Электронные трудовые книжки с 2020 года - БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Для чего нужна

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Законодательное регулирование

Каждый специалист, которому поручено вести трудовые книжки в организации, обязан знать нормы законов, которыми следует руководствоваться неукоснительно:

Статья 66 Трудового кодекса, являющаяся основанием для разработки документа – настольной книги кадровика или иного уполномоченного на ведение трудовых книжек работника.
Правила ведения и хранения, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Дополнительно к вышеперечисленным документам следует знать Инструкцию, указывающую как заполнять трудовые книжки. Она утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Так же читайте – “Как правильно заполнять трудовую книжку при приеме на работу”.

Заполнение трудовой книжки

В страховой стаж включаются, в том числе, периоды работы или иной деятельности на территории РФ лиц, застрахованных в соответствии с законодательством об обязательном пенсионном страховании. Основание – пункт 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555). При этом в соответствии с пунктом 6 этих Правил основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, как раз и считается трудовая книжка. Если записи о работе внесены в трудовую книжку, это исключает споры работника с органами ПФР по поводу подсчета стажа (апелляционное определение Вологодского областного суда от 3 апреля 2013 г. № 33-1490/2013).

Бывает, что сотрудник был допущен к работе, выполнял свои обязанности, однако сведения об этом в трудовую книжку не занесены. Но если суд установит факт трудовых отношений, то этот период деятельности также будет засчитан в стаж работника ( апелляционное определение Курского областного суда от 26 марта 2013 г. № 33-451/2013).

Помните и о заполнении в трудовой книжке раздела «Сведения о награждении». Так, гражданин обратился в собес с требованием присвоить ему звание «Ветеран труда», ссылаясь на то, что он имеет почетную грамоту «Победитель социалистического соревнования 1983–1984 годов», однако в звании ему было отказано. Верховный суд Республики Мордовия в апелляционном определении от 12 марта 2013 г. № 33-483/2013 установил: запись о награждении в трудовую книжку не вносилась, что и послужило одним из оснований для признания отказа обоснованным.

Как правильно заполнить трудовую книжку: общие требования

Правила хранения трудовых книжек и их ведения, а также инструкция по трудовым книжкам 2017 года закрепляют некоторые общие правила по их корректному заполнению.

Так, компания-работодатель при отражении в трудовой книжке фактов из профессиональной жизни сотрудника должна использовать перьевую или гелевую ручку черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по ведению трудовых книжек№ 69).

Не менее важным правилом ведения трудовых книжекявляется сквозная нумерация (п. 11 Правил № 225). Это значит, что все факты, отражаемые в такой книжке, должны иметь собственный порядковый номер в соответствии с хронологией событий трудовой биографии сотрудника.

Касаемо языковых требований в правилах к заполнению трудовых книжек следует заметить, что по общему правилу все они должны содержать информацию на русском языке. Однако если на территории, где действует фирма-работодатель, принят еще один, кроме русского, язык (к примеру, в республиках), то в трудовой книжке после записи на русском языке можно продублировать информацию уже на языке такой территории (п. 6 Правил № 225).

Кроме того, работодателю следует помнить, что все формулировки должны быть прописаны полностью, т. е. без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции № 69).

Как и где должны храниться

Правила ведения и хранения трудовых книжекустановлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Что вносится в трудовую книжку кроме сведений о работе

В трудовой книжке отражают не только сведения о приеме на работу и карьерном продвижении работника, но и:

о награждении госнаградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;
о награждении почетными грамотами, присвоении званий, награждении нагрудными знаками, дипломами;

о других видах поощрения, предусмотренных локальными, региональными и федеральными нормативными актами, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине;
о времени военной службы, службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, налоговой полиции, таможни, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
о времени обучения в целью повышения квалификации или переквалификации.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки вносить не нужно.

ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 N 51, от 01.03.2008 N 132, от 19.05.2008 N 373, от 25.03.2013 N 257)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

II. Ведение трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. (в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом “О воинской обязанности и военной службе”, а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах; (в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями; (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем – физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил). (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью “Выдан вкладыш” и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся: (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. (в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Кратко о форме ТРКН

Форма ТРКН утверждена Постановлением.

Бланк состоит из:

титульника, в который вносятся данные о ФИО, дне рождения, уровне образования трудящегося, его профессии, квалификации и специальности;
“Сведений о работе” (далее – Раздел 1 ТРКН), где содержится информация о дне приема к каждому нанимателю, дне увольнения, перевода, поправках, занесенных в квалификационные справочники и др.;
“Сведений о награждении” (далее – Раздел 2 ТРКН), в который заносятся данные о полученных трудящимся в период ведения деятельности наградах (со ссылкой на распорядительный акт нанимателя).

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом13 Правил ведения и хранения трудовых книжек,изготовления бланков трудовой книжки иобеспечения ими работодателей (далее – Правилаведения трудовых книжек), утвержденныхПостановлением Правительства РоссийскойФедерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовыхкнижках”, устанавливает порядок заполнениятрудовых книжек, вкладышей в них дубликатовтрудовых книжек (далее – трудовые книжки).

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделахтрудовых книжек производятся арабскими цифрами(число и месяц – двузначными, год -четырехзначными). Например, если работник принятна работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжкеделается запись: “05.09.2003”.

Записи производятся аккуратно, перьевой илигелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числешариковой), световодостойкими чернилами (пастой,гелем) черного, синего или фиолетового цвета ибез каких-либо сокращений. Например, недопускается писать “пр.” вместо”приказ”, “расп.” вместо”распоряжение”, “пер.” вместо”переведен” и т.п.

1.2. В разделах “Сведения оработе” и “Сведения о награждении”трудовой книжки зачеркивание ранее внесенныхнеточных, неправильных или иных признанныхнедействительными записей не допускается.

Например, при необходимости измененияконкретной записи о приеме на работу в разделе”Сведения о работе” после соответствующейпоследней в данном разделе записи указываетсяпоследующий порядковый номер, дата внесениязаписи, в графе 3 делается запись: “Запись заномером таким-то недействительна”. После этогопроизводится правильная запись: “Принят потакой-то профессии (должности)” и в графе 4повторяется дата и номер приказа (распоряжения)или иного решения работодателя, запись изкоторого неправильно внесена в трудовую книжку,либо указывается дата и номер приказа(распоряжения) или иного решения работодателя, наосновании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительнойзапись об увольнении, переводе на другуюпостоянную работу в случае признаниянезаконности увольнения или перевода самимработодателем, контрольно-надзорным органом,органом по рассмотрению трудовых споров илисудом и восстановления на прежней работе илиизменения формулировки причины увольнения.Например: “Запись за номером таким-тонедействительна, восстановлен на прежнейработе”. При изменении формулировки причиныувольнения делается запись: “Запись за номеромтаким-то недействительна, уволен (указываетсяновая формулировка)”. В графе 4 делается ссылкана приказ (распоряжение) или иное решениеработодателя о восстановлении на работе илиизменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи обувольнении или переводе на другую постояннуюработу, впоследствии признаннойнедействительной, по письменному заявлениюработника выдается дубликат трудовой книжки безвнесения в него записи, признаннойнедействительной. При этом в правом верхнем углупервой страницы дубликата трудовой книжкиделается надпись: “Дубликат”. На первойстранице (титульном листе) прежней трудовойкнижки пишется: “Взамен выдан дубликат” суказанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правиламиведения трудовых книжек сведения о работнике,указываемые на первой странице (титульном листе)трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью,без сокращения или замены имени и отчестваинициалами, дата рождения записываетсяполностью (число, месяц, год) на основаниипаспорта или иного документа, удостоверяющеголичность (например, военного билета,заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднемобщем, начальном профессиональном, среднемпрофессиональном, высшем профессиональном ипослевузовском профессиональном образовании)осуществляется только на основании надлежащезаверенных документов (аттестата, удостоверения,диплома и т.п.);

запись о незаконченном образованиисоответствующего уровня может быть произведенана основании представленных надлежащезаверенных документов (студенческого билета,зачетной книжки, справки образовательногоучреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются наосновании документов об образовании,квалификации или наличии специальных знаний (припоступлении на работу, требующую специальныхзнаний или специальной подготовки) или другихнадлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнениятрудовой книжки работник своей подписью напервой странице (титульном листе) трудовойкнижки заверяет правильность внесенныхсведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовойкнижки подписывает также лицо, ответственное завыдачу трудовых книжек, после чего ставитсяпечать организации (печать кадровой службы), вкоторой впервые заполнялась трудовая книжка.

2.3. Изменения записей в трудовыхкнижках о фамилии, имени, отчестве и датерождения производятся на основании паспорта,свидетельства о рождении, о браке, о расторжениибрака, об изменении фамилии, имени, отчества идругих документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первойстранице (титульном листе) трудовой книжки. Однойчертой зачеркивается прежняя фамилия или имя,отчество, дата рождения и записываются новыеданные. Ссылки на соответствующие документыделаются на внутренней стороне обложки трудовойкнижки и заверяются подписью работодателя илиспециально уполномоченного им лица и печатьюорганизации (или печатью кадровой службы).

2.4. Изменение (дополнение) на первойстранице (титульном листе) трудовой книжкизаписей о полученных новых образовании,профессии, специальности осуществляются путемдополнения имеющихся записей (если они ужеимеются) или заполнения соответствующих строкбез зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела “Сведения оработе” трудовой книжки в виде заголовкауказывается полное наименование организации, атакже сокращенное наименование организации (приего наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставитсяпорядковый номер вносимой записи, в графе 2указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии илиназначении в структурное подразделениеорганизации с указанием его конкретногонаименования (если условие о работе в конкретномструктурном подразделении включено в трудовойдоговор в качестве существенного), наименованиядолжности (работы), специальности, профессии суказанием квалификации, а в графу 4 заносятсядата и номер приказа (распоряжения) или иногорешения работодателя, согласно которомуработник принят на работу. Записи о наименованиидолжности (работы), специальности, профессии суказанием квалификации производятся, какправило, в соответствии со штатным расписаниеморганизации. В случае, если в соответствии сфедеральными законами с выполнением работ поопределенным должностям, специальностям илипрофессиям связано предоставление льгот либоналичие ограничений, то наименование этихдолжностей, специальностей или профессий иквалификационные требования к ним должнысоответствовать наименованиям и требованиям,предусмотренным соответствующимиквалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные вустановленном порядке в квалификационныесправочники, штатное расписание организации,доводятся до сведения работников, после чего в ихтрудовые книжки на основании приказа(распоряжения) или иного решения работодателявносятся соответствующие изменения идополнения.

Если работнику в период работы присваиваетсяновый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом вустановленном порядке производитсясоответствующая запись.

Установление работнику второй и последующейпрофессии, специальности или иной квалификацииотмечается в трудовой книжке с указаниемразрядов, классов или иных категорий этихпрофессий, специальностей или уровнейквалификации. Например, слесарю-ремонтнику былаустановлена вторая профессия”Электрогазосварщик” с присвоением 3разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1раздела “Сведения о работе” ставитсяпорядковый номер записи, в графе 2 указываетсядата установления второй профессии, в графе 3делается запись: “Установлена втораяпрофессия “Электрогазосварщик” сприсвоением 3 разряда”, в графе 4 указываетсясоответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжкусведений о работе по совместительствупроизводится по месту основной работы наосновании документа, подтверждающего работу посовместительству. В графе 1 раздела “Сведения оработе” трудовой книжки ставится порядковыйномер записи, в графе 2 указывается дата приема наработу в качестве совместителя, в графе 3делается запись о принятии или назначении вкачестве совместителя в структурноеподразделение организации с указанием егоконкретного наименования (если условие о работев конкретном структурном подразделении включенов трудовой договор в качестве существенного),наименования должности, специальности,профессии с указанием квалификации, в графе 4указывается наименование документа, наосновании которого внесена запись со ссылкой наего дату и номер. В таком же порядке производитсязапись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работниканаименование организации изменяется, то об этомотдельной строкой в графе 3 раздела “Сведения оработе” трудовой книжки делается запись:”Организация такая-то с такого-то числапереименована в такую-то”, а в графе 4проставляется основание переименования – приказ(распоряжение) или иное решение работодателя, егодата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывшихнаказание в виде исправительных работ, запись оневключении времени работы в период отбытиянаказания в непрерывный трудовой стаж вноситсяследующим образом. В разделе “Сведения оработе” трудовой книжки в графе 1 ставитсяпорядковый номер записи, в графе 2 – дата внесениязаписи; в графе 3 делается запись: “Время работыс такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату(число, месяц, год) не засчитывается в непрерывныйтрудовой стаж”. В графе 4 указывается основаниедля внесения записи в трудовую книжку – приказ(распоряжение) или иное решение работодателя(изданный в соответствии с приговором(определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении вустановленном порядке непрерывного трудовогостажа в трудовую книжку работника по последнемуместу работы в графу 3 раздела “Сведения оработе” вносится запись: “Непрерывныйтрудовой стаж восстановлен с такого-то числа,месяца, года”, в графе 4 делается ссылка насоответствующее наименование документа, наосновании которого внесена запись со ссылкой наего дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награжденииследующий: в графе 3 раздела “Сведения онаграждении” трудовой книжки в виде заголовкауказывается полное наименование организации, атакже сокращенное наименование организации (приего наличии); ниже в графе 1 ставится порядковыйномер записи (нумерация, нарастающая в течениевсего периода трудовой деятельности работника);в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3записывается, кем награжден работник, за какиедостижения и какой наградой; в графе 4указывается наименование документа, наосновании которого внесена запись со ссылкой наего дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении(прекращении трудового договора)

5.1. Запись об увольнении (прекращениитрудового договора) в трудовой книжке работникапроизводится в следующем порядке: в графе 1ставится порядковый номер записи; в графе 2указывается дата увольнения (прекращениятрудового договора); в графе 3 делается запись опричине увольнения (прекращения трудовогодоговора); в графе 4 указывается наименованиедокумента, на основании которого внесена запись,- приказ (распоряжение) или иное решениеработодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудовогодоговора) считается последний день работы, еслииное не установлено федеральным законом,трудовым договором или соглашением междуработодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора сработником в связи с сокращением штатаработников 10 октября 2003 г. определено последнимднем его работы. В трудовой книжке работникадолжна быть произведена следующая запись: вграфе 1 раздела “Сведения о работе” ставитсяпорядковый номер записи, в графе 2 указываетсядата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись:”Уволен по сокращению штата работниковорганизации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодексаРоссийской Федерации”, в графе 4 указываетсядата и номер приказа (распоряжения) или иногорешения работодателя об увольнении.

5.2. При прекращении трудовогодоговора по основаниям, предусмотренным статьей77 Трудового кодекса Российской Федерации (заисключением случаев расторжения трудовогодоговора по инициативе работодателя и пообстоятельствам, не зависящим от воли сторон(пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжкувносится запись об увольнении (прекращениитрудового договора) со ссылкой насоответствующий пункт указанной статьи.

Например: “Уволен по соглашению сторон, пункт1 статьи 77 Трудового кодекса РоссийскойФедерации” или “Уволен по собственномужеланию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодексаРоссийской Федерации”.

5.3. При расторжении трудовогодоговора по инициативе работодателя в трудовуюкнижку вносится запись об увольнении(прекращении трудового договора) со ссылкой насоответствующий пункт статьи 81 Трудовогокодекса Российской Федерации либо иныеоснования расторжения трудового договора поинициативе работодателя, предусмотренныезаконодательством.

Например: “Уволен в связи с ликвидациейорганизации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодексаРоссийской Федерации” или “Уволен в связи спрекращением допуска к государственной тайне,пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса РоссийскойФедерации”.

5.4. При прекращении трудовогодоговора по обстоятельствам, не зависящим отволи сторон, в трудовую книжку вносится запись обоснованиях прекращения трудового договора соссылкой на соответствующий пункт статьи 83Трудового кодекса Российской Федерации.

Например: “Уволен в связи с неизбранием надолжность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодексаРоссийской Федерации” или “Трудовой договорпрекращен в связи со смертью работника, пункт 6статьи 83 Трудового кодекса РоссийскойФедерации”.

5.5. При прекращении трудовогодоговора по дополнительным основаниям,предусмотренным Трудовым кодексом РоссийскойФедерации или иными федеральными законами, втрудовую книжку вносятся записи об увольнении(прекращении трудового договора) со ссылкой насоответствующую статью Трудового кодексаРоссийской Федерации или иного федеральногозакона.

Например: “Уволен в связи с повторным втечение года грубым нарушением уставаобразовательного учреждения, пункт 1 статьи 336Трудового кодекса Российской Федерации” или”Уволен в связи с достижением предельноговозраста, установленного для замещениягосударственной должности государственнойслужбы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от31.07.1995 N 119-ФЗ “Об основах государственнойслужбы Российской Федерации”.

5.6. При расторжении трудовогодоговора по инициативе работника по причинам, скоторыми законодательство связываетпредоставление определенных льгот ипреимуществ, запись об увольнении (прекращениитрудового договора) вносится в трудовую книжку суказанием этих причин. Например: “Уволена пособственному желанию в связи с переводом мужа наработу в другую местность, пункт 3 статьи 77Трудового кодекса Российской Федерации” или”Уволена по собственному желанию в связи снеобходимостью осуществления ухода за ребенкомв возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудовогокодекса Российской Федерации”.

6. Особенности заполнения сведенийоб увольнении (прекращении трудового договора) иприеме (назначении) на работу в связи с переводомработника на другую постоянную работу к другомуработодателю (в другую организацию) или егопереходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращениитрудового договора) в связи с переводомработника на другую постоянную работу к другомуработодателю (в другую организацию) в графе 3раздела “Сведения о работе” трудовой книжкиуказывается, в каком порядке осуществляетсяперевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовойкнижке работника в графе 3 раздела “Сведения оработе” делается запись, предусмотренная п. 3.1настоящей Инструкции, с указанием при этом, чтоработник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращениитрудового договора) в связи с переходомработника на выборную работу (должность) кдругому работодателю (в другую организацию) втрудовой книжке делается запись: “Уволен всвязи с переходом на выборную работу (должность)в (указывается наименование организации), пункт 5статьи 77 Трудового кодекса РоссийскойФедерации”.

На новом месте работы после указания полногонаименования выборного органа, а такжесокращенного наименования выборного органа (приего наличии) в графе 3 раздела “Сведения оработе” трудовой книжки делается запись о том,на какую работу (должность) избран работник, а вграфе 4 указывается решение выборного органа,дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликататрудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжкизаполняется в соответствии с разделами 1 – 6настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления вданную организацию (к данному работодателю) ужеработал, то при заполнении дубликата трудовойкнижки в разделе “Сведения о работе” в графе3, прежде всего, вносится запись об общем и/илинепрерывном трудовом стаже работы в качествеработника до поступления в данную организацию (кданному работодателю), подтвержденномсоответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, тоесть указывается общее количество лет, месяцев,дней работы без уточнения, у какого работодателя,в какие периоды времени и на каких должностяхработал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовойстаж работы, подтвержденный надлежащеоформленными документами, записывается поотдельным периодам работы в следующем порядке: вграфе 2 указывается дата приема на работу; в графе3 записывается наименование организации(работодателя), где работал работник, а такжеструктурное подразделение и работа (должность),специальность, профессия с указаниемквалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документамиподтверждается, что работник переводился надругую постоянную работу в той же организации (утого же работодателя), то об этом также делаетсясоответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения(прекращения трудового договора), а в графе 3 -причина (основание) увольнения, если впредставленном работником документе имеютсятакие данные.

В том случае, когда документы не содержатполностью указанных выше сведений о работе впрошлом, в дубликат трудовой книжки вносятсятолько имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номердокумента, на основании которого произведенысоответствующие записи в дубликате. Оригиналыдокументов, подтверждающих стаж работы, послеснятия с них копий и надлежащего их заверенияработодателем или кадровой службой возвращаютсяих владельцу. Работодатель обязан оказатьсодействие работнику в получении документов,подтверждающих стаж его работы, предшествующийпоступлению на работу к данному работодателю.

Приложение N 2
к Постановлению Минтруда России
от 10 октября 2003 г. N 69

ФОРМА ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУБЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

+–+—————-+———–+———–+—————————–+—————————–+ ¦N ¦ Дата ¦От кого по-¦Основание ¦ Приход ¦ Расход ¦ ¦ +—–T—–T—-+лучено или ¦(наименова-+———————-T——+———————-T——+ ¦ ¦число¦месяц¦год ¦кому отпу- ¦ние доку- ¦ Количество ¦Сумма ¦ Количество ¦Сумма ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦щено ¦мента, N и +————T———+(руб.)+————T———+(руб.)¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дата) ¦трудовых ¦вкладышей¦ ¦трудовых ¦вкладышей¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжек (се- ¦(серия и ¦ ¦книжек (се- ¦(серия и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦рия и номер)¦ номер) ¦ ¦рия и номер)¦ номер) ¦ ¦ +–+—–+—–+—-+———–+———–+————+———+——+————+———+——+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ +–+—–+—–+—-+———–+———–+————+———+——+————+———+——-

Приложение N 3
к Постановлению Минтруда России
от 10 октября 2003 г. N 69

ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ИВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

+—+—————-+———+——–+———+———+——–+——–+——+——–+——–+ ¦ N ¦Дата приема на ¦Фамилия, ¦Серия и ¦Долж- ¦Наиме- ¦Дата и N¦Расписка¦Полу- ¦Дата вы-¦Расписка¦ ¦п/п¦работу, заполне-¦ имя и ¦ номер ¦ность, ¦нование ¦приказа ¦ответ- ¦чено ¦дачи на ¦работни-¦ ¦ ¦ния трудовой ¦отчество ¦трудовой¦профес- ¦места ¦(распо- ¦ственно-¦за за-¦руки ¦ка в по-¦ ¦ ¦книжки или ¦владельца¦ книжки ¦сия, спе-¦работы ¦ряжения)¦го лица,¦полне-¦трудовой¦лучении ¦ ¦ ¦вкладыша в нее ¦трудовой ¦ или ¦циаль- ¦(с указа-¦или ино-¦приняв- ¦нные ¦книжки ¦трудовой¦ ¦ +—–+—-+—–+ книжки ¦вкладыша¦ность ра-¦нием ¦го реше-¦шего или¦тру- ¦при ¦книжки ¦ ¦ ¦число¦ме- ¦ год ¦ ¦ в нее ¦ботника, ¦струк- ¦ния ра- ¦запол- ¦довые ¦увольне-¦ ¦ ¦ ¦ ¦сяц ¦ ¦ ¦ ¦который ¦турного ¦ботода- ¦нившего ¦книжки¦нии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сдал тру-¦подраз- ¦теля, на¦трудовую¦или ¦(пре- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦довую ¦деления),¦основа- ¦книжку ¦вкла- ¦краще- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжку ¦куда ¦нии ¦ ¦дыши ¦нии тру-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или на ¦принят ¦которого¦ ¦в них ¦дового ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦которого ¦работник ¦произве-¦ ¦(руб.)¦догово- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заполнена¦ ¦ден при-¦ ¦ ¦ра) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦трудовая ¦ ¦ем ра- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжка ¦ ¦ботника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или вкла-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дыш в нее¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—–+—-+—–+———+——–+———+———+——–+——–+——+——–+——–+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ +—+—–+—-+—–+———+——–+———+———+——–+——–+——+——–+——–+

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу. Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Заявление на заведение трудовой книжки, образец

Скачать

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовой договор прекращается в последний день работы работника, исключение составляют случаи, когда работник не работает, но за ним сохраняется место работы (должность). Выдача трудовой книжки работнику производится в день прекращения трудового договора. Если работник не получает заработок в результате задержки выдачи трудовой книжки, то сумму возмещает бывший работодатель. Такой факт признается случаем незаконного лишения работника права трудиться, и работодатель привлекается к материальной ответственности ( ст. 234 Трудового кодекса РФ). Днем увольнения (прекращения трудового договора) при этом считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Если работник отсутствует на работе или отказывается получать трудовую книжку, то ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки работнику снимается в случаях, если:

уведомление работнику отправлено;
последний день работы не совпадает с днем увольнения ( ст. 81 или ст. 83 Трудового кодекса РФ);
увольняется женщина, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью 2 статьи 261 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, чтобы избежать санкций, уведомление необходимо отправить ценным письмом с описью вложения. При этом нужно получить письменное согласие работника. После увольнения трудовая книжка выдается не позднее трех рабочих дней со дня письменного обращения работника (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если работник отказывается лично получить трудовую книжку в установленный срок, работодатель оформляет акт об отказе.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте. При этом родственники обращаются в учреждение с письменным заявлением о выдаче (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Все записи, которые вносятся в трудовую книжку работодателем, заверяются подписями и печатью учреждения. Подпись может поставить как руководитель учреждения, так и кадровик. Это установлено пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Исключение составляют случаи, указанные в пункте 36 данных Правил.

Чем работодателю грозит задержка выдачи трудовой книжки

Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).

Такая обязанность наступает, если заработок работник не получил из-за задержки работодателем трудовой книжки. Либо если в трудовую книжку работодатель внес неверную формулировку причины увольнения работника.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Подробнее: как заверять копии трудовой книжки

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки
и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.