
У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:
- Оформление документов, касающихся отпуска, больничного и иных справок.
- Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
- Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
- Проведение и подготовка кадровых приказов.
- Расчет и последующее начисление заработной платы.
Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте здесь бесплатно.
Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи, такие как:
- отслеживание рынка по заработной плате;
- отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
- составление списка открытых вакансий в организации;
- разработка положений об увольнении и приеме на работу сотрудников компании.
Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.
Восстановление порядка в кадровом учете
Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции:
- Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
- Пересмотр документов и проверка.
- Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
- Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
- Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
- Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
- Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
- Проверка трудовых книжек.
- Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
- Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.
В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.
Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.
Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.
шаг Проверьте, как оформлен на работу руководитель
Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. КоАП РФ.
Руководитель обладает двойным правовым статусом:
- является единоличным исполнительным органом юридического лица;
- выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.
На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.
Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.
Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.
шаг Определите необходимое количество локальных нормативных актов
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
- Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
- Есть перечень локальных нормативных актов, который является обязательным для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от № 152-ФЗ). Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например, в виде Положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре. Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.
- Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
- Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под роспись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Что подразумевает кадровый учёт
- Синонимы к кадровому учёту – это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
- Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
- К кадровому учёту относится:
- создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
- фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
- оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
- ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
- ведение табеля по учетному времени.
Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
- Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
- Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
- Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
- Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
- График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
- Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
- Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
- Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
- Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
- Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
- Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
- Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
- Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.
Регламентация кадрового делопроизводства
Регламентация делопроизводства отличается в зависимости от сферы деятельности субъекта.
Основополагающими нормативно-правовыми документами, регламентирующими данный процесс, являются:
- Закон РФ № 1032-1 от г.;
- Общероссийский классификатор управления документами ОК 011-93 (Постановление № 299 Госстандарта РФ от г.);
- ФЗ № 129 от г.;
- Трудовой кодекс (ФЗ № 197 от г.);
- ФЗ № 62 от г.;
- Постановление Правительства № 255 от г.;
- Постановление Минтруда России № 69 от г.;
- Приказ о трудовых книжках № 117н от г.;
- Постановление Госкомстата № 1 от г. (с определенными ограничениями);
- ФЗ № 98 от г.;
- ФЗ № 125 от г.;
- ФЗ № 53 от ;
- ФЗ № 149 от г.;
- ФЗ № 152 от г.;
- Приказ Минэкономразвития РФ № 141от г.;
- ФЗ № 63 от г.;
- ГОСТ Р (Приказ Росстандарта № 2004-ст от г.).
Помимо них, имеются специализированные нормативные акты, регламентирующие учетные процедуры. Их действие распространяется на субъекты, действующие в специфических сферах (к примеру, муниципальные организации). К таковым относятся:
- Постановление Правительства РФ № 477 от г.;
- инструкции Генштаба вооруженных сил.
Организация учета кадров: как вести, с чего начать?
Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.
Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.
Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от ).
Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.
Способы организации кадрового делопроизводства
На практике, в зависимости от размера штата компании, масштабов ее деятельности и финансовых возможностей, различают такие способы организации учета кадров:
- лично администрацией субъекта (для этого ей издается соответствующий приказ, закрепляющий за ней данные обязательства);
- по мере трудоустройства штатных единиц (актуально для только что созданных небольших компаний) – ответственным лицом (сотрудником кадрового отдела, реже – работником финансового);
В этом случае также издается распоряжение руководителя, подтверждающее полномочия. Кроме того, они прописываются в должностной инструкции работника.
- целым самостоятельным структурным подразделением – отделом кадров, во главе с начальником;
Способ считается не только наиболее удобным, но и наиболее затратным, поэтому к нему прибегают крупные хозяйствующие субъекты с большим коллективом.
- сторонней организацией, предлагающей подобные услуги.
Во втором случае возможно поручение работнику ведения делопроизводства не в качестве основной, а в качестве дополнительной работы. При этом важно помнить следующие нюансы:
- прежде всего, следует получить от подчиненного его письменное согласие на выполнение дополнительных работ, поскольку сразу вменить их посредством издания соответствующего приказа трудовое законодательство запрещает (принуждение к труду считается серьезным правонарушением);
- на выполнение дополнительных обязанностей, наряду с определенным трудовым договором функционалом, должно отводиться четко определенное время;
- дополнительные функции должны оплачиваться (ст. 151 ТК РФ);
- если дополнительная работа отличается от функционала, предусмотренного должностью подчиненного, ее поручение оформляется как совмещение профессий (должностей);
- подчиненный вправе досрочно завершить выполнение дополнительной работы, а работодатель – аннулировать приказ о ее выполнении, оформив соответствующее решение письменно и ознакомив с ней вторую сторону не позднее 3 рабочих дней.
Исходя из вышеуказанного, вменение работодателем дополнительной работы должно сопровождаться оформлением сотрудником письменного соглашения, в котором прописывается:
- Срок ее выполнения (ст. 60.2 ТК). Для этого используется следующая формулировка: «С __ ______ 2019 г. вплоть до закрытия вакантной должности».
Причина закрытия должности может быть любая, к примеру, удаление ее из штатного расписания или делегирование функционала другому работнику по трудовому договору.
- Ее суть и объем. Так, следует указать, что поручается сотруднику – только оформление и хранение приказов, или еще и ведение трудовых, а также разработка проектов локальных документов. Также это следует отразить в допсоглашении.
- Трудовое вознаграждение (в рублях).
Определившись с вариантом ведения кадрового учета и ответственным за это лицом, следует приступать к его организации с нуля.
Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?
Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:
Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу
Отдел кадров в организации
А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.
Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.
Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.
Передать ведение в руки специалиста, которого посоветовали
Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.
Недостатки: все-таки необязательно рекомендации себя оправдают. А также руководителей иногда смущает тот факт, что подобный специалист не несет ответственности за свои ошибки и, вообще, в целом ни за что не отвечает.
Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю
Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.
Недочеты: главная проблема при выборе такого способа — это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.
Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации
Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.
Читайте также! Новая форма справки 2-НДФЛ 2019: бланк и образец заполнения
Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.
Как ведётся учёт
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Дебиторская задолженность в балансе отображается на нескольких счетах.
Примеры расчетов коэффициента фондоотдачи и фондоемкости смотрите здесь.
Для этого необходимо сделать следующее:
- разработать внутреннюю нормативную базу;
- подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
- произвести штатную расстановку;
- подготовить трудовые соглашения;
- разработать формы по личному составу;
- оформить карточки Т-2;
- утвердить бланки заявлений для сотрудников;
- подготовить внутренние приказы.
Образец формы Т2
Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Главные детали в контроле на бумаге
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
С какой целью осуществляется
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
- оформление приема на работу;
- внутреннее перемещение работников;
- увольнение;
- регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
- организация трудового процесса;
- иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Система кадрового делопроизводства
Законодательная база
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
- Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от );
- унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от );
- Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от );
- Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от );
- Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от );
- Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от ;
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от ;
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от ;
- Закон об архивном деле № 125-ФЗ от ;
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от ;
- Приказ о трудовых книжках № 117н от ;
- Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от ;
- Постановление о трудовых книжках № 225 от ;
- инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
Обязательные документы
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
Состав кадровой документации предприятия
Нормативные акты
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.
Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
- сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
- данные паспорта сотрудника;
- должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
- перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
- сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
- рабочий график, оплата переработки;
- причины для прекращения действия договора и иные условия;
- подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Источники
Использованные источники информации.
- https://bizakon.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html
- http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/
- https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-poshagovye-instruktsii.html
- https://vesbiz.ru/dokumenty/kadrovyj-uchet.html
- https://consultwork.ru/upravlenie-personalom/uchet/v-ooo-s-nulya.html
- https://school.kontur.ru/publications/1636