Что делать если утерял трудовую книжку

Потеря трудовой книжки – неприятность, которая может лишить достойной пенсии. Что делать, если потерял трудовую книжку самостоятельно или по вине работодателя?. Какие действия нужно предпринять при потере трудовой книжки работодателем?

Что делать, если потерял трудовую книжку?

Потеря трудовой книжки может быть осуществлена любым лицом:

1. Если книжка потеряна самим работником.
2. Если утрата произошла по вине работодателя.

При этом не исключены случаи, когда замена документа затрудняется такими нюансами как закрытие юридического лица. Нередко доходит дело до судебных разбирательств.

Что делать при утере трудовой книжки, рассказывается в видео:

Утрата трудовой книжки работодателем

Трудовая книжка – это важный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудника.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
• в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Работодатель ведет указанный документ на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Если работник трудоустроился впервые, работодатель заводит на него трудовую книжку (статья 66 Трудового кодекса РФ).

Утрата трудовой книжки влечет обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку на основании соответствующего заявления работника (статья 65 Трудового кодекса РФ).

Если в утере виновен работодатель

Давайте рассмотрим первый вариант, если ваш руководитель потерял этот документ при стихийном бедствии. В этом случае создается специальная комиссия, которая расследует все факты по ее утрате. В состав этой комиссии входят: директор компании или его представитель, профсоюзная организация, сотрудник исполнительного органа власти.

После заключения, они должны подписать акт и уже на этом основании будет выписана копия трудовой книжки. Ко второму варианту потери, можно отнести: халатность сотрудников или намеренное удержание. При халатном обращении с документами, законом предусмотрен штраф и административная ответственность в отношении виновных лиц.

Инструкции по восстановлению:

1. Написать заявление на имя руководителя компании.
2. Запросить у организации следующие документы: приказ о принятии на работу, трудовой договор или контракт, лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п,Форму 2-НДФЛ, подтверждение об изменениях в названии фирмы, т.е. если фирма была реорганизована.
3. Запросить в Пенсионном Фонде выписку по вашим отчислениям.
4. Если по вине работодателя была утрачена ваша трудовая книжка, а он отказывает вам в помощи восстановления, то в этом случае, следует обратиться в городскую инспекцию по труду или прокуратуру. Если эти действия не принесут результата, то следует обратиться в суд.

Пример написания заявления о выдаче дубликата трудовой книжки:

Директору ТОО «Весна»

Г-ну Иванову И.И.

от г-на Петрова П.П.

Петров П.П. подпись Дата

Документ потерял сам владелец

Если документ был потерян по вине владельца, то поступить он может одним из следующих способов:

• Смириться с потерей и никак на нее не реагировать, так как в настоящее время закон не принуждает работника оформлять дубликат трудовой книжки (ч. 5, ст. 65 ТК РФ). Либо обратиться к работодателю с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки.
• Обратиться ко всем предыдущим работодателям, которые ставили отметку о трудоустройстве с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей.

Такое заявление подается лично либо заказным письмом с уведомлением о получении. По нему работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней (п. 31 Правил).

После восстановления в дубликате будет запись о восстановлении непрерывного трудового стажа, подтвержденного необходимыми документами. В записи будет указано общее количество лет без уточнения мест работы и должностей.

В случае ликвидации прошлого работодателя, дубликат можно сделать у нового работодателя, однако следует учитывать, что он не обязан это делать.

Порядок восстановления трудовой книжки при утере

Восстановление трудовой книжки при утере работником или работодателем происходит примерно по одной и той же схеме.

Независимо по чьей вине была утеряна трудовая книжка, обращаться в любом случае вам придется именно к последнему работодателю.

Если вы хотите именно восстановить документ, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы.

Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат. В ходе оформления дубликата от вас могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие стаж работы до поступления к работодателю, который оформляет дубликат.

Для того, чтобы вы могли подтвердить свой общий стаж работы, могут потребоваться трудовые договоры, приказы о назначении на должность, а также, по словам нашего эксперта, иные трудовые книжки, решения суда, справки от прежних работодателей.

Если работник сам утратил свою трудовую книжку, то писать запросы и обходить предыдущие места работы придется именно ему.

Дубликат трудовой книжки для работника

Если ваш работник пришел и сообщил, что потерял трудовую книжку, то в первую очередь он должен написать заявление на оформление ее дубликата. Работодатель должен будет выдать его в срок не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил).

Но чтобы заполнить новый бланк трудовой книжки, указав в правом верхнем углу ее титульного листа «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от N 69, далее – Инструкции), вам понадобятся сведения о предыдущих работодателях сотрудника и продолжительности его работы у них. Узнать их вы сможете, например, из экземпляров трудовых договоров, которые вам предоставит работник. В их отсутствие запрашивать информацию работнику придется у его бывших работодателей. Они могут предоставить ему копии приказов (о приеме на работу и расторжении с ним трудового договора) или справки с указанием периодов его работы.

При заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» сначала укажите суммарный стаж работника у предыдущих работодателей. Затем внесите сведения о каждом из них отдельно на основании представленных работником документов (п. 7.2 Инструкции). В отсутствие документов, подтверждающих какие-либо периоды работы сотрудника, вносить данные с его слов (или на основании ранее сделанной ксерокопии книжки) в дубликат нельзя.

В последнюю очередь отразите в дубликате данные о работе сотрудника в вашей организации.

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку

К сожалению, такое случается. Работодатели иногда теряют трудовые книжки работников. Что делать в такой ситуации? Это зависит от того, при каких обстоятельствах произошла утеря или утрата трудовой книжки.

Утеря трудовой книжки по вине работодателя

Если трудовая книжка работника утеряна по вине работодателя (случайно уничтожена, потеряна при переезде и т.п.), то работодатель незамедлительно должен оформить работнику дубликат трудовой книжки и внести в нее записи в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ от № 225.

В дубликат трудовой книжки работодатель должен внести:

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на работу к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждениях и поощрениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Нет особых сложностей с выдачей дубликата, если сотрудник до поступления к работодателю, который потерял его трудовую книжку, нигде не работал. Работодатель просто заполняет новый бланк трудовой книжки с указанием «Дубликат» и записывает себя как единственного работодателя.

Но как сделать дубликат для сотрудника, который до прихода к этому работодателю работал в других местах?

При наличии у работника документов, подтверждающих факт своей трудовой деятельности в других организациях, записи в дубликате делаются на основании этих документов. Если же у работника таких документов не окажется, то работодатель обязан ему помочь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.

Массовая утрата трудовых книжек: что делать

Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, стихийного бедствия и т.п.) происходит массовая утрата трудовых книжек работников. В таких случаях дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, которая создается органами власти субъектов РФ. Эта комиссия устанавливает факты и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя по имеющимся у работодателя и работников документам (по приказам о приеме на работу, по трудовым договорам, по копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при отсутствии документов — на основании показаний двух и более свидетелей. Комиссия также помогает получить документы о трудовой деятельности работников у бывших работодателей.

На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работодателей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Поэтому работникам нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд.

Как правильно составить заявление на восстановление

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Заявление на дубликат подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба.

Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Какие записи должны быть в дубликате трудовой?

Как происходит восстановление записей в случае утери трудовой книжки?

В дубликат вносятся сведения об общем и/или непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, а также сведения о работе и награждениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При этом стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Далее в обычном порядке вносятся записи о работе у работодателя, который оформляет дубликат.

Если компания, где работал человек, ликвидирована

В некоторых случаях работник в процессе оформления дубликата сталкивается с проблемой того, что юридическое лицо, где он работал ранее, больше не существует.

На первом этапе необходимо убедиться в том, что работодатель юридически как компания действительно не существует, а не произошла реорганизация с обычной сменой названия или слияние с другим предприятием. Если подтверждено преобразование, то с нового предприятия, которое является правопреемником предыдущего, можно потребовать нужные сведения.

При обнаружении того, что организация больше не действует, обращаются к архивным данным, куда ликвидированное юридическое лицо в обязательном порядке должно сдать свои документы. В архиве могут помочь решить проблему потери книжки. Архивная документация является убедительным аргументом к внесению требуемых сведений в трудовой документ.

Внимание! Если необходимая информация не будет найдена в архиве, владелец книжки должен будет подать исковое заявление в судебную инстанцию для признания факта функционирования данного предприятия. Для этого нужно взять с собой нескольких свидетелей, а лучше бывших коллег.

Документ потерял работодатель

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Случается так, что по каким-то причинам работодатель может потерять трудовую книжку своего сотрудника.

В такой ситуации работник должен действовать в зависимости от сложившейся ситуации:

• Если вас уволили, а трудовую книжку не выдали, то можно пойти в суд и просить взыскать средний заработок за каждый день задержки трудовой книжки, что предусмотрено Трудовым кодексом РФ.
• Если вы хотите восстановить записи, свидетельствующие о трудовом стаже, то в этом случае необходимо написать работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки».

Заявление необходимо адресовать работодателю по последнему месту работы, а на вашу просьбу должны отреагировать в течение 15 дней с момента подачи заявления. Также вы можете письменно попросить работодателя завести вам новую трудовую книжку.

Для восстановления трудовой книжки работник должен представить документы, подтверждающие периоды работы в предыдущих организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать ему помощь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.

Если подтверждающие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Куда обращаться?

Кто занимается восстановлением документа? Восстановление трудовой книжки возможно через Пенсионный фонд и другие инстанции, если есть такая необходимость.

Для оформления дубликата у нового работодателя можно обратиться в следующие структуры:

• Ко всем предыдущим работодателям и получить письменные подтверждения стажа.
• В Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если фирмы были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных фирмах.
• В суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.
• В Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Эти сведения предоставляются бесплатно в течение 10 дней после обращения заявителя.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 288-73-46;
8 (800) 600-36-19

Это быстро и бесплатно!

Если потерял книжку сам работник?

Многие трудящиеся думают, что после потери документа можно будет просто начать все с нуля и обзавестись новым. Но не стоит забывать о том, что теряется стаж, а это гарантирует значительное уменьшение пенсии. Если, к примеру, у тридцатилетнего работника будет пустая трудовая книжка при трудоустройстве, это скажется на будущем сотрудничестве. Охотнее возьмут человека, который может показать свои документированные достижения в карьере за все время.

При потере трудовой книжки во время первого рабочего опыта, если есть только одна запись, свидетельствующая об опыте в 3 месяца, можно завести новую, не переживая о стаже. Законодательно не обязываются работники оформлять дубликаты утерянных трудовых документов. Но в статье 65 ТК РФ указано, что при отсутствии у гражданина, который поступает на работу, книжки по причине ее потери, повреждения или другой, работодатель должен после получения письменно оформленного заявления сотрудника с обозначенными аргументированными причинами начать оформление новой документации.

Если был потерян документ, свидетельствующий более чем о 15 годах стажа с наградами, работник может подать заявление о потере руководству по месту последнего трудоустройства. Работодателем выдается для работника дубликат трудового документа не позже 15 рабочих дней с момента подачи прошения. Данный вопрос регулируется Постановлением «О трудовых книжках».

Работник должен подать заявление на имя руководства отдела кадров. В заявлении указывают прошение восстановить документ, описывают причины потери. Помимо заявления подается такая документация:

• Приказ о том, что лицо было зачислено в штат или уволено из него (при наличии);
• заверенная у нотариуса копия трудового документа (при наличии);
• при наличии старые трудовые книжки, договоры с работодателем;
• ведомости о начислении заработных плат в виде копий при наличии;
• выписка по пенсионному страхованию.

На картинке образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки:

Если компания небольшая или отношения с руководством положительные, заявление разрешено подать не кадровикам, а работодателю. При сомнениях в работодателе и его правомерных действиях, заявление отправляется через заказное письмо с описанными вложениями и уведомлением о том, что документ вручен. В таком случае можно будет оспорить затягивание сроков выдачи дубликата.

В процессе восстановления записей трудового документа в нее вносятся записи касательно восстановления продолжительности рабочего стажа. Чтобы подтвердить этот стаж, указываются ссылки на соответствующие документы. Но полностью описывать каждый срок работы и наработок не будут. Рабочий стаж описывается суммой с указанием общего количества лет и месяцев без разделения на периоды, а также не будут обозначены должности по каждому рабочему месту.

Справка! Если нет возможности предъявления документов, которые достоверно подтвердят стаж, в дубликате проставляется только информация, подтвержденная документами. С этой целью важно подготовить заверенную у нотариуса копию книжки. Если копию работник не успел сделать, для сохранения стажа нужно обращаться по местам бывших работ для получения выписок из личного архива, копий трудовых соглашений, приказа о получении работы.

Материальная ответственность работодателя за утерю трудовой книжки

За потерю или намеренное удержание трудовой книжки всех виновников вы можете привлечь к ответственности, с выплатой административного штрафа от 1 до 5 тысяч рублей. Эти штрафные суммы распространяются на ИП, а если вашим работодателем является юридическое лицо, то сумма штрафов, в этом случае составит от тридцати до пятидесяти тысяч рублей, или приостановление деятельности предприятия сроком до трех месяцев.

В исковом заявлении можете потребовать взыскать, с работодателя средний заработок в вашу пользу, за каждый просроченный день задержки по предоставлению необходимых документов. Подробнее об этом можно прочитать в Трудовом кодексе РФ статья 234, глава 38.

Помимо этого, вы вправе затребовать возмещение морального ущерба и всех затрат по сбору документов, для этого сохраняйте все чеки.

Если вы сами потеряли свою трудовую книжку

Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.

Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.

Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.

Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.

В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.

Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.

Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.

Как сделать дубликат трудовой книжки:

• Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
• Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.

Необходимые документы для восстановления дубликата:

• Заявление.
• Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
• Трудовой договор или контракт.
• Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
• Сведения из Пенсионного фонда.
• Форма 2-НДФЛ.
• Подтверждение изменений в названии фирмы.
• Оригинал паспорта.