Документооборот и виды документопотоков

Работа любой организации сопровождается оформлением документов. Важно уметь не только правильно их оформлять, но и правильно налаживать пути распространения бумаг как внутри компании, так и за её пределами.

Перед открытием открытием организации необходима обязательно консультация юриста, чтобы понимать все аспекты связанные с документами, которые необходимо собрать и подать в инстанции. Кроме этого, в дальнейшей работе юрист может быть необходим для проведения сделок или при заключении договоров. Всю поддержку ИП на высшем уровне может оказать Центр Юридической помощи. Сфера юристов данного центра достаточно обширна, соответственно помощь может быть предложена  во многих вопросах.

 

Документооборот и виды документопотоков

Документооборотом принято считать движение документов внутри организации с момента их получения или создания с последующей отправкой за пределы компании.

Выделяется три основных вида документопотоков по отношению к управленческому персоналу:

  1. Входящие документопотоки. Это могут быть различные письма, реклама, договоры, инструкции и т.д. Основная масса таких документов адресована руководителю и лишь малая часть его заместителям.
  2. Внутренний документопоток.  Это те документы, которые создаются и функционируют внутри самой организацию. Например, отчёты, письменные поручения и т.п.
  3. Исходящий документопоток.  Документы, направляемые за пределы компании: ответы организации на предложения, письма других предприятий, исходящие договоры.

Также выделяются два вида документопотоков по направлению движения:

  • горизонтальные (они связывают между собой структурные подразделения одного уровня);
  • вертикальные (связка структурных подразделений разного уровня).

Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю

  1. На первом этапе с письмом знакомится секретарь. Он принимает решение о направлении документа руководителю.
  2. Регистрация письма. Секретарь присваивает письму уникальный входящий номер, а также фиксирует дату его поступления.
  3. Передача письма руководителю.
  4. Создание постановления с решением руководителя. Его получает исполнитель. Секретарь вносит решение в регистрационную книгу.
  5. Ответ исполнителя. Он направляется на подпись начальнику.
  6. Направление ответа адресату. Готовый документ получает секретарь, оформляет его для хранения, а ответ направляется адресату.

Этапы обработки исходящих документов

  • подготовка документа исполнителем;
  • подпись руководителя;
  • регистрация секретарём в канцелярии;
  • отправление зарегистрированного ответа адресату.

Копия исходящего документа обычно подшивается секретарём в дело.

Этапы обработки внутренних документов

  • создание внутреннего документа (например, распорядительные документы создаются секретарём по указанию руководителя);
  • согласование с юридической службой (при необходимости);
  • подпись руководителя;
  • регистрация и дальнейшее распространение внутри организации секретарём.

Классификация деловых документов

Классифицировать деловые бумаги можно по нескольким основным способам:

  1. По содержанию. Например, документа по планирования, по административным вопросам, бухгалтерского учёта и т.д.
  2. По происхождению. Официальные документы создаются по установленным стандартам. Личные документы создаются сотрудниками вне поля их рабочей деятельности.
  3. Место составления. Внутренние документы создаются внутри организации, внешние за её пределами.
  4. Наименование. Например, протоколы, ведомости.

Реквизиты

Юридическую силу документу придают реквизиты.Если один из установленных реквизитов отсутствует, то бумага лишается юридической ценности и может считаться недействительной.

Основные реквизиты документов, их описание и оформление представлены в ГОСТ Р 7.07.97 — 2016, который действует с 1 июня 2018 года.

Существует обязательный перечень из 9 реквизитов, остальные (всего их 30) используются в зависимости от документа.

В официальных бумагах они располагаются в определённом порядке. Правильно оформленные реквизиты упрощают поиск документов, делают их пригодными для компьютерной обработки.

 Формуляр

Формуляром определяется основной состав и расположение реквизитов.

Всего существует три типа формуляров:

  • типовой;
  • образец документа;
  • индивидуальный.

Типовой формуляр используется для конкретного типа официальных бумаг. Например, акты, приказы, распоряжения. Для типового формуляра действует следующий обязательный набор реквизитов:

  • сведения об отправителе;
  • название документа;
  • подпись и её расшифровка;
  • дата составления документа.

Формуляр-образец представляет собой схему расположения реквизитов.

Индивидуальный формуляр оформляется для отдельных документов.

 Бланки документов

Бланком является специальный документ, отображающий постоянные и переменные реквизиты.

Существуют два основных формата бланков:

  • А4(210*297 мм)-основной формат;
  • А5(210*148)-оформление коротких документов.

Допускается также использование форматов А3 и А6.

Стандарт действует для следующего вида бланков:

  • бланки для писем;
  • общие бланки;
  • индивидуальные бланки.

Правила оформления реквизитов

Реквизиты оформляются в текстовом редакторе Word Windows с использованием шрифта Times New Roman Cyr 12 (для таблиц), 13, 14, 15, Times DL 12, 13,14.

Реквизиты отделяются друг от друга межстрочным интервалом размером 2-3. Нумерация страниц проставляется в центре вверху арабскими цифрами. Товарный знак оформляется вверху в центре или слева.В верхней части документа указывается наименование компании-отправителя и её данные. Обязательно пишется название документа (за исключением деловых и служебных писем). Дата подписания бумаги ставится сверху в следующих форматах: 15.02.2021/15 февраля 2021г.

Оценка статьи:
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector