Что является основанием для составления рекламационного акта

В какой ситуации может потребоваться составление акта рекламации? Как определяется данный термин? Какие данные должны присутствовать в документе? Как его передать по назначению?. Как выглядит образец рекламации 2019 года. Порядок его составления, основню нюансы. Кто имеет право подавать акт рекламации. Какие требования можно в нем предъявить.

Роль рекламации

Данный документ позволяет покупателю товара или получателю услуги заявить о том, что они были предоставлены в ненадлежащих условиях. Претензия может составляться по качеству, количеству, ассортименту, весу каких-либо товарно-материальных ценностей, одностороннем изменении их стоимости, срокам поставки и т.п. параметрам.

Таким образом, рекламация фиксирует нарушение прав потребителя, и в дальнейшем может быть представлена в судебную инстанцию, при условии, что никаких действий со стороны ответственной организации принято не было или же их выполнение не удовлетворило запросы пострадавшей стороны.

Содержание акта

Для того чтобы документ считался правильно составленным, он должен быть правильно заполнен и содержать необходимое количество информации. Если суть документа будет не ясна или в ней будет недостаточно информации, ответчик имеет право оставить такое письмо без ответа по существу.

При составлении документа важно указать следующие обязательные сведения:

1. Полное юридическое наименование получателя, его юридический адрес, иные реквизиты.
2. Аналогичные сведения от заявителя, если им является юридическое лицо. Для физических лиц обязательно указать свои ФИО, паспортные и регистрационные данные, номер телефона для связи.
3. Если заявление составляется представителем, то аналогично указываются сведения о нем, а также его должность, если он является представителем юридического лица.
4. Далее следует название документа.
5. Ниже важно указать основные обстоятельства совершения сделки. Тут должны быть указаны договоренности, а также сам порядок получения товара.
6. После надо указать, когда и какие отклонения по качеству были выявлены.
7. Также важно прописать свои требования и законные основания для их выставления. Обязательно нужно сослаться на статьи закона, предоставляющие право данному заявителю выставлять такие требования.
8. Далее указывается перечень документов, приложенных к акту в подтверждение изложенных фактов.
9. В заключении ставится дата и подпись заявителя.

Обязательно к акту нужно приложить копии всех документов, подтверждающих факт совершения сделки. По законодательству, допускается ссылаться на показания свидетелей в случае отсутствия таких документов. Тогда в рекламации нужно указать их ФИО.

Советы

Очень важно правильно составить акт рекламации. В этом случае потребитель сможет добиться нужного результата от второго участника сделки. При составлении претензии нужно учитывать следующие нюансы:

1. Важно четко прописать свои требования. Если они будут не ясны, то продавец вправе самостоятельно выбрать один из способов решения проблемы, что не всегда выгодно для потребителя.
2. Текст претензии должен быть кратким и понятным. Не допускается излагать различные догадки и отклоняться от фактов. Нужно оперировать только достоверными доказательствами, которые продавец не сможет оспорить.
3. В акте нужно прописать обязательно, какой срок годности предусмотрен для данного изделия. А если этой информации нигде не предоставлено продавцом, то, следовательно, по законодательству он считается 2 года с момента приобретения покупки.
4. Сам акт должен быть написан грамотно, без ошибок и исправлений, читабельным текстом.

При соблюдении всех правил делового письма продавцу не будет предоставлено шанса отказать в удовлетворении предъявленных требований потребителя.

Какие действия получатель может предпринять по рекламационному письму?

После поступления обращения получатель обязан отреагировать должным образом. Наиболее правильным решением в этом случае будет устранение недостатков товара или иной вариант урегулирования вопросов, связанных с поступившей жалобой.

Если все проблемы, указанные заявителем, были устранены, то и в дальнейшем никаких действий предпринимать пострадавшему лицу не придется. При отсутствии реакции со стороны виновного лица обратившийся человек может подать заявление в судебный орган, приложив рекламацию.

Как отправляют рекламацию

Передать рекламацию получателю можно несколькими способами.

1. Первый – отдать лично в руки представителю компании-ответчику по претензии.
2. Второй, не менее надежный, но более затратный по времени – отправить почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Третий вариант: переслать рекламацию через электронную почту, однако в этом случае, гарантии того, что адресат получит послание нет, поскольку оно может отправиться в папку «Спам» или затеряться еще каким-то другим образом.

В каких случаях составляются такие письма?

Граждане прибегают к такому инструменту, как рекламация, в том случае, когда хотят внести ясность в сложившуюся ситуацию и добиться возмещения причиненного ущерба. Кроме того, данный акт применяется в том случае, когда человек желает выразить недовольство и предъявить фактическую претензию.

Рекламация составляется на отдельном листе бумаги, но строго по действующему образцу. Важно отметить, что никаких унифицированных актов на этот случай не предусмотрено. Документ передается лично в руки адресату или направляется ему почтовым отправлением в виде заказного письма. К рекламации прибегают если:

• продукция оказалась низкого качества;
• услуги были оказаны недобросовестно;
• был нарушен срок поставки товара;
• оплата была произведена с задержкой;
• производственные работы были сорваны или нарушен график исполнения обязательных работ;
• при необходимости возмещения убытков.

Каждый случай является индивидуальным, и поэтому действовать стоит с учетом фактических обстоятельств дела.

Порядок вручения

Очень важно иметь документальное подтверждение того, что другая сторона сделки получила данный акт. Для этого есть 2 основных способа вручения письма:

• непосредственно лично или через представителя явиться к участнику сделки, вручить письмо и попросить поставить отметку о получении на втором экземпляре акта;
• отправить по почте, при этом лучше всего составить опись, а также заказать уведомление.

Даже если ответчик откажется получать такое письмо, оно будет считаться направленным ему. Соответственно, в тех случаях, когда данная процедура является обязательной, она будет считаться выполненной.

В случаях, когда исковые процессуальные сроки подходят к концу и нет времени ждать уведомления, отправитель должен направить телеграмму на адрес получателя о том, что ему направлен акт рекламации.

Как правильно составить такой документ?

Следует отметить, что документ составляется на отдельном листке. В обращении должна присутствовать не только сама претензия, но и ряд требований по урегулированию конфликта.

Если говорить более конкретно, то в документе должны присутствовать следующие данные:

• порядковый номер и дата оформляемого документа;
• полное имя человек, от лица которого исходит рекламация, например, название организации, которая предъявляет претензии;
• наименование документа;
• обоснование предъявляемой претензии с подтверждением при помощи определенных документов: накладных, договора, квитанций, чеков, актов сдачи или приема;
• описание услуги, оказанной недобросовестно, или некачественного товара;
• изложение сути проблемы в свободной форме;
• представить подтверждения низкого качества товара, а также факта причинения ущерба;
• озвучить требования, позволяющие урегулировать проблему мирным путем.

Важно понимать, что рекламацию необходимо составлять в двух экземплярах, которые не будут иметь различий. Если передавать бумаги лично, необходимо, чтобы адресат поставил отметку в получении документа. Обычно таковой отметкой выступает специальный штамп. Для почтовых отправлений потребуется оформить заказное отправление.

Правила составления

На сегодняшний день данный документ не имеет обязательного к применению унифицированного образца, поэтому составляться может в произвольной форме или же по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике.

Независимо от того, какой формат будет выбран, бланк должен включать в себя ряд определенных сведений:

• данные о компании, к которой предъявляется претензия (ее наименование, должность и ФИО руководителя),
• сведения о том, кто подает претензию,
• суть претензии,
• дату составления,
• ссылку на договор, по условиям выполнения которого пишется рекламация.

По правилам составления претензий, они обязательно должны юридически обосновываться. В данном случае, под таким обоснованием выступают любые документальные свидетельства и подтверждения того, что условия договора или закон были нарушены. В документе все эти бумаги должны указываться как приложения.

К составлению рекламации следует относиться очень внимательно, не забывая о том, что в какой-то момент данный документ может стать доказательством в судебной инстанции. При его оформлении нужно стараться избегать ошибок, а также внесения необоснованных, недостоверных и, тем более, заведомо ложных сведений.